Этапы планирования запасов:
1. План-график продаж (отпуска товара) в единицах товара. Именно план-график, с распределением по шагам планирования. Если распределение по шагам не может быть спланировано, то можно планировать равномерное распределение по шагам.
2. План-график запасов (остатков товара на складе, пригодных к передаче клиентам), которые позволят обеспечить выполнение плана-графика продаж с уровнем сервиса не менее 95%. При этом план-график запасов формируется с учетом ранее выбранной для данной товарной позиции политики (стратегии, метода) управления запасом.
Компании, которые исключают этот этап, почти всегда сталкиваются с дефицитом товара или его излишками и нехваткой складских площадей. При этом по различным товарным позициям одновременно наблюдается противоположная картина. Кроме этого, план-график запасов дает возможность планировать потребность в складских площадях для хранения товарного запаса и ресурсов для его обслуживания.
3. План-график поступления товара в продажу со склада компании (пополнения товарных запасов), который позволит поддерживать план-график товарных запасов. Кроме этого, вместе с планом-графиком продаж этот план-график дает возможность планировать потребность в ресурсах (план-график потребности) для обеспечения погрузочно-разгрузочных работ, составления графика работы склада, найма, при необходимости, дополнительных грузчиков.
4. План-график закупок (отгрузок товара поставщиками).
5. План-график потребности в перевозочных средствах.
6. План-график доходов от продаж. Составляется с учетом условия оплаты клиентами: авансовых оплат, отсрочек и т.п.
7. План-график затрат (расходов). Фактически это составление платежного календаря. Включает все расходы на обеспечение товарных потоков: оплаты складов, погрузочно-разгрузочных работ, таможенных платежей (при необходимости), оплаты услуг экспедиторов и поставщиков, страховок, иные расходы.
Подводя итог вышесказанному, необходимо выделить, что планирование позволяет оптимально распорядиться ресурсами, получить у поставщиков и других контрагентов максимально выгодные условия.
Основным инструментом управления запасами широкой номенклатуры в логистике являются методы АВС и XYZ, настолько хорошо известные в зарубежной практике, что в последние десятилетия в специальной литературе фактически отсутствует его подробное описание. АВС и XYZ-классификации в управлении запасами является настолько же естественной, как использование карандаша или ручки при письме. Между тем, как показывает общение с руководителями и сотрудниками российских предприятий, а так же анализ опубликованной в последнее время отечественной литературы, в нашей стране АВС и XYZ-классификации используются эпизодически.
Метод АВС как показывает практика, либо не применяется в управлении запасами совсем, либо используется в традиционном виде, который претерпел в последние 10-15 лет в практике зарубежных предприятий существенные изменения.
Проведение АВС-классификации включает ряд этапов.
1. Выбор критерия классификации.
2. Расчет нарастающего итога значения критерия классификации.
3. Выделение классификационных групп.
Метод АВС-классификации в последние десятилетия претерпел значительные изменения в связи с бурным развитием бизнеса и экономико-математических исследования. Эти изменения коснулись всех этапов реализации метода АВС.
На основании статистических данных выделяются группы, характеризующиеся различной значимостью – АВС (Activity Based Costing) категории, каждая из которых требует определенного подхода при планировании запаса.
АВС анализ осуществляется по критерию стоимости текущего периода по каждому отделению в отдельности и в целом по компании.
АВС анализ остатков сырья и материалов позволяет оценить и контролировать наиболее затратную часть запаса путем оптимизации уровня остатка.
В группу «А» входят позиции, составляющих 80% от общей стоимости сырья и материалов.
В группу «В» входят позиции, составляющие 15% от общей стоимости сырья и материалов (90-95% накопительным итогом вместе с группой «А»).
В группу «С» входят позиции, составляющие оставшиеся 5 % от общей стоимости сырья и материалов [42].
Категории могут быть расширены при необходимости, также как и процент стоимости затрат в разрезе каждой категории. Критерием увеличения количества категорий является однородность затрат, сумм, долей.
Cовременные подходы к АВС-классификации требует внимания к следующим вопросам:
- Выбор критерия классификации в связи с реализуемой стратегией предприятия и соответствующий мониторинг состава критериев и их значений.
- Использование более одного критерия классификации.
- Невыполнение закона 80:20 в сфере управления запасами.
- Использование экспертного (эмпирического) и метода построения кумулятивной кривой для определения количества и границ групп АВС-классификации.
В зависимости от того, с запасами какого вида мы имеем дело – запасами материальных ресурсов, незавершенного производства или готовой продукции – рекомендации имеют различный характер.
При первоначальном знакомстве с XYZ-классификацией проведем сравнительную характеристику этого метода с известной нам АВС-классификацией. Ключевые отличия этих популярнейших инструментов управления номенклатурой ресурсов организации заключаются в 3 аспектах.
1. Метод классификации номенклатуры запасов XYZ, в отличие от АВС-метода, никогда не был связан с законами или объективными взаимодействиями качественных и количественных характеристик объектов. Метод XYZ основывается на здравом смысле лица, проводящего классификацию, или руководства организации, хотя и использует однозначный прием разделения номенклатуры на группы. Поскольку здравый смысл – понятие довольно расплывчатое, в распределении групп X, Y и Z никогда не было однозначного соотношения, как в АВС-классификации в классическом варианте его применения.
2. Кроме того, метод XYZ не имеет универсального характера АВС-метода, который может быть применен к самому широкому спектру объектов живой и неживой природы. Классификация XYZ была предложена исключительно в целях классификации номенклатуры материальных ресурсов, незавершенного производства и готовой продукции. В то же время при некоторой доле фантазии, метод XYZ можно применить к разнообразным ситуациям и вне сферы бизнеса. Таким образом, рассматриваемые нами методы классификации номенклатуры имеют различную историю развития. Метод АВС был предложен как универсальный и получил свое наиболее широкое признание в бизнесе и, в частности, в работе с номенклатурой продукции. Метод XYZ, напротив, первоначально был разработан сугубо для бизнес-целей и только в дальнейшем стал широко применяться в разнообразных практических, но далеких от экономики сферах.
3. Механизм проведения АВС-классификации основывается на использовании одного критерия классификации, описывающего некоторую качественную сторону изучаемой совокупности объектов. При этом в качестве такой качественной характеристики могут выступать самые разнообразные показатели. Это может быть, например, прибыль, рентабельность, доход, объем, вес, длина, цена в расчете на партию или единицу продукции; частота отгрузок, средняя партия отгрузки, средняя партия поставки, количество возможных поставщиков и т.п. В отличие от АВС метод XYZ использует единственный показатель – характеристику потребности или спроса на номенклатуру запаса. Вне зависимости, каким образом рассчитывается эта характеристика, ориентация метода XYZ на потребность в запасе делает его классическим инструментом не только классификации запасов, но и анализа состава запаса и управления запасами в организации.
Особенностям проведения классификации XYZ были посвящены некоторые публикации (в т.ч., «Логинфо» в 2002 г., №2). Поэтому здесь остановимся лишь на современных ключевых особенностях использования метода XYZ. При установлении границ изменчивости групп X, Y и Z не следует значительно отходить от классического образца, так как главное достоинство метода XYZ, как и метода АВС – в однозначности предлагаемого механизма классифицирования, что позволяет избежать субъективных оценок и ошибок в дальнейшей работе.
Итак, как XYZ-классификация может быть полезна в практике управления запасами.
Главное ее преимущество – возможность однозначного, т.е. объективного, лишенного субъективной окраски, выбора верного подхода к управлению запасами конкретной номенклатуры запасов. Рассмотрим выбор подхода к управлению запасами по группам рассматриваемой классификации.