7. Секретарь привлекает соответствующие службы предприятия к подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания. Зал должен быть оснащен необходимым количеством стульев, столом, меловой доской, экраном, микрофоном, трибуной и т.д.
По указанию руководителя секретарь должен подобрать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и полностью подготовить их для демонстрации.
Заранее должно быть заготовлено необходимое количество визитных карточек, рекламных проспектов, каталогов.
8. Накануне совещания секретарь еще раз напоминает докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности.
9. За час до начала совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами совещания, чистую бумагу, ручки, простые цветные (красные) карандаши, скрепки, линейки, минеральную воду, стаканы и т. п. Во время торжественных собраний на столе председателя устанавливают цветы.
Регистрацию участников начинают за 30 минут и заканчивают за 5 минут до начала заседания. Необходимо предусмотреть, чтобы в гардеробе и в вестибюле висели объявления с указанием места и проведения совещания и регистрации участников.
Если секретарь не сам проводит регистрацию, то он должен провести инструктаж со своим помощником.
Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить в первых рядах. Перед совещанием секретарь раздает необходимые документы его участникам.
Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы.
Если необходимо срочно вызвать кого-либо из участников совещания, то секретарь передает ему записку – это позволит участнику покинуть зал потихоньку, не мешая остальным. Пред началом совещания, в его перерывах после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь, если она потребуется участникам совещания.
Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему может быть поручено ведение протокола. В этом случае он должен предварительно уточнить у руководителя, какой вид протокола необходим – краткий или полный.
Секретарь фиксирует выступления, принятые решения фамилии выступавших. Председатель и другие выступавшие могут передать секретарю тезисы своих выступлений.
На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Бутылки с минеральной водой устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола. Бутылок должно быть не меньше, а стаканов – на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом.
По окончании совещания секретарь должен собрать тексты докладов и выступлений, провести корректировку текста с руководителем и выступавшими. Затем следует убрать из помещения документы, оставленные участниками совещания, таблички, объявления, канцелярские принадлежности, схемы и т. п. Вместе с помощниками убрать использовавшиеся в ходе совещания технические средства. Уточнить с руководителем список лиц и организаций, которым будут высланы материалы совещания.
На оформление протокола совещания отводят обычно 2-3 дня. Секретарь печатает протокол и передать его председателю. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки. По указанию руководителя секретарь осуществляет контроль за ходом выполнения решений совещания тем лицам, которые на нем присутствовали.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллег федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания акционеров, заседания советов директоров и др.).
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решений на собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. В кратких протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, выступавших в прениях, и принятые решения. Полные протоколы с изложением содержания выступлений позволяют судить не только о характере самого собрания, совещания, но и о деятельности организации в целом. Протокол ведет назначаемый или избираемый секретарь или специально назначенное лицо.
Текст состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "СЕКРЕТАРЬ", "ПРИСУТСТВОВАЛИ") и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом "СЛУШАЛИ" ставят номер вопроса повестки дня, после – двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут – "Доклад прилагается".
Рабочее совещание может быть проведено любым сотрудником, работа которого связана с деятельностью других и зависит от обмена мнениями с коллегами. Думать о том, чтобы не опоздать на собрание, должны приглашенные, а организаторы совершенно не обязаны ждать, пока все участники соберутся.
Часто два человека, работающих в одной ли разных компаниях, решают, что им удобнее обсудить служебные проблемы в ресторане, где не раздаются постоянные телефонные звонки и никто не прерывает их разговор бесконечными вопросами. На том, кто приглашает, лежит в данном случае обязанность зарезервировать столик, вне зависимости от того, будет ли оплачивать визит приглашающий или же расходы будут поделены поровну.
При этом предварительно следует убедиться в том, что ресторан, в котором намечена встреча, достаточно тихий и там ничто не помешает провести деловую беседу в спокойной обстановке.
Когда на совещании присутствует и хозяин, и председательствующий, встречу, как правило, завершает тот, кто ее созывал. Если он или она сочтут, что прения по обсуждаемому вопросу завершены и достигнуто устраивающее всех соглашение, нужно подвести итоги и закрыть встречу.
На служебные совещания тратится от 25 до 30% рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть действительно необходимым. На совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке. За решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного.
На период участия в совещании секретарь должен оставить за "себя" в офисе любого подготовленного сотрудника для временного исполнения текущих обязанностей секретаря руководителя; убедиться, что участие в совещании не приведет к срыву других мероприятий дня; подготовить рабочий план совещания; подготовить для работы переносной компьютер, диктофон, средства стенографирования; подготовить бланк протокола.
При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения.
При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Кузнецов И.Н. Секретарь-референт: Учебно-практическое пособие. – М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков К", 2004. – 560 с.
2. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: МЦФЭР, 2003. – 112 с. – (Библиотека журнала "Справочник секретаря офис-менеджера", 1-2003).
3. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями ∕ Е.А. Лопатникова. – 2-е изд., испр. и доп. – М.: изд-во ОМЕГА-Л, 2006. – 319 с. – (Библиотека типовых документов). –ISBN 5-98119-648-3.
4. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – СПб.: Питер, 2007. – 192 с.: ил. – (Серия "Современный офис-менеджмент").
5. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства:
Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 2-е изд.
– М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998 – 272 с.
6. Хандадашева Л.Н. Компьютер и другая оргтехника для секретаря- референта ∕ Серия "Учебники, учебные пособия". – Ростов н ∕ Д:
Феникс, 2003. – 384 с.
7. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса: Учеб. пособие для студентов учреждений среднего
проффесионального образования. – М.: Мастерство, 2002. – 176 с.
8. Тейлор Клэр СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ. Как работать в офисе: Пер. с
англ. – М. : Сол Систем, 1994. – 180 с.
9. Фриш Г.Л. Деловые бумаги: В помощь руководителю образования.–М.:
АНО СОШ УЦ "Перспектива", 2004. – 56 с.
10. Самыкина И.В. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для
секретаря ∕ Сост. И.В. Самыкина. – М.: БИНОМ, 1995. – 400 с.
Приложение 1