Непосредственно перед началом работы совещания, проводимого руководителем, секретарь обязан убедиться:
1)в готовности к совещанию основного помещения, а также вспомогательных помещений (туалетных и курительных комнат, буфета, пресс-центра и т. п.);
2)в сборе участников совещания, иметь достоверную информацию о присутствии (отсутствии) ключевых фигур совещания (докладчиков, содокладчиков и прочих), а также об изменениях в программе совещания;
3)в обеспечении рабочих мест участников совещания всем необходимым для работы;
4)в присутствии на рабочем месте секретаря-стенографистки, фотографа, сотрудника службы безопасности, помощника руководителя, а также других лиц, непосредственно обеспечивающих работу совещания;
5)что руководитель имеет при себе все необходимое для проведения совещания (информационные материалы, канцелярские принадлежности, средства оргтехник, оперативной связи);
6)что на момент доклада руководителю о готовности к началу совещания полностью выполнены отданные указания.
1.5 Подготовка секретаря к совещанию
Не исключено, что руководитель предложит секретарю участвовать в совещании в качестве своего помощника, оператора технических средств демонстрации информационных материалов или стенографистки.
Однако, исходя из общепринятой практики, чаще всего на секретаря руководителя возлагают обязанности по ведению и последующему оформлению протокола совещания.
Для выполнения протокольных обязанностей секретарю на кануне совещания целесообразно провести личную подготовку к участию в его работе, предусмотрев при этом следующее.
1. На период участия в совещании оставить за "себя" в офисе любого подготовленного сотрудника для временного исполнения текущих обязанностей секретаря руководителя.
Если такого сотрудника нет, необходимо перед убытием на совещание перевести технические средства организации работы офиса в дежурный режим ("на прием").
2. Убедиться, что участие в совещании не приведет к срыву других мероприятий дня.
3. Подготовить рабочий план совещания.
4. Подготовить для работы переносной компьютер, диктофон, средства стенографирования.
5. Подготовить бланк протокола.
Кроме того, накануне участия в совещании секретарю следует с особой тщательностью позаботиться о своем внешнем виде.
1.6 Основные правила проведения совещания
Повышению эффективности совещаний в значительной степени способствует его четкая регламентация, т. е. проведение его в соответствии с четкими правилами.
Под регламентом следует понимать порядок совещания, которого его участники неукоснительно придерживаются после того, как примут его в качестве организационной основы совещания. В связи с этим – несколько рекомендаций секретарю о том, как не только грамотно сформулировать регламент, но и соблюсти его в процессе совещания.
Важнейшими элементами регламента являются:
1. Временные показатели совещания и его отдельных элементов (доклад, дискуссия, перерывы и т. п.);
2. Основные процедуры совещания (выступление, обсуждение выступления, выработка решения, порядок голосования при принятии решения, порядок информирования участников по ходу совещания и т. п.);
3. Должностные лица совещания (председатель, секретарь, счетная комиссия и т. п.);
Для установления регламента следует определиться с:
– последовательностью обсуждения вопросов, вынесенных на совещание (в рамках объявленной темы);
– продолжительностью основного выступления (доклада и, при необходимости, содокладов);
– продолжительностью выступлений в ходе дискуссии;
– продолжительностью совещаний, а также продолжительностью его отдельных частей и перерывов между ними;
– порядком принятия решения при голосовании (формой голосования, формой большинства при голосовании, возможностью вынесения особого мнения).
Что касается должностных лиц совещания, то они либо назначаются заранее, либо определяются непосредственно на совещании в ходе голосования или по решению организатора совещания.
Практика показывает, что оптимальным регламентом обычного (планового) совещания под эгидой руководителя является следующий:
– общая продолжительность совещания – приблизительно 45-50 мин. (проводится без перерыва);
– продолжительность вводной части совещания – до 5 мин.;
– продолжительность основного выступления – примерно 5-10 мин.;
– продолжительность выступлений в ходе обсуждения –около 1-3 мин.;
– продолжительность заключительного слова руководителя – до 3 мин.;
– время для справок, объявлений в конце совещания – до 3 мин.;
Ведет совещание руководитель (один из его заместителей, если руководитель делает основное выступление).
Ведение стенограммы и оформление протокола совещания поручается секретарю или (по решению руководителя совещания) другому должностному лицу из числа участников совещания.
Для повышения эффективности совещаний можно воспользоваться следующими советами.
1. Совещание должно быть начато и окончено в точно обозначенное в плане время. Для продолжения дискуссии по отдельным вопросам совещания секретарь может пригласить заинтересованных участников встретиться через 5-10 мнут после окончания совещания в удобном для них месте.
2. Не отступайте ни на шаг от регламента и темы совещания. Корректно напоминайте участникам о необходимости соблюдать решения, которые они сами же выработали несколько минут назад. "Закругляйте" слишком разговорчивых, охлаждайте пыл не в меру разгорячившихся, регулируйте очередность выступлений.
3. С первой и до последней минуты следите за ведением стенограммы (аудиозаписи) совещания. По окончании работы совещания экспресс-протокол (решение совещания по главному вопросу повестки дня) должен быть готов через 15-30 мнут, а его копии переданы участникам совещания (их представителям)
Рассылку заинтересованным сторонам полных "версий" протокола следует выполнить не позднее следующего рабочего дня, используя для этого факсимильную или электронную почту.
4. При выработке решений дайте слово специалистам (экспертам, юристам, финансистам, аналитикам т. п.). Их мнение должно быть известно участникам совещания до того, как будет принято окончательное решение.
5. Важнейшим результатом совещания является его документированный итог – протокол решение и т. п. За выполнением наиболее важных пунктов решения совещания должен быть организован контроль.
Секретарю полезно анализировать опыт участия в подготовке и проведении совещаний. Этому способствует, во-первых, разбор состоявшихся совещаний с руководителем (к примеру, в конце того же рабочего дня).
Во-вторых, обмен мнениями с участниками совещания по вопросам его подготовки и проведения и, в-третьих, формирование особого "банка данных", в котором будут накапливаться наиболее ценные материалы, повышающие эффективность последующих совещаний (формы и бланки документов, примеры текстов, информация о полезных контактах и т. п.)
Все это, несомненно, позволит секретарю предотвратить ошибки при подготовке и проведении совещаний, повысить их эффективность.
1.7 Проведение оперативного совещания
При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов.
Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний.
Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботься об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.
1.8 Проведение планового совещания
При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы.
1. Уточняются дата, место и время проведения совещания.
2. Составляются повестка дня, списки участников и докладчиков совещания.
3. Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания.
4. Составляется текст приглашения. Типовой текст приглашения включает: название организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель.
В тексте приглашения следует указать продолжительность совещания. В том случае, если участник совещания является докладчиком или ему будет послан дополнительный материал, то это необходимо указать в тексте приглашения.
5. Секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения. Рассылка приглашений может быть осуществлена самыми разнообразными способами: курьером, письмом, факсом, телефонограммой, электронной почтой и т. д.
6. За 3-4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад руководителя. На этом этапе целесообразно уточнить с руководителем регламент совещания.