Нумерація заголовків справ, включених до річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання, у графі1 «№ з/п» здійснюється у валовому порядку, доки їх кількість не сягне 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, які створюватимуться у наступні роки, будуть включатися до іншого опису з наступним порядковим номером, наприклад, 2. Втім, на невеликих підприємствах з документообігом менше 600 документів на рік допускається закінчувати зведений опис, коли кількість справ становить 999.
Якщо справа постійного зберігання складається з кількох томів (частин), то кожний заголовок тому (частини) вноситься до опису під окремим номером.
Графи 2–5річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання заповнюються згідно з відомостями, зазначеними на обкладинці (титульному аркуші) справи. У графу 6«Примітка» вносяться відомості про фізичний стан справ, передання справ іншим підприємствам тощо.
Систематизація заголовків справ у межах розділів, назвами яких зазвичай виступають назви структурних підрозділів, та порядок розташування самих розділів в описі, мають відповідати зведеній номенклатурі справ.
Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої статті опису складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами зазначається фактична кількість справ, внесених до нього, а також, у разі наявності, інші відомості.
Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ керівником підприємства, залежно від кількості таких справ можуть вноситися до річного розділу під літерними номерами (125-а, 290-а, 290–6 тощо) або, за наявності вільного місця, вміщуватися наприкінці річного розділу опису за валовою нумерацією.
Після внесення до опису додаткових записів про включення або вибуття справ складається відповідно і новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави для внесення змін. Включати або вилучати справи з опису можна лише на підставі відповідних актів. Номер акта та дату його укладення обов'язково зазначають у підсумковому записі, наприклад:
У цей опис включено 698 (шістсот дев'яносто вісім) справ з№1 по№694, у тому числі: літерні номери 18-а, 21-а, 48-а, 99-а на підставі акта від 12 червня 2009 року№4.
До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складаютьпередмову, у якій ідеться про основні напрями діяльності та структуру підприємства за період, що охоплюють справи цього опису; подають коротку характеристику змісту і повноти документів у справах; висвітлюють особливості формування і опису справ, їх систематизації в описі. Передмову підписує укладач опису та керівник архівного підрозділу (особа, відповідальна за архів) підприємства.
Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумерують у валовому порядку. На окремому аркуші складають засвідчу-вальний напис (додаток 5),що вміщується в кінці опису.
Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд експертної комісії підприємства, яка на кожному примірнику опису проставляє гриф «СХВАЛЕНО».
На підприємствах, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у чотирьох примірниках і подають їх на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву.
Схвалені ЕПК описи справ затверджуються керівником підприємства. Один примірник направляється державній архівній установі (архівному відділу міської ради), в зоні комплектування якої перебуває підприємство. Другий – зберігається як недоторканний в архіві підприємства. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом і службою діловодства для поточного пошуку справ і у разі їх передавання на постійне зберігання надходять до державної архівної установи (архівного відділу міської ради).
На підприємствах, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках, перший з яких, схвалений ЕК підприємства та затверджений керівником підприємства, зберігається в архівному підрозділі, а другий – у службі діловодства.
2.2 Закінчений опис справ постійного зберігання
Кілька річних розділів зведеного опису справ постійного зберігання, сформованих протягом кількох років, або один річний розділ, кількість заголовків справ у якому сягнула 9999 (або 999), вважаються закінченим описом.
Систематизація заголовків справ у закінченому описі може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами – назви структурних підрозділів підприємства. У разі функціональної побудови річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого опису не проводиться.
До закінченого опису справ постійного зберігання також обов'язково складають засвідчувальний напис на зразок напису до розділу опису. Обов'язковими елементами оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є:
– титульний аркуш(додаток6),
– зміст,
– передмова,
– список скорочень.
Перелічені елементи на окремих аркушах вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й становлять довідковий апарат до опису.
Закінчений опис разом з довідковим апаратом до нього оправляють в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумерують валовою нумерацією.
2.3 Опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання
До опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання включають заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів підприємства. Опис справ тривалого зберігання складають за встановленою формою (додаток7).
Порядок внесення заголовків справ тривалого зберігання до опису та його оформлення загалом майже не відрізняються від складання опису справ постійного зберігання. Втім існують деякі особливості. Так, до порядкового номера опису додається літерний індекс «Т». Також у цьому описі, на відміну від опису справ постійного зберігання, є графа «Строк зберігання справи (тому, частини)», відомості до якої, як і до інших граф, слід переносити з обкладинки (титульного аркуша) справи.
Систематизація заголовків справ у цьому описі має відповідати зведеній номенклатурі справ підприємства за той самий рік.
На підприємствах, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання у двох примірниках, які схвалюються ЕК підприємства та затверджуються його керівником. Перший примірник як недоторканний зберігається в архіві, а другий є робочим.
На підприємствах, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складають у трьох примірниках. Після схвалення ЕК підприємства описи направляються для схвалення ЕК органу вищого рівня. Після повернення схвалені описи справ затверджуються керівником підприємства. Перший примірник річного розділу опису зберігається в архіві підприємства як недоторканний, другий використовується в роботі, третій може надсилатися для контролю органу вищого рівня.
Якщо підприємство не має керівного органу вищого рівня (зазвичай це стосується комерційних структур та громадських організацій), то річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються ЕК підприємства, затверджуються його керівником і зберігаються в архівному підрозділі: перший – як недоторканий, а другий – як робочий.
2.4 Складання і оформлення річного розділу опису справ з особового складу
Опис справ з особового складу складають за встановленою формою (додаток8).Порядок заповнення граф опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання.
Описи справ з особового складу нумерують валовою нумерацією з додаванням до порядкового номера індексу «ОС» (особовий склад).
Заголовки справ опису з особового складу систематизують за номінальною ознакою у такій послідовності:
– накази з особового складу;
– списки особового складу;
– картки з обліку особового складу;
– особові справи;
– особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості по зарплаті);
– трудові книжки (незатребувані);
– акти про нещасні випадки тощо.
Особові справи (особові картки) вносять до опису за роком звільнення працівника і систематизують за прізвищами звільнених працівників в алфавітному порядку.
Описи справ з особового складу підприємств, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складаються в трьох примірниках, підприємства, погоджуються з ЕПК відповідного державного архіву та затверджуються керівником підприємства.
Залежно від завдань використання інформації архівних документів в архівному підрозділі можуть створюватися такі картотеки: іменна, географічна, назв підприємств-контрагентів, з особового складу.
Описи справ з особового складу підприємств, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складаються в двох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК установи, погоджуються з ЕПК державної архівної установи (ЕК архівного відділу міської ради) та затверджуються керівником підприємства.
3. Довідковий апарат до документів архіву
Довідковий апарат архіву складається з описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з особового складу, номенклатур справ, за якими обліковуються справи тимчасового зберігання, історичних довідок до архівних фондів.