Зам.директора по управлению производством: Компенсация заместителей руководителя предприятия устанавливается руководителем предприятия. Заместители руководителя действуют от имени предприятия, представляют его в государственных органах, на предприятиях, организациях, учреждениях, совершают сделки и иные юридические действия в пределах полномочий, предусмотренных в доверенностях, выдаваемых руководителем предприятия. В обязанности администратора входит: организация и контроль процесса обслуживания; контроль работы персонала; разрешение конфликтных ситуаций; контроль прихода и отправки товара; подготовка отчетных документов.
Зам. директора по связям с рынком сырья и сбыта: Его основное назначение своевременно обеспечить аптеку нужным товаром в различных количествах.
Контролеры: В каждой аптеке должен присутствовать контроллер, присутствовать средства наблюдения для обеспечения безопасности посетителей и предотвращения краж имущества аптеки. В зависимости от размеров аптеки в ней может присутствовать различное количество контроллеров, обычно, это 1 – 2 контроллера. К контроллерам должны предъявляться следующие требования:
- внимательность
- ответственность
- добросовестность
Провизор: Является фармацевтом с высшем медицинским образованием. Основным видом деятельности является консультация по аптечным препаратам, выдача рекомендации в применении того или иного лекарства, определения дозировки, а так же осуществляет контроль над качеством и соответствием товара.
Фармацевт: Это медик с фармацевтическим средним специальным образованием. Является помощником провизора, а так же может выполнять посредственные задачи (выступать в роли кассира).
В данной структуре управления присутствует значительный недостаток. Он связан с отсутствием должности Главного бухгалтера. В связи, с чем большая доля нагрузки по финансовой отчетности ложиться на директора аптеки. Что может привести к потерям полезного времени директора и ошибки, влекущую за собой денежные убытки. Так же в структуре отсутствовала должность Кассира, ее выполняли фармацевты. Соответственно это работа была не связана с их основной деятельностью и не оплачивалась, при этом влекла за собой серьезную нагрузку.
В результате небольшого анализа существующей организационной структуры ОАО «Аптека 36.6 №15» нами предложена более рациональная структура для этой фирмы.
Главный бухгалтер: Назначается и освобождается от должности руководителем предприятия, подчиняется непосредственно руководителю предприятия и несет ответственность за формирование учетной политики, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению всех хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников предприятия.
2.3 Организационная структура подсистемы управления отдел приема товара в аптеки 36.6 №15
Отдел “приема товара” относится к подсистеме обеспечения снабжением сырьем и сбыта производимой продукции. Данный отдел тесно связан с основным складом компании 36.6, другими фирмами и их курьерами, а так же с менеджером отдела закупок. Его основное назначение своевременно обеспечить аптеку нужным товаром в различных количествах. Отделом приема товара управляет Зам. директора по связям с рынком сырья и сбыта
Основные задачи данной подсистемы:
- Прием товара;
- Проверка целостности упаковки и ее содержимого;
- Заполнение накладных бумаг;
- Внесение полученного товара в электронную базу данных;
- Распределение товара на складе;
- Наблюдение за сохранностью товара (соблюдение влажности и t°);
- Наклейка ценников и магнитов на товар.
Внастоящее время аптеки и фармацевтические склады представляют не элементы единой, жестко регулируемой структуры, как некогда, а, как правило, самостоятельные рыночные субъекты. Налаживание отношений между ними, поэтому, отличается значительно большей вариабельностью и представляет собой многоступенчатый процесс. С точки зрения аптеки он включает в себя следующие этапы:
· Выбор поставщика.
· Заключение договора с поставщиком.
· Текущая работа с поставщиком.
Аптечная сеть 36.6 осуществляет закупку фармацевтических препаратов на заводах – изготовителях данных лекарственных средств, а также оптовых предприятиях. Необходимо отметить, что в предлагаемых фармацевтических препаратах преобладает доля зарубежных лекарственных средств.Аптечная сеть 36.6 производит наиболее тщательный отбор поставщиков фармацевтических препаратов, которым вплотную занимаются менеджеры отделов закупок. При доставке фармацевтических препаратов и лекарственных средств от поставщиков оформляется счет – фактура, протокол согласования отпускных (оптовых) цен на лекарственные средства и изделия медицинского назначения, товарная накладная, спецификация.
Менеджер отдела закупок: Поддерживает связь с отделом сметных расчетов и техническим отделом для получения от них технической информации и информации о стоимости; вырабатывает рекомендации по вопросам выбора поставщиков. Санкционирует выплаты поставщикам и субподрядчикам. Вместе с менеджером по контрактам ведет переговоры с поставщиками по выявлению причин увеличения затрат.
2.4 Должностная инструкция: заместитель директора по связям с рынком сырья и сбыта
организационный структура управление аптека
1. Название занимаемой должности:Зам. директора по связям с рынком сырья и сбыта
2. Подчиненность: Директору аптеки
3. Общие положения
1. Заведующий аптекой относится к категории руководителей.
2. На должность заведующего аптекой назначается лицо, имеющее высшее фармацевтическое образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.
3. Назначение на должность заведующего аптекой и освобождение от нее производится директором организации.
4. В своей работе администратор аптеки руководствуется законодательными, нормативными актами и официальными документами в области фармации, Уставом и приказами Компании, трудовым договором, положением об аптеке, настоящей инструкцией, документами по технике безопасности, пожарной безопасности и охраны труда, распоряжениями и указаниями вышестоящих должностных лиц.
5. Заведующий аптекой должен знать:
5.1. Конституцию Российской Федерации.
5.2. Закон РФ от 22.6.98 № 86-ФЗ "О лекарственных средствах", Закон РФ от 7.02.92 № 2300- I "О защите прав потребителей", иные законы и иные нормативные правовые акты по вопросам здравоохранения и фармацевтики.
5.3. Критерии и показатели, характеризующие состояние обеспечения населения лекарственными препаратами.
5.4. Теоретические и организационные основы фармацевтического дела.
5.5. Установленный федеральным органом исполнительной власти в сфере здравоохранения минимальный ассортимент лекарственных средств, необходимых для оказания медицинской помощи.
5.6. Действующий порядок ценообразования.
5.7. Систему льгот, установленных органами исполнительной власти субъектов федерации и органами местного самоуправления, для отдельных категорий граждан.
5.9. Основы экономики, организации труда и управления.
5.10. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
5.11. Правила и нормы охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
6. Заведующий аптекой в своей деятельности руководствуется:
6.1. Уставом организации.
6.2. Настоящей должностной инструкцией.
7. На время отсутствия заведующего аптекой (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
4. Должностные обязанности
1. Организация работы по сохранению товарно-материальных ценностей , охране труда и технике безопасности, выполнению действующих положений санитарного режима , фармацевтического порядка , хозяйственной деятельности аптеки.
2. Организация работы по обеспечению правил приемки товарно-материальных ценностей и правильного хранения, учета и отпуска лекарственных средств и изделий медицинского назначения, в соответствии с утвержденными положениями и требованиями ГФ и других нормативных документов.
3. Контроль ассортимента лекарственных средств и изделий медицинского назначения, имеющихся в аптеке.
4. Соблюдение правил продажи и отпуска медикаментов и ИМН.
5. Организовать выполнение сотрудниками аптеки заданий руководства, в соответствии с основными задачами по своевременному обеспечению населения медикаментами и ИМН, не допуская жалоб на культуру обслуживания и неправильного ценообразования.
6. Обеспечить рациональное распределение обязанностей между сотрудниками аптеки, контролировать выполнение ими поставленных производственных задач.
7. Обеспечить своевременную приемку товарно-материальных ценностей, передачу данных для расценки оператору.
8. Обеспечить своевременную расценку товарно-материальных ценностей по целевым поступлениям.
9. Осуществлять учет, составление и своевременное представление отчетности о деятельности аптеки.
10. Обеспечить соблюдение в аптеке правил хранения, учета, и отпуска медикаментов, ИМН, парафармации, в соответствии с их физико-химическими свойствами, требованиями ГФ, другой нормативной документацией.