Сбор данных на предприятии происходил при помощи опросов и анкетирования сотрудников, а так же анализировались документы предприятия, такие как бухгалтерский баланс, финансовая отчетность, Устав предприятия и т.д.
Обработка информации осуществляется как в ручную, так и с помощью специальной техники, так же как и сбор информации необходимой для деятельности предприятия, например информации о конкурентах. Здесь не обойтись без интернета и компьютерных технологий.
Реализация скоростного (128-256 кбит/сек) доступа РАТАН-600 к сети Интернет позволяет оперативно сбрасывать накопленные данные в универсальную базу данных для глубокой обработки и скоростного доступа к ней основных участников проекта.
Разработка систем сбора и первичной обработки данных, а также локальной базы данных производится своими силами.
Собрана вся необходимая информация по предприятию, произведен анализ, разработан проект мероприятий по улучшению системы управления предприятием. Информация обработана, занесена в базу данных и разработаны соответствующие документы.
В ходе реализации проекта правовая составляющая играет важную роль. Однако часто правовое обеспечение проекта носит характер отдельных действий, осуществляемых при возникновении нестандартных ситуаций. Следствием этого является низкая эффективность применения юридических процедур при реализации проекта. Данное обстоятельство объясняется, прежде всего, тем, что линейные специалисты (юристы), привлеченные в проект, неполноценно используют возможности методов и средств юридической техники вследствие неполного понимания процессов управления и приоритетов задач проекта. Настоящий доклад посвящен вопросам правового обеспечения проекта с точки зрения системного подхода. Система правового обеспечения проекта рассматривается в качестве одного из базовых инструментов управления, применяемых на всех этапах проектной работы.
Система правового обеспечения проекта - это использование юридических знаний, методов и средств на всех этапах управления проектом с целью обеспечения эффективности и результативности проекта. Основная цель системы правового обеспечения проекта - легализация всех инструментов проектной деятельности. Под легализацией в данном случае понимается придание юридической силы документам, действиям, процедурам, создаваемым и осуществляемым в ходе реализации проекта.
Начальная фаза проекта
Различные фазы проекта, с точки зрения правового обеспечения, характеризуются специфическим, свойственным только данной фазе комплексом правовых действий. Если для начальной фазе проекта характерной процедурой является правовой анализ, то на фазе реализации значительной место отводится правовому мониторингу (таблица 6).
Таблица 6. Применение правовых процедур на разных фазах проекта
| Фаза проекта | Характерные процедуры правового обеспечения |
| Начальная фаза | Правовой анализ |
| Фаза разработки | Разработка и утверждение нормативных актов проекта |
| Фаза реализации | Правовой мониторингПрименение санкций и стимуловВнесение изменений в нормативные акты проекта |
| Завершающая фаза | Правовой аудит, закрытие контрактов |
На начальной фазе проекта следует выделить две основные задачи, решаемые системой правового обеспечения:
1. Определение внешних факторов, ограничивающих проект, либо влияющих на него.
2. Определение структуры, в рамках которой будет реализовываться проект.
Решение первой задачи обеспечивается путем проведения анализа действующих нормативно-правовых актов. На данном этапе руководитель проекта представляет юридической службе информацию об основных параметрах проекта. В частности, для проекта мероприятий по улучшению системы управления предприятия - это будут сведения законодательстве в области управления.
Другой важнейшей задачей начальной фазы является определение структуры, в рамках которой будет реализовываться проект. Такое решение принимается с учетом комплекса факторов, в том числе с учетом требований и условий, установленных действующим законодательством (лицензирование, ограничение на осуществление отдельных видов деятельности и других).
Фаза разработки проекта
Основной задачей системы правового обеспечения проекта на фазе разработки является формирование внутренней правовой среды проекта. Именно на данном этапе происходит выработка основных правил, которыми будут руководствоваться участники проекта в ходе его исполнения. Можно выделить следующие типовые действия правового обеспечения фазы разработки:
Легализация концепции проекта.
Легализация бюджета проекта.
Легализация организационной структуры проекта (формирование команды проекта, определение прав, обязанностей, требований к членам команды, установление системы санкций и поощрений).
Правовое обеспечение безопасности проекта (страхование, обеспечение информационной безопасности и др.).
Правовое обеспечение управления поставками и контрактами в проекте.
На данном этапе работы необходимо определить ключевые моменты, влияющие на успешность реализации проекта, и обеспечить их выполнение путем установления внутренних правовых норм проекта. При этом необходимо соблюдение баланса между действиями участников проекта, регламентированными правилами, и действиями, которые участники проекта совершают вследствие принятых ими оперативных решений. В противном случае эффект от наличия внутренних правовых норм проекта будет отрицательный, наличие большого количества правил и регламентов приведет к отсутствию инициативы и в конечном итоге негативно скажется на ходе реализации проекта.
Другим значимым аспектом формирования внутренней правовой среды проекта является взаимосвязь между локальными актами внутри проекта. Так, в основе разработки нормативных актов, определяющих организационную структуру проекта, должны лежать нормы, определяющие концепцию, календарный план проекта. Для каждого члена команды проекта должны быть четко определены сфера ответственности, а также основные задачи, которые необходимо решить в ходе реализации проекта. Соблюдение установленных сроков, выполнение ключевых задач проекта может обеспечиваться системой санкций и поощрений, закрепленной в трудовых контрактах.
В ходе формирования внутренней правовой среды проекта особого внимания требуют вопросы правового обеспечения заключения контрактов с поставщиками и подрядчиками. Здесь следует выделить три основных группы процедур:
1. Определение порядка выбора поставщиков и подрядчиков. В зависимости от требований заказчика (инвестора) проекта, видов выполняемых работ и поставляемых материалов выбор поставщиков и подрядчиков может осуществляться на основании тендера (открытого либо закрытого), творческого конкурса, мониторинга рынка и иных способах. Помимо установления способа выбора поставщиков и подрядчиков необходимо определить ключевые критерии, на основании которых будет осуществляться такой выбор. Как правило, приоритетность тех или иных критериев зависит от типа решаемых задач. Так, например, при определении поставщика широко распространенных строительных материалов решающим критерием является стоимость контракта, в то же время основным условием выбора поставщика уникального отделочного материала может являться срок поставки.
2. Определение порядка согласования контрактов. Имеется распространенное мнение, что разработка условий контракта является исключительно обязанностью юридической службы. Такой подход заранее определяет появление проблем и разногласий в ходе исполнения контракта. Условия контракта должны разрабатываться и согласовываться членами команды проекта, линейными службами организации в пределах их компетенции и ответственности (таблица 2). В то же время, юридическая служба должна четко понимать, какие цели должны быть достигнуты по исполнении контракта, и предложить варианты обеспечения достижения этих целей. Так, в целях соблюдения исполнения сроков, предусмотренных длящимися контрактами, необходимо определить промежуточные результаты работ (услуг, поставок), а также санкции в случае нарушения установленных сроков. Кроме того, возможно установление поощрений (бонусов), выплачиваемых по выполнению всех условий контракта.
Таблица 7. Пример распределения ответственности при согласовании условий контрактов
| Роль в команде проекта, служба организации | Условия контракта | ||
| Менеджер проекта, инженер проекта | Предмет контракта | ||
| Инженер проекта, менеджер по закупкам и поставкам | Стоимость контракта | ||
| Менеджер проекта, инженер проекта, менеджер по закупкам и поставкам | Сроки исполнения контракта, в том числе промежуточные этапы выполнения работ, поставки оборудования и материалов | ||
| Инженер проекта, финансовая служба организации | Соответствие условий контракта бюджету проекта | ||
| Менеджер проекта, инженер проекта | Соответствие условий контракта календарному плану проекта. | ||
| Юридическая служба организации | Обеспечительные условия контракта | ||
| Финансовая служба организации, бухгалтерия организации | Экономическая целесообразность заключения контракта, налоговые аспекты | ||
| Бухгалтерия организации | Реквизиты | ||
| Юридическая служба организации | Представительство при заключении контракта | ||
3. Заключение контрактов. Процедура заключения контрактов должна проходить при непосредственном участии юридической службы, задачами которой является обеспечение законности процедуры подписания (проверка полномочий лиц, подписывающих контракт, способов подписания контракта и др.).