В архівах, де зберігається велика кількість справ, якими постійно користуються, можуть складатися довідкові картотеки і каталоги.
Описи справє базовими довідниками для створення інших видів довідкового апарату архіву, у яких використовуються пошукові дані того чи іншого архівного документа: номери фонду, опису, справи, аркушів у справі.
Номенклатурами справкористуються в разі пошуку документів і справ тимчасового (до 10 років) зберігання.
Історична довідкадо архівного фонду (колекції) виконує функції довідника, у якому в узагальненому вигляді подаються відомості з історії фондо-утворювача і фонду.
Історичну довідку складають під час першого надходження документів фонду до архіву.
Вона містить три розділи: історія фондоутворювача, історія фонду, характеристика документів фонду.
У першому розділіісторичної довідки в хронологічній послідовності подають такі відомості:
– розпорядчі акти про створення, реорганізацію, ліквідацію підприємства-фондоутворювача;
– крайні дати діяльності підприємства;
– завдання і функції підприємства, їх зміни;
– масштаб діяльності підприємства, мережа його підвідомчих підприємств, установ, організацій;
– зміни в назві та підпорядкованості підприємства;
– структура підприємства та її зміни.
У другому розділідовідки має бути зазначено:
– кількість справ у фонді та крайні дати документів фонду;
– час надходження документів фонду до архіву;
– зміни у складі та обсязі фонду, їх причини;
– дату першого передання документів фонду на державне зберігання та назву відповідного державного архіву;
– ступінь збереженості документів фонду.
У третьому розділідовідки подають:
– узагальнену характеристику фонду за видами документів та їх змістом;
– відомості про довідковий апарат до фонду;
– напрями використання документної інформації фонду.
Історичну довідку слід доповнювати в міру поповнення фонду новими надходженнями.
Історична довідка підписується керівником архівного підрозділу (особою, відповідальною за архів) і друкується на підприємствах, що передають документи на постійне зберігання, у чотирьох примірниках, на інших підприємствах – у двох.
У разі потреби в архіві складають довідкові картотеки або каталоги.Картотеки створюють до документів, якими користуються найчастіше (організаційно-розпорядчі, з особового складу, з комерційної діяльності тощо).
Залежно від завдань використання інформації архівних документів в архівному підрозділі можуть створюватися такі картотеки: іменна, географічна, назв підприємств-контрагентів, з особового складу.У картки кожної картотеки слід вносити відомості про осіб, підприємства, адреси, трудовий стаж, заробітну плату тощо з посиланням на номери фонду, описів, справ, аркушів, де містяться потрібні відомості. Картки в картотеках систематизують за поняттями в алфавітному порядку або за хронологією подій, про які в них ідеться.
Коли в архівному підрозділі є кілька картотек, їх можна об'єднувати в каталоги за предметно-тематичною, систематичною, географічною та іншими ознаками.
Висновок
У процесі виконання контрольної роботи з теми «Облік документів, що зберігаються в архіві підприємства» нами були розглянуті наступні питання:
а) основні реєстраційні форми;
такі як:
– книга обліку надходження та вибуття документів;
– список фондів;
– описи справ;
– номенклатура справ;
– паспорт архіву підприємства;
– справа фонду;
б) складання і оформлення різних видів описів справ,
а саме:
– річний розділ опису справ постійного зберігання;
– закінчений опис справ постійного зберігання;
– опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання;
– складання і оформлення річного розділу опису справ з
особового складу;
в) довідковий апарат до документів архіву.
Список джерел
реєстраційний форма документ паспорт
1. Закон України «Про інформацію» // Голос України.– 1992. – 13 листопада.
2. Закон України «Про науково-технічну інформацію» // Голос України.– 1993. – 23 липня.
3. ДСТУ 2732–94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.–Чинний від 1995–07–01. –К.: Держстандарт України, 1994. – 53 с.
4. ДСТУ 2392–94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення.–Чинний від 1995–01–01. –К.: Держстандарт України, 1994. – 53 с.
5. ДСТУ 2395–94. Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів для індексування. Основні вимоги.–Чинний від 1995–01–01. –К.: Держстандарт України, 1994. – 10 с.
6. Новий Національний стандарт України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (ДСТУ 2732:2004) розроблено Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України на заміну першого термінологічного державного стандарту України з архівної справи та діловодства ДСТУ 2732–94 й затверджено наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 травня 2004 р. №97. Стандарт набув чинності 1 липня 2005 року.
7. Ильюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. – М.: МГИАИ, 2007. – 132 с.
8. Крайская З.В., Чсллини Э.В. Архивоведение: Учеб. для средних спец. учеб. заведений. – М.: Норма, 2006. – 224 с.
9. Сергашн Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов: Учеб. для вузов. – М.: Высш. шк., 2006. – 239 с.