1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.
Экспертная комиссия возглавляется Начальником Общего отдела, в ее состав входит секретарь-референт Генерального управления Компании и представителей лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документов Компании для дальнейшего хранения и уничтожения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Компании и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по этим вопросам.
3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
- на утверждение Генерального директора Компании: описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел Компании; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
- совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Компании по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной Архивной службы России.
4.5. ЭК в лице ее председателя - начальника Общего отдела имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство Компании по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Организация работы ЭК
5.1. Экспертная комиссия Компании работает в тесном контакте другими структурными подразделениями.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.
5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
5.4. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство Компании.
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии – начальника Общего отдела.
Начальник Общего отдела ____________ И.О.Ф.
(подпись)
Начальник Управления делами ____________И.О.Ф.
Приложение 7
ЗАО "СК"Технолига" УТВЕРЖДАЮ
Должностная инструкция Генеральный директор
"____"___________200_г. ________И.О.Фамилия
секретаря Генерального "____"_________200_г.
директора
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории специалистов организации, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря - референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности Генерального директора.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации.
1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется:
законодательными актами РФ;
уставом организации;
распорядительными документами руководства предприятия;
правилами трудового распорядка;
указаниями руководителя;
положением о секретариате;
государственными нормативными документами в области делопроизводства;
инструкцией по делопроизводству предприятия.
1.5 На должность секретаря назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей - референтов.
1.6. Секретарь должен владеть вопросами:
- организации работы с документами;
- организации работы с документами;
- организации управленческого труда;
- применения средств вычислительной и организационной техники;
- передача служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
1.7. Секретарь должен уметь:
- работать на компьютере в программах Windows, Word, Excel;
- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.
2. Функции
На секретаря - референта возлагаются следующие функции:
2.1. информационно - справочная обслуживание по документам предприятия.
2.2. методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. документирование деятельности совещательных органов предприятия.
2.4. оперативно - организационное обслуживание руководства.
2.5. выполнение машинописных, графических, множительных работ.
2.6. ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
2.7. ведение учета рабочего времени сотрудников.
2.8. ведение учета командировочных удостоверений.
3. Должностные обязанности
Секретарь должен:
3.1. осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово - хозяйственную деятельность.
3.2. обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно - справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
3.5. осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
3.6. осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).
3.7. вести прием посетителей.
3.8.выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.8. обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.9 использовать ПК как средство автоматизации делопроизводства.
3.10. проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
3.11. выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.
4. Права
Секретарь имеет право: