Благодаря использованию системы ключевых показателей эффективности сотрудники получают дополнительные полномочия. Не было бы никакого смысла во введении системы ключевых показателей деятельности, если бы сотрудники не могли предпринимать никаких действий на основе ее результатов, не могли улучшать уровень выполнения KPI, а также результативность и уровень компетентности, планировать свою карьеру.
Использование технологии ключевых показателей деятельности позволяет предпринимать эффективные действия.
Сама по себе, система ключевых показателей не изменит текущий результат и не начнет приносить доход, так как это всего лишь один из инструментов, с помощью которых сотрудники компании могут способствовать достижению намеченных стратегических целей и, в конечном итоге, продвигаться по карьерной лестнице. В соответствии с результатами исследования, большинство компаний испытывает трудности с определением тех ключевых показателей деятельности, которые положительно влияют на работу сотрудников. Если ключевой показатель деятельности компании сформулирован верно, и адаптирован к существующей стратегии компании, это мотивирует сотрудников и приводит к увеличению производительности и общей эффективности компании. Итак, основной характеристикой использования ключевых показателей деятельности, несомненно, должен быть достигаемый положительный результат.
Использование технологии KPIпозволяет выстроить справедливую и прозрачную систему оплаты труда. Опираясь на фундамент KPI, можно усовершенствовать переменную часть компенсационного пакета, привязав его объем к уровню исполнения KPI, связанных со стратегией компании.
Система ключевых показателей делает возможной дифференциацию вознаграждения – четкую взаимосвязь между результативностью и вознаграждением, величина которого должна быть совместима с ценностью результата (цели) для компании. Невозможно переоценить эффективность системы, которая построена на зависимости вознаграждения, как от индивидуальных, так и от коллективных результатов деятельности.
Ключевые показатели эффективности должны сохранять свою релевантность
После внедрения системы KPI необходимо постоянно проверять, продолжает ли она эффективно выполнять свою работу. После внедрения системы следует быть готовым к тому, чтобы пересматривать ключевые показатели эффективности на регулярной основе. Действительно, использование некоторых ключевых показателей может привести к незапланированным результатам, другие показатели могут со временем потерять свою актуальность. Если сотрудники считают, что тот или иной показатель не соотносится с целью компании, устарел, то мотивация у них снижается, падает результативность работы, что влечет за собой снижение эффективности развития всей компании. Могут также возникать проблемы в выборе измерения показателей, из-за того, что отсутствует статистика и динамика их изменений.
Естественно, оценивать на соответствие критериям ключевые показатели деятельности нужно по какой-либо измеримой системе, балльной либо процентной. Можно определять удельный вес того или иного KPIпо бальной шкале выраженности, учитывая, сколько баллов получает показатель при анализе. Чем больше баллов показатель набирает, тем более вероятно, что он относится к ключевому показателю деятельности.
При соответствии ключевых показателей работы критериям, а также при анализе показателей с помощью выделенных критериев, система KPIспособна привести к значительному увеличению эффективности компании.
Однако соответствие выделенным критериям также не дает гарантии правильности и эффективности полученной системы ключевых показателей. Система ключевых показателей должна разрабатываться менеджерами компании. В разработке системы должны принимать участие все сотрудники, контроль и коррекция должна производиться руководителем предприятия, а разработчики должны взаимодействовать между собой. В рамках каждого структурного подразделения могут быть корректно разработаны ключевые показатели деятельности, однако если каждое подразделение будет разрабатывать показатели отдельно от других, то не удастся установить безошибочно взаимосвязи и охватить все бизнес-процессы компании. Кроме того, разработка показателей в узких группах может повлечь за собой большое количество показателей в конечном варианте, хотя для эффективного их применения в компании, показателей должно быть выделено всего лишь несколько десятков.
Грамотное распределение ключевых показателей деятельности по организационной структуре компании является гарантией, что текущая деятельность в каждом структурном подразделении осуществляется в нужном направлении, и способствует достижению цели.
стратегический мотивация счетный карта
Как мы уже отмечали в предыдущей главе, теоретических разработок в вопросе ключевых показателей деятельности немного. Методология разработки ключевых показателей деятельности в российских источниках носит преимущественно рекомендательный характер. Имеются также переводы иностранной литературы, однако у нас есть основания сомневаться в корректности перевода и тем более в адаптации материалов к российской экономике.
На данный момент не существует универсальных и единых для всех положений о том, как разрабатывать систему KPIв организации. Различные авторы предлагают использовать свои методы разработки, руководствоваться какими-либо правилами и принципами. Однако нет информации о том, каким образом необходимо применять рекомендуемые разработки в российских компаниях, нет данных о результатах внедрения системы KPIв организациях, нет информации, проверенной временем.
В данной главе мы приведем общие сведения о методах, правилах и принципах разработки системы KPIв российских компаниях, предлагаемых в настоящее время российскими авторами.
Д.Парментер выделил в четыре основных принципа [4]:
· Принцип партнерства
· Принцип перенесения усилий на главное направление
· Принцип интеграции процессов оценки показателей, отчетности и повышения производительности
· Принцип согласования производственных показателей со стратегией
Остановимся подробнее на каждом из перечисленных принципов.
Принцип партнерства. Для того чтобы повысить продуктивность компании, необходимо установить партнерские отношения между руководителями компании, представителями местных наемных работников, профсоюзами, персоналом организации, потребителями и поставщиками.
Для этого нужно:
· Достичь взаимопонимания между указанными выше участниками отношений.
· Получить одобрение и готовность к внедрению изменений.
· Быть готовыми к принятию и проведению в жизнь эффективных соглашений с профсоюзами, представителями работников и самими работниками.
· Совместно разрабатывать стратегию развития и систему KPI.
· Привлекать к участию основных поставщиков и потребителей.
Принцип перенесения усилий на главное направление
Данный принцип требует для повышения эффективности предприятия расширить полномочия тех сотрудников, которые заняты в приоритетной области.
Принцип подразумевает:
· Предоставление доступа сотрудников к информации.
· Налаживание системы вертикальной коммуникации в компании.
· Делегирование сотрудникам полномочий в принятии оперативных решений.
· Передачу персоналу ответственности за выбор и разработку производственных показателей, ключевых показателей деятельности.
· Выстраивание системы дополнительного профессионального образования.
Принцип интеграции процессов оценки показателей, отчетности и повышения производительности
Разработанная система оценки ключевых показателей деятельности должна соотноситься с критериями отчетности, и привязана к результатам работы, производительности.
Важно не просто разработать систему KPI, но и периодически и систематически проводить совещания, контрольные встречи.
Взаимосвязь оценки показателей, отчетности и производительности необходима для обеспечения гибкости организации, способности быстро адаптироваться к меняющимся условиям, оперативности всей компании. Для достижения поставленных целей система KPIдолжна быть лаконичной, компактной, нацеленной на результат.
Принцип согласования производственных показателей со стратегией
Каждый ключевой показатель деятельности должен быть привязан к стратегической цели компании. Для согласования показателей и стратегии необходимо формулировать цели, миссию, определять ценности компании, философию. Каждый сотрудник должен ежедневно помнить о том, ради какой цели он трудится в организации и что он должен делать для того, чтобы ее достичь.
А.Вихров выделил принцип интеграции системы KPIи бюджета организации[5].
Важность данного принципа обосновывается тем, что цель каждой организации выражается в виде результата, которого должна достичь компания за определенный период времени. Достижение цели обеспечивается определенными ресурсами, в которые обязательно входит финансовая составляющая. Без денежных средств невозможно достичь цели организации.
Так как ключевые показатели деятельности связаны с целями компании, то они также должны быть привязаны к бюджету, чтобы получить конкретную информацию о ресурсах достижения цели.
Кроме того, если говорить о ключевых показателях деятельности как показателях эффективности компании, то необходимо измерять не только результаты работы, но и ресурсы, что позволяет сделать бюджетирование.