Кто-то из сотрудников, не принимающих участия в работе совещания, в этом случае должен проследить за доставкой питания и обслуживанием тех, кто сидит в зале заседаний. В зависимости от служебных обязанностей тех сотрудников, кому это поручено, они могут либо помочь доставить закуски и напитки собравшимся и обслужить их, либо сообщить организатору встречи, что все готово к тому, чтобы объявить перерыв, и предложить присутствующим приступить к трапезе. По завершении ланча каждый участник совещания должен вынести из конференц-зала свой поднос с одноразовой посудой и остатками еды и выбросить все в контейнер для мусора.
Часто два человека, работающих в одной или разных компаниях, решают, что им удобнее обсудить служебные проблемы в ресторане, где не раздаются постоянные телефонные звонки и никто не прерывает их разговор бесконечными вопросами. На том, кто приглашает, лежит в данном случае обязанность зарезервировать столик, вне зависимости от того, будет ли оплачивать визит приглашающий или же расходы будут поделены поровну. При этом предварительно следует убедиться в том, что ресторан, в котором намечена встреча, достаточно тихий и там ничто не помешает провести деловую беседу в спокойной обстановке.
Поскольку во время обеда рестораны, как правило, бывают перегружены, многие ответственные сотрудники все чаще предпочитают проводить встречи с партнерами или клиентами во время завтрака. Кроме того, совещания в ресторане, организованные в обеденный перерыв, нередко нарушают распорядок рабочего дня, а если они проводятся до прихода на службу или после ее окончания, такие нарушения исключаются.
Вместо того чтобы заканчивать рабочий день приглашением на поздний обед, некоторые предпочитают встречаться с коллегам вечером в ресторане за чашкой кофе. Такие переговоры в ресторанах позволяют рядовым сотрудникам завершить дела на службе немного пораньше, спокойно продолжить их в ресторане и вернуться домой не так поздно, как после деловой беседы за ужином.
Если совещание проводится в утренние часы, можно подать собравшимся кофе, а в дневное время – чай, кофе или прохладительные напитки. Хозяин дома, где проходит встреча, может приготовить закуски, а некоторые из присутствующих обычно помогают ему подать еду на стол.
Атмосфера такого рода совещаний, как правило, бывает менее официальна, чем в конференц-зале или одном из кабинетов учреждения, где работают собравшиеся, однако проводится оно в соответствии с таким же регламентом, как любое другое: председательствующий призывает участников встречи к порядку, и один за другим обсуждаются все пункты повестки дня.
Нередко неформальная обстановка побуждает людей задерживаться после окончания официальной части, чтобы пообщаться в свободное от работы время. Тем не менее, если хозяин дома, где проводилось совещание, не склонен задерживать присутствующих после завершения встречи, он или она могут подняться со стула и сказать: "Спасибо вам за то, что зашли. Думаю, наша встреча прошла успешно" или нечто подобное. Такая фраза должна быть воспринята присутствующими как руководство к действию – им следует в ответ поблагодарить хозяина за прием и откланяться.
В отличие от описанной выше ситуации, когда на совещании присутствует и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот, кто ее созывал. Если он или она сочтут, что прения по обсуждаемому вопросу завершены и достигнуто устраивающее всех соглашение, нужно подвести итоги и закрыть встречу: "Итак, мы обсудили следующие вопросы…" или "В результате мы пришли к выводу, что действовать надо так…".
После этого стоит повторить решение, которое было принято, и, если для его осуществления необходима дополнительная информация, напомнить об этом тем, кто отвечает за ее предоставление. Встреча заканчивается выражением благодарности тем сотрудникам, которые на ней присутствовали и помогали в ее организации.
Письменные заметки или диктофонные записи, сделанные во время встречи, используются для составления доклада о проведенном совещании, копии которого его организатор позднее передает каждому из участников. В докладе обычно содержится детальное изложение заключительных выступлений. Он вручается участникам не только для того, чтобы напомнить о содержании дискуссий, но и с целью выработки единого подхода к проблеме.
1.4 Общие вопросы подготовки совещания
На стадии планирования работ руководитель и секретарь намечают, какие совещания и заседания нужно провести в определенный период времени, определяют дату, время и место их проведения, тематику и состав участников. Это могут быть официальные совещания (заседания совета директоров, наблюдательного совета), неофициальные или оперативные (рабочих комиссий, диспетчерские и т. п.).
При подготовке совещаний руководителю и секретарю полезно знать ряд рекомендаций по менеджменту:
1. На служебные совещания тратится от 25 до 30% рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть действительно необходимым;
2. На совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке;
3. Вся необходимая информация к совещанию должна готовиться соответствующими специалистами заблаговременно;
4. Основная задача совещания – не найти виновных, а решить вопрос, что необходимо сделать;
5. Эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников;
6. Следует требовать от выступающих конкретных предложений. Каждый из них должен быть уверен, что может говорить откровенно;
7. За решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного;
8. Каждое совещание, как правило, заканчивается принятием решения. В решении должны быть указаны исполнители, конкретизированы работы и определены сроки их выполнения;
9. Необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений, принятых на предыдущем совещании.
Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря-референта обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.
Как и любое другое деловое мероприятие, совещание под началом или при участии руководителя характеризуется несколькими основными показателями, имеющими крайне важное значение для успеха его организации.
К таким показателям относятся:
– время начала совещания;
– тема (повестка дня) совещания;
– место проведения совещания;
– продолжительность совещания;
– состав участников совещания.
Приступая к работе по подготовке совещания, секретарь должен иметь в своем распоряжении соответствующие данные.
Как правило, он получает их непосредственно от руководителя, а в том случае, если инициатором совещания выступает иное должностное лицо (например, один из бизнес-партнёров шефа), - из внешних источников (по телефону, факсу, электронной почте, в форме телефонограммы, факсограммы, приглашения и т. п.).
Получив информацию о предстоящем совещании, секретарь обязан:
1) убедиться в достоверности содержания полученной информации (например, в ходе телефонного разговора повторить собеседнику все записанные данные и попросить подтвердить их правильность);
2) Зафиксировать полученную информацию в рабочем журнале;
3) оповестить о порядке проведения совещания всех приглашенных по телефону ли при помощи письменных приглашений.
Если совещание проводит не руководитель, то его оповещают о совещании в первую очередь, уточнив при этом, будут ли дополнительные указания по порядку подготовки к его проведению.
Из содержания дополнительных указаний руководителя секретарь-референт должен уяснить:
1) круг должностных лиц, привлекаемых к работе совещания. Если руководитель не предполагает участвовать в совещании лично, следует уточнить, кто и с какими полномочиям будет представлять его на совещании.
Не оповещенных на момент доклада должностных лиц секретарь по окончании разговора с руководителем незамедлительно оповещает письменно, а также в ходе личной встречи или по телефону (это касается подчиненных руководителя);
2) общий порядок проведения совещания. На основе полученных указаний секретарь разрабатывает и представляет руководителю (в назначенное им время) план (программу) совещания, а при необходимости и план подготовки совещания.
Программу совещания, которое организует сторонняя организация, секретарь представляет руководителю с получением последней по почте;
3) состав информационных материалов, необходимых руководителю для подготовки и участия в совещании. Как правило, такими материалами являются справочные материалы по теме совещания, с которым руководитель ознакомился заблаговременно, а также текст выступления (доклада) руководителя.
При организации крупных совещаний на секретаря руководителя возлагаются только обязанности по обеспечению участия в его работе руководителя, а также контроль за подготовкой основных мероприятий совещания.
В процессе подготовки совещания секретарю руководителя следует уделить особое внимание контролю за выполнением следующих мероприятий.
1. Организационное обеспечение совещания (подготовка помещения – уборка, расстановка мебели, подключение технических средств организации работы, обеспечение рабочих мест участников совещания всем необходимым, включая письменные принадлежности, минеральную воду, пепельницы и т. п.).
2. Информационное обеспечение совещания (регистрационные списки участников, информационные, в том числе демонстрационные, материалы, ведение стенограммы и протокола совещания).
3. Материально-техническое и бытовое обеспечение совещания (встреча и размещение участников, расстановка автотранспорта участников, обеспечение участников билетами на общественный транспорт, обеспечение питания, проживания и досуга участников).