Систему KPIчасто разрабатывают с целью мотивации сотрудников компании. Мотивация бывает как нематериальная, так и материальная. Последняя подразумевает связь с финансированием компании.
Проанализировав опыт зарубежных компаний по внедрению системы KPIможно выделить еще некоторые принципы при разработке и внедрении системы KPIдля успешной реализации проекта.
Принцип регулярного и своевременного сбора данных
Этот принцип гласит о том, что система ключевых показателей деятельности может дать положительные результаты в организации только в том случае, когда необходимая информация собирается в полном количестве, отражает реальную ситуацию и систематически, в установленные сроки.
Для этого должна быть не просто разработана система, и выделены ключевые показатели деятельности, но и программа, и технология сбора данных.
Принцип простоты
Название принципа говорит само за себя. Разработанная система должна быть понятна каждому, сформулирована на корпоративном языке, и разъяснена каждому сотруднику компании.
Форма предоставления отчетности должна быть удобной, средства передачи и сбора информации - оперативными, мобильными и способными меняться в короткие сроки.
Принцип мотивации руководителя
Какой бы полезной, грамотной и перспективной ни была разработана система KPI, ее реализация зависит в первую очередь от руководителя компании.
Пока руководитель компании заинтересован в разработке и внедрении системы, она действует. Как только у лидера пропадает интерес, эффективность падает, и со временем полностью угасает.
Поэтому важным принципом разработки и внедрения системы ключевых показателей деятельности в организации является поддержание интереса в этой системе у топ-менеджеров компании. Только в этом случае благие начинания могут дать желаемый результат и повысить производительность организации.
Системы ключевых показателей деятельности классифицируются по двум основаниям: уровень бизнес-процессов и область деятельности. Конечно, данные классификации можно назвать условными, так как для успешной реализации стратегии организации необходимо внедрять интегральную систему всех перечисленных видов систем ключевых показателей деятельности.
Итак, по уровню бизнес-процессов можно выделить[6]:
· Ключевые показатели деятельности компании.
· Ключевые показатели деятельности бизнес-процессов.
· Ключевые показатели деятельности отделов.
· Ключевые показатели деятельности должностей.
Ключевые показатели деятельности компании – это ключевые показатели, которые являются прямым следствием стратегии компании, показатели самого высокого уровня бизнес-процессов. Данные ключевые показатели характеризуют объекты управления. Ключевые показатели деятельности компании определяют критерии удовлетворенности, то есть отражают состояние компании, которое удовлетворяет собственника организации.
Это стратегические показатели, поэтому их разрабатывать может только собственник компании и/ или генеральный директор организации.
Среди ключевых показателей деятельности компании такие как: рентабельность активов и собственного капитала, норма прибыли, доля сбытового рынка, текучесть активных клиентов, длительность жизненного цикла организации и т.п.
Ключевые показатели деятельности являются необходимыми для успешной деятельности компании, но недостаточными. Нужно не только правильно разработать стратегию, но и успешно ее реализовать. Помогают осуществить стратегию следующие виды ключевых показателей деятельности.
Ключевые показатели деятельности бизнес-процессов
Выделяют семь основных бизнес-процессов любой компании:
· Менеджмент.
· Управление персоналом.
· Управление сбытом, маркетинг.
· Управление снабжением и закупками, хозяйственное обеспечение деятельности.
· Разработка новых продуктов, научные исследования.
· Обеспечение безопасности.
· Управление финансами.
Каждый бизнес-процесс имеет свои особенные ключевые показатели деятельности, количество которых может превышать сотню.
За разработку ключевых показателей деятельности бизнес-процессов могут отвечать директора функциональных департаментов. При таком распределении обязанностей, соединять воедино, и выстраивать взаимосвязь ключевых показателей деятельности бизнес-процессов топ - менеджеры должны совместно, а контролировать и корректировать работу должен генеральный директор. В процессе совместной разработки ключевых показателей деятельности бизнес-процессов менеджеры должны выделить не более ста ключевых показателей.
Ключевые показатели деятельности структурных подразделений
По каждому бизнес-процессу определяются центры ответственности: подразделения компании, обеспечивающие бесперебойное протекание бизнес-процессов.
В рамках каждого подразделения формируются ключевые показатели деятельности. По технологии осуществляется та же работа, что и при формировании ключевых показателей деятельности бизнес-процессов, но на более низком уровне. Координируют работу, составляют взаимосвязь показателей структурных подразделений директоры департаментов.
Ключевые показатели деятельности должностей
Это ключевые показатели деятельности самого низшего уровня: ключевые показатели для каждой должности, существующей в организации.
В разработке ключевых показателях данного уровня могут принимать участие все сотрудники компании – каждый составляет ключевые показатели деятельности для своей должности, и передает их на доработку вышестоящему руководителю.
В задачу каждого руководителя входит фильтрация и сокращение ключевых показателей, проверка ключевых показателей по критериям, определение взаимосвязи ключевых показателей.
По области деятельности выделяют ключевые показатели деятельности, которые являются нормами деятельности организации для обеспечения ее продуктивности в определенной среде. Сюда входят как ключевые показатели деятельности отрасли для развития компании в определенном регионе, на определенном рынке, так и ключевые показатели деятельности организации в определенном виде деятельности, для определенной товарной группы и вида услуг, которые оказывает организация.
Ключевые показатели деятельности отрасли характеризуют внешние критерии, которым должна соответствовать организация, чтобы занять лидирующее положение на рынке определенного вида в определенном регионе. На основе обозначенных ключевых показателей деятельности формируются ключевые показатели деятельности сферы деятельности компании, соответствующего направления.
Если организация занимается товарами или услугами одного направления, то разрабатываются ключевые показатели для рынка в целом и для компании. Если организация занимается несколькими видами товаров и услуг, то для каждого вида разрабатываются свои ключевые показатели и топ - менеджеры организации устанавливают между ними взаимосвязь.
Каждый из перечисленных видов систем ключевых показателей деятельности представляет собой законченную систему, которую можно внедрять на своем уровне, однако для эффективной работы всей организации необходимо применять систему сбалансированных показателей, которая интегрирует все перечисленные виды систем KPI. Об этой системе речь пойдет позже.
В доступных нам литературных источниках пишут, что в мировой практике выделяют довольно много методов разработки и деления на группы ключевых показателей. При этом, все авторы говорят, что в России принято использовать классический метод – метод сбалансированных показателей (Balanced Scoreсard, BSC, или ССП) и характеризуют данную систему. Однако мы практически не нашли материалов о том, какие еще методы существуют. Обзорные материалы об альтернативных методах не позволяют нам, и тем более менеджерам организаций, принять самостоятельно решение о том, какой метод более эффективный и какой стоит применять в конкретной ситуации в компании.
Выделяют следующие модели[7]:
· модель Европейского фонда управления качеством (European Foundation for Quality Management, EFQM);
· призмаэффективности(The Performance Prism);
· Метод «6 Сигм+ бережливое производство»
· панельуправления(Tableau de Bord).
Модель EFQM
Модель выделять девять блоков, бизнес-процессов организации. Одни блоки признаны основными, другие – дополнительными. Управление компанией осуществляется на основании воздействия на показатели пяти исходных блоков: руководство, персонал, политика и стратегия, сотрудничество и ресурсы, процессы. Результаты управления бизнесом сгруппированы в четыре «результирующих» блока показателей: результаты деятельности персонала, взаимодействия с покупателями, социальные результаты, ключевые показатели эффективности деятельности компании.
В другом изложении, блоки делят на две группы: ресурсы компании и желаемые результаты.
Данная модель ориентируется на достижение социального результата, на пользе обществу.
Условия успешного развития компании:
· Ориентация на результат, удовлетворяющий все стороны процесса.
· Признаются ценности клиента, потребителя, клиент находится в центре внимания.
· Лидерство носит вдохновляющий характер, последовательно в управлении.
· Непрерывный процесс совершенствования и поиска новых путей развития.
· Организация принимает на себя социальную ответственность.
· Непрерывный процесс обучения персонала и повышения квалификации.
Стоит отметить также, что данный метод принято считать методом управления качеством, а не системы KPI.
Метод «Призма эффективности». Данный метод характеризует результаты деятельности компании с точки зрения заинтересованных в ее развитии лиц, начиная с инвесторов организации, заканчивая регулирующими органами.