Виділяють чотири бар’єри, що характерні документній комунікації в суспільстві: технічний, міжмовний, соціальний та психологічний.
Суть технічного бар’єру полягає в недоступності потрібних документів для реципієнта. Якщо реципієнту відомі вихідні дані необхідного документа, публікації, то бібліотечно – бібліографічні служби, завдяки міжбібліотечній кооперації, можуть рано чи пізно надати йому якщо не сам документ, то його копію. Це завдання адресного пошуку, котрому притаманний суто технічний характер і в якому не може бути жодної невідомої проблеми.
Проблема постає тоді, коли реципієнт спроможний сформулювати лише тему, але не може назвати відповідні до неї уточнення або джерела. Тоді виникає завдання семантичного пошуку інформації, яка є центральним предметом теорії інформаційно-пошукових систем (ІПС). В цій теорії наявні технічні проблеми (проблеми реалізації ІПС), та не менш важливі логічні, лінгвістичні проблеми, які досі не знайшли відповідного вирішення. Саме за причини недосконалості ІПС, що забезпечує пошук в документних сховищах, архівах та бібліотеках залишається актуальним в Україні криза інформації, яку можна виразити афоризмом: "ми не знаємо що ми знаємо".
Психологічний бар’єр при сприйнятті документів виникає внаслідок не розуміння реципієнтом його змісту. Не розуміння може зустрітися при сприйнятті будь-якого з видів документів: не розуміння замислу художника або письменника, не розуміння суті документа. В даному аспекті важливо виявити проблеми розуміння читання, оскільки воно, очевидно є різновидом комунікаційного розуміння. Відрізняють комунікаційне розуміння – поглиблене вивчення змісту тексту з метою виявлення нового або необхідного для читача; поверхове комунікаційне сприйняття, коли читач не поглиблюється у зміст, можливо з метою лише ознайомлення; псевдокомунікація – механічне повторення тексту, така ситуація відбувається, наприклад, коли важливим є лише фактичне ознайомлення з документом. Психологічні бар’єри виникають не завжди; вони тим помітніше, чим глибше читач намагається зрозуміти зміст тексту.
Поглиблене читання - це діловий вид ознайомлення з документом та активного комунікаційного пізнання, частіше всього воно пов’язане з навчанням, виробничою діяльністю або державною службою. Його ще називають "штудирування". Читач відокремлює себе від особистості автора, веде з ним віртуальний діалог, критично оцінює прочитане, робить особисті висновки.
Соціальні бар’єри на шляху документної комунікації це перешкоди, які висуває ДОКС та керуючі нею органи на шляху повідомлення від комуніканта до реципієнта. В аспекті книжкової комунікації головним з них є цензура, яка має багатовікову історію. В розгляді, наприклад, управлінської документації, документи погоджуються з відповідальними за зміст, форму та відповідність документа відділами або керівниками, без узгодження або підпису яких документ не буде функціонувати.
Міжмовнийбар’єр полягає в можливості використання в документах різних мов, оскільки документ створюється, в першу чергу, для побутування в "своїй країні", відповідно, країна, що потребує ознайомлення з певним видом документа має перекласти його на необхідну мову у будь-який спосіб (можливе використання словників, комп’ютерних програм – перекладачів, ін.), і тільки за цих обставин, відповідно, ознайомитися з цим документом.
Розділ ІІ. Документ в соціальній комунікації
2.1 Функціональне визначення поняття "документ"
З погляду теорії комунікації найбільш виправданим є визначення документа як каналу передачі інформації в елементарному процесі соціальної інформаційної комунікації . Але цей канал невідривно пов'язаний і з повідомленням, що міститься в ньому. Від інших каналів (наприклад в усній комунікації ) документ відрізняється тим, що в ньому повідомлення передається у формі , зафіксованій на речовинному (субстанціальному) носії, що не змінюється в часі .
Документ — це єдність інформації (повідомлення) та речовинного (субстанціального) носія, яка використовується в соціальному комунікаційно-інформаційному процесі як канал передачі інформації.
Документально повідомлення, будучи зафіксованим на речовинному носії, не змінюється з перебігом часу і не зникає, в чому і полягає відмінність документа від інших каналів комунікації : телефонного, радіо, телевізійного чи усної комунікації .
Документ постає перед людиною — споживачем інформації — як певна річ, матеріальний об'єкт.
З погляду реципієнта саме цей об'єкт є джерелом інформації, бо він не завжди в уяві реципієнта пов'язується з особою комуніканта, який розпочав комунікаційно-інформаційний процес. З позиції реципієнта документ може сприйматися також як повідомлення, тобто як сукупність сигналів, знаків,
що потребують декодування і мають перетворитися в знання, емоції, вольові дії у свідомості людини, що його сприймає. З позиції комуніканта документ може розглядатися не тільки як канал передачі інформації, а й як її передавач. Або як приймач, як сховище переданої інформації . Образно кажучи, документ уявляється скоріше як озеро, а не канал, тому щокомунікант, як правило, не бачить одержувача інформації , а турбується лише про те, щоб зафіксувати повідомлення (або певні знання, інформацію) на речовинному носії. Так само реципієнт бачить не автора документа, тобто комуніканта, а лише сам документ.
У характеристиках документа відтворюється також складний, діалектичний взаємозв'язок між поняттями "знання " та "інформація" .
Соціальна інформація — це відомості, призначені для передачі в процесі соціальної комунікації . Інформація — це зміст повідомлення, а повідомлення — форма існування інформації .
Оскільки кінцева мета соціальної комунікації — передача знань, емоцій, вольових стимулів від комуніканта до реципієнта, то умовно можна сказати, що в документах, як і в повідомленнях, містяться знання, емоції, вольові дії. Але насправді в документі (як і в повідомленні) міститься тільки набір сигналів, знаків, що можуть стати знанням у свідомості реципієнта. Тому правильним є й таке твердження: у документі немає знань (емоцій, вольових дій), а є тільки інформація.
Водночас ми знаємо, що інформація — це результат комунікації , те, що одержує реципієнт, і поки він не одержить інформацію (тобто не ознайомиться з документом) — не можна сказати, що комунікація відбулася, що документ виконав своє призначення. Де ж знаходиться інформація?
Точної, однозначної відповіді на це запитання немає, тому що, як ми з'ясували вище, інформація — це абстрактне поняття, яке лише свідчить про "рух ідеального в суспільстві" , про застосування комунікаційно-інформаційного підходу до аналізу тих чи інших явищ дійсності.
Оскільки документ використовується як канал передачі інформації тільки в соціальній комунікації , то при характеристиці інформації , яка міститься в документі , застосовують прикметники: "соціальна", "розумова", "семантична" чи "семіотична" інформація. "Семантичною" називають інформацію, яка має певне значення, смисл для людини, яка її сприймає. "Семіотичною" — інформацію, як а передається в певній знаковій формі. Ці назви походять від термінологі ї семіотики — науки про знакові системи.
Однак уся соціальна інформація є семіотичною і семантичною, бо може передаватися від людини до людини тільки в знаковій формі і є інформацією для людини тільки в тому випадку, коли має значення, смисл, який може бути розшифрований (декодований).
З таких міркувань визначення документа як "семантичного повідомлення, фіксованого знаковою системою на матеріальному носії для передачі його в часі та просторі" не суперечить наданому вище визначенню документа як каналу соціальної комунікації .
На особливу увагу заслуговує визначення документа як повідомлення. Аркадій Васильович Соколов пише: "Документ — це стабільний речовинний об'єкт, призначений для використання в соціальній комунікації як завершене повідомлення". У цьому визначенні документа все збігається з наведеним вище, крім вказівки на місце документа в соціальному комунікаційно-інформаційному процесі . Виникає питання: документ — це канал передачі інформації чи повідомлення? Документ — це особлива форма каналу комунікації , така, де повідомлення невідривне від свого матеріального носія. Канал — це "сукупність пристроїв для передачі інформації" , або в переносному значенні — "шлях , засіб для досягнення якоїсь мети".
Канал — це обов'язковий елемент комунікаційно-інформаційної системи: шлях, яким передається повідомлення. Цей канал може бути непомітним для людей-комунікаторів (наприклад, за усної комунікації) , або може бути спеціально створеним для передачі повідомлення (наприклад, технічні пристрої у телефонній комунікації) . Особливістю документальної комунікації є те, що її каналом є матеріальний об'єкт, у якому зафіксовано інформацію, тобто документ. Безумовно, документ можна одночасно розглядати і як повідомлення, але таке, що невідривне від каналу його передачі . Із документа споживач може сприйняти як сигнали зміст повідомлення, розшифровуючи його знакову форму.
Інший підхід потрібний в тому випадку, коли документ сам (у цілому) розглядається як об'єкт передачі у матеріально-речовій комунікації . У такому разі документ розглядається не як повідомлення і не як канал передачі інформації , а як матеріальний об'єкт, що функціонує в суспільстві . Тоді для його передачі потрібні певні матеріальні канали чи суспільні інститути: книжкова торгівля, бібліотечна справа тощо.
2.2 Функція документа у соціальній комунікації
Поняття "функція" має різні значення (суспільне, математичне, фізіологічне, лінгвістичне). Оскільки документ — це об'єкт, створюваний суспільством, до нього застосовують суспільне значення поняття "функції" : "обов'язок, коло діяльності , призначення, роль", або "діяльність, обов'язок, робота, призначення"."Функція документа — це його суспільна роль, соціальне призначення, мета, завдання".