В регистрационный журнал внутренних документов компании вписываются, как правило, следующие сведения:
Форма регистрации журнала для внутренних документов.
| Дата и № поступления | Дата и № документа | Структурное подразделение | Вид документа | Содержание | Исполнитель | № дела в которое подшит документ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
ЗАО «Технолига» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.
При анализе регистрации документов ЗАО «Технолига» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ.1Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации в компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2.2 об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.
Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно – поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
2.5. Организация контроля исполнения документов
Контроль исполнения документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления и следовательно, составная часть процесса документационного обеспечения управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно – поисковой системы по документам организации.
Контроль исполнения документов – "совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".1
Целью контроля в компании является своевременное качественное исполнение документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.2
В ЗАО «Технолига» для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе MicrosoftExcel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы:
| № документ | Дата документа | Вид документа | Краткое содержание | Исполнитель | Срок исполнения | Ход исполнения | Отметка о снятии с контроля |
Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
- постановку документов на контроль;
- проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:
- сроковый контроль своевременности исполнения поручений и документов;
- контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
- контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
- контроль соответствия всех экземпляров документа на идентичность;
- контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляется в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у секретаря.
Основной задачей контроля исполнения документов является – отслеживание хода и фиксация фактического исполнения зафиксированных указаний руководства, а также входящих, исходящий и внутренних документов, имеющих важное значение.
После указания руководителя ЗАО «Технолига» о постановке документа на контроль, секретарь просматривает его, ставит штамп на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.
После этого снимают копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ.1
В течении срока исполнения документа секретарь осуществляет регулярные проверки хода исполнения, результаты которой, как правило также фиксируются. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут фиксироваться в устной или письменной форме. В последнем случае готовятся письма напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся на исполнении в одном или нескольких структурных подразделениях. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.
Проверка хода исполнения осуществляется обычно в следующие сроки:
- задания последующих лет – не реже одного раза в год;
- задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;
- задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока исполнения.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – руководителями, которые их установили.
Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.
В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.
При ведении контроля используется компьютерные базы данных в программе MicrosoftExcel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.
Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями,1так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести та, что база данных, формируется в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.
2.6 Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел организации – систематизированный перечень заголовков для заводимых в организации, с указанием сроков их хранения (оформленный в установленном порядке)1 – еще один обязательный элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатуры дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля над составом, систематизацией и поиском документов не бесполезен.
В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.
Номенклатура дел – это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска.2
Несмотря на то, что ЗАО «Технолига» существует несколько лет, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел. В настоящее время номенклатура дел составлена автором самостоятельно. Примерная номенклатура дел, разработанная для ЗАО «Технолига», представлена в приложении №1.
При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами – Государственной системой документационного обеспечения управления,1 Основными правилами работы ведомственных архивов,2перечнем документов с указанием сроков хранения3, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.