Актуальність теми даної роботи зумовлена, перш за все тим, що на сучасному етапі робота з документами, які становлять комерційну таємницю відіграє значну роль у діяльності управлінських органів будь-якого підприємства. Конфіденційне діловодство поширюється на документи, які містять у собі відомості, що складають комерційну і службову таємницю. Комерційна таємниця прямо пов'язана з комерційною діяльністю, є необхідною умовою її існування.
Таким чином, комерційна і службова таємниця є свого роду збірним поняттям, що включає різні носії з відповідною інформацією, і захист цих видів таємниці в підсумку зводиться до захисту її носіїв.
Типи матеріальних об'єктів як носіїв інформації різні. Ними можуть бути магнітні й оптичні диски, фото-, кіно-, відео- і аудіоплівки, різні види промислової продукції, технологічні процеси й ін. Але найбільш масовим типом є носії на паперовій основі. Інформація в них фіксується рукописним, машинописним, електронним, типографським способами у формі тексту, креслення, схеми, рисунка, формули, графіка, карти і т. п. У цих носіях інформація відображається у вигляді символів і образів.
Документи, що містять інформацію, яка складає комерційну і службову таємницю, прийнято називати конфіденційними, а процеси їхнього виготовлення й організацію роботи з ними – конфіденційним діловодством.
Організація і технологія конфіденційного діловодства не регламентовані державними нормативними актами. Їх повинен визначати власник конфіденційних документів, з огляду на специфіку діяльності підприємства. Однак при цьому йому необхідно керуватися визначеними нормами і правилами роботи з конфіденційними документами, що забезпечують потрібний рівень функціонування підприємства, збереженість документів і конфіденційність інформації, що міститься в них.
Розвиток ринкових економічних відносин в Україні поряд із позитивними здобутками супроводжується і певними негативними явищами. Особливу занепокоєність викликає збільшення кількості злочинів у сфері господарської діяльності, оскільки вони не лише гальмують позитивні тенденції, а й завдають істотної шкоди державі, суб'єктам відносин у сфері господарювання та окремим громадянам.
Велику небезпеку представляє собою поява нових форм злочинної діяльності, які раніше не були відомі. З ними поки що досить складно вести ефективну боротьбу як з точки зору кримінального переслідування, так і застосування організаційно-управлінських і кримінологічних заходів з метою їх попередження. До таких злочинних посягань слід віднести незаконне збирання, використання та розголошення відомостей, що складають комерційну таємницю.
Метою роботи є висвітлення та загальнотеоретичне обґрунтування особливостей організації роботи з документами, що становлять комерційну таємницю.
Відповідно до поставленої мети необхідно вирішити наступні завдання:
– висвітлити загальнотеоретичні аспекти конфіденційного діловодства;
– дати аналіз особливостям правового захисту комерційної таємниці в Україні;
– проаналізувати особливості документування конфіденційної інформації;
– охарактеризувати особливості зберігання конфіденційних документів.
Об’єктом даного дослідження є комплекс конфіденційних документів.
Предметом дослідження є технологія конфіденційного діловодства.
Структура роботи. Структура даного дослідження обумовлена метою та поставленими завданнями. Робота складається із вступу, трьох розділів, висновків та списку використаних джерел.
За рівнем приступності документи поділяються на дві категорії: загальнодоступні і з обмеженим доступом. Загальнодоступними є відкриті документи. До документів з обмеженим доступом відносяться документи, робота з якими може проводитися за спеціальним дозволом уповноважених на те осіб.
Документування відкритої інформації й організація роботи з відкритими документами входять у сферу дії відкритого діловодства. Документи з обмеженим доступом відносяться до сфери діяльності не одного, а декількох типів діловодства, в залежності від того, до якого виду таємниці відноситься інформація, що міститься в документах. Нормативними документами встановлено 6 видів таємниці: державна, комерційна, службова, особиста, сімейна і професійна.
Документи, які містять державну таємницю, відносяться до сфери секретного діловодства. Документи, що містять особисту і різні підвиди професійної таємниці, є предметом відповідних типів спеціального діловодства.
Конфіденційне діловодство, як вже було відзначено, поширюється на документи, які містять комерційну або службову таємницю. При цьому до документів, які складають службову таємницю, віднесені тільки документи з грифом «Для службового користування», тому що документи, які містять комерційну таємницю інших суб'єктів, повинні оброблятися і захищатися в режимі комерційної таємниці. Об'єднання конфіденційних документів, що містять комерційну і службову таємницю, одним діловодством обумовлене тим, що ці документи майже цілком ідентичні за технологічними процедурами їхнього складання, обробки, обігу, збереження і захисту.
Конфіденційне діловодство варто визначати як діяльність, що забезпечує документування конфіденційної інформації, організацію роботи з конфіденційними документами і захист інформації, яка міститься в них. При цьому під документуванням інформації розуміється процес підготовки і виготовлення документів, під організацією роботи з документами – їх облік, розмноження, проходження, виконання, відправлення, класифікація, систематизація, підготовка для архівного збереження, знищення, режим збереження і обігу, перевірки наявності [14].
Конфіденційне діловодство в цілому базується на тих же принципах, що і відкрите діловодство, але в той же час має відмінності, обумовлені конфіденційністю документованої інформації. Ці відмінності стосуються сфери конфіденційного діловодства й охоплюваних ним видів робіт з документами.
За сферою діяльності відкрите діловодство поширюється на управлінські дії і включає в основному управлінські документи. Конфіденційне діловодство в силу умов роботи з конфіденційними документами поширюється як на управлінську, так і на різні види виробничої діяльності, включає не тільки управлінські, але і науково-технічні документи (науково-дослідні, проектні, конструкторські, технологічні й ін.). Крім того, конфіденційне діловодство поширюється не тільки на офіційні документи, але і на їхні проекти, різні робочі записи, які не мають усіх необхідних реквізитів, але утримуючі інформацію, яка підлягає захисту.
За видами робіт конфіденційне діловодство відрізняється від відкритого, з одного боку, великою їх кількістю, з іншого – змістом і технологією виконання багатьох видів. Крім цього, третя складова конфіденційного діловодства – захист інформації, що міститься в конфіденційних документах – взагалі не передбачений у визначенні відкритого діловодства, хоча обумовлена власником частина відкритої інформації повинна захищатися від втрати. Конфіденційна інформація повинна захищатися і від втрати, і від витоку.
Термін «витік конфіденційної інформації», ймовірно, не самий благозвучний, однак він більш ємко, ніж інші терміни, відбиває суть явища, до того ж він давно вже закріпився в науковій літературі і нормативних документах. Витік конфіденційної інформації являє собою неправомірний, тобто недозволений вихід такої інформації за межі зони, що захищається, її функціонування або встановленого кола осіб, що мають право працювати з нею, якщо цей вихід привів до отримання інформації (ознайомлення з нею) особами, які не мають до неї санкціонованого доступу, незалежно від того, працюють або не працюють такі особи на даному підприємстві.
Втрата і витік конфіденційної документованої інформації обумовлені незахищеністю інформації. Незахищеність інформації варто розуміти як її приступність для дестабілізуючих впливів, тобто таких впливів, що порушують встановлений статус інформації. Порушення статусу будь-якої документованої інформації полягає в порушенні її фізичної схоронності (взагалі або в даного власника в повному або частковому обсязі), логічної структури і змісту, приступності для правомочних користувачів. Порушення статусу конфіденційної документованої інформації додатково включає порушення її конфіденційності.
Незахищеність документованої інформації – поняття багатоаспектне. Вона не існує взагалі, а виявляється в різних формах. До таких форм, які виражають результати дестабілізуючого впливу на інформацію, відносяться (у дужках зазначені існуючі варіанти назв форм) [15]:
– розкрадання носія або інформації відображеної в ньому (крадіжка);
– втрата носія інформації (втрата);
– несанкціоноване знищення носія або інформації відображеної в ньому (руйнування);
– перекручування інформації (несанкціонована зміна, несанкціонована модифікація, підробка, фальсифікація);
– блокування інформації;
– розголошення інформації (поширення, розкриття).
Термін «руйнування» вживається головним чином відповідно до інформації на машинних носіях.
Існуючі варіанти назв: модифікація, підробка, фальсифікація – не зовсім адекватні терміну «перекручування».
Блокування інформації в даному контексті означає блокування доступу до неї користувачів, а не зловмисників.
Розголошення інформації є формою прояву вразливості тільки конфіденційної інформації.
Та чи інша форма вразливості документованої інформації може реалізуватися в результаті навмисного або випадкового дестабілізуючого впливу різними способами на носій інформації або на саму інформацію з боку джерел впливу. Такими джерелами можуть бути люди, технічні засоби обробки і передачі інформації, засоби зв'язку, стихійні лиха й ін. Способами дестабілізуючого впливу на інформацію є її копіювання (фотографування), записування, передача, знімання, зараження програм обробки інформації вірусом, порушення технології обробки і збереження інформації, виведення (або вихід) з ладу і порушення режиму роботи технічних засобів обробки і передачі інформації, фізичний вплив на інформацію й ін.