Общий банк данных организуется таким образом, что составляющие его базы данных организуются по определенным правилам, которые должны предусматривать общие принципы описания, манипулирования и хранения информации. Накопление информации базе данных происходит в виде небольшого числа массивов, ориентация каждого из которых направлена на определенное решение задач. В системе при этом поддерживается непрерывная динамическая информационная модель объекта управления.
Передача информации является важнейшим и основным фактором нормального функционирования компании. Особое внимание и значение получило обеспечение оперативных и достоверных сведений. Для многих компаний внутренняя система информации получила функцию по решению задач организации технологического процесса. Это коснулось в первую очередь процессов обеспечения компаний кооперированной продукцией, которая поступает со специализированных организаций по внутрифирменным каналам. В этом случае информация играет большую роль для предоставления сведений при принятия управленческих решений и является тем фактором, который обеспечивает снижение издержек производства и повышает его эффективность. Прогнозирование процессов рынка играет особую роль.
Информация научно-технического характера играет существенную роль в принятии решений. Этот фонд требует непрерывного пополнения для обеспечения компании высокого уровня конкурентоспособности. Информация – это основа для создания докладов, предложений, отчетов и принятия важных решений. К информации менеджер предъявляет ряд определенных требований: четкость формулировок, краткость, своевременность поступления.
Применение экономико-математических методов, новейших разработок в сфере компьютерных технологий дает новые возможности для решения ряда задач, которые стоят перед менеджерами. Возможность переложить часть рутинных обязанностей связанных с документооборотом на электронные средства информационного обеспечения освобождает значительную часть рабочего времени руководителя, которое он может грамотно использовать для решения ряда стратегически важных вопросов по организации, управлению компанией.
1.3 Повышение эффективности управленческой деятельности
Использование информации является залогом эффективного управления различными социальными организациями. Можно утверждать, что управление является подготовкой, принятием и осуществлением ряда последовательных решений управляющей системой на основе определенной информации, которая отражает состояние окружающей среды и управляемого объекта, а так же степень выполнения/невыполнения принятых управленческих решений. Информация являет собой своеобразный процесс передачи сообщений между передающей системой и принимающей, что делает состояние последней разнообразным.1
Работы К. Шеннона и Н. Винера, увидевшие свет в конце 40-х годов XX столетия стали началом развития математической теории информации, которая понятие «информации» объясняет, как меру уменьшения неопределенности знания при совершении, какого либо события. Важнейшим стимулом развития кибернетики стала именно математическая теория информации.
Грамотное управление социальными системами, их подсистемами и организациями предполагает воспроизводство, производство и применение различных видов информации, которое включает:
· производство информации в виде изобретений, научных исследований, открытий;
· обобщение практического опыта в производственной отрасли, в области культуры, социально-политической жизни, образования и т.д.;
· отбор, сбор, оценка информации, которая необходима для управления;
· аналитико-синтетическая переработка информации (классификация, библиографическое описание, аннотирование, предметизация, реферирование, кодирование, перевод);
· поиск и хранение информации;
· распространение и размножение информации, ее передача потребителю;
· контроль за эффективностью использования информации;
· использование информации.
Различные субъекты и звенья управления в разной степени нуждаются в информации. Ее необходимый объем определяется первоочередными задачами, которые решаются в процессе управления тем или иным субъектом, тем или иным руководителем, работником управленческого аппарата. Важность и масштаб принимаемо решения так же имеют влияние на информацию. Ведь чем важнее и масштабнее решение, тем больше по объему и разнообразнее по содержанию информация необходима для его приятия и подготовки. Так же объем необходимой информации может зависеть от характера и количества регулируемых, управляемых параметров, от количества вариантов возможного поведения и состояния управляемого объекта, от разнообразия и величины, возмещающих управляемую систему внешних и внутренних воздействий, от качества и количества показателей, которые характеризуют результаты функционирования данной системы.
Возрастание необходимости знания об объектах управления происходит по мере совершенствования управления обществом, будь это слои населения, социальные группы, социальные организации, территориальные общности или подсистемы общества - экономическая, политическая, социальная, социокультурная1. В данных условиях и субъект, и объект управления требуют полной и достоверной информации о функционировании общества, его основных подсистем, групп и организаций. Результаты исследований показывают, что менеджеры и руководители не достаточно используют зачастую доступную информацию с первостепенной ролью в процессах управления. Специалисты по разработке социальных программ часто жалуются на то, что результаты их труда редко используются или не используются в управленческой деятельности. Результаты социологических исследований гласят, что управленцы более 50 % своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных, их обсуждение с подчиненными и на участие в совместном - с подчиненными или вышестоящими руководителями - решении возникающих проблем. Использование отчетов в качестве основ для оценки и поощрения работников, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, запросов большего количества ресурсов или их перераспределения, повышения достоверности информации предпочитают менее 50 % опрошенных работников сферы управления. А ведь информационную управленческую систему можно охарактеризовать как многокомпонентную систему, объединяющую людей, процедуры обработки и оборудование на основе компьютерной базы с целью сбора, обработки, поиска и предоставления информации.
Среди современных информационных технологий следует отметить системы управления базами данных (СУБД), которые играют существенную роль в качественном информационном обеспечении управления. Каждая из них представляет собой пакет программ, предназначенных для того, чтобы обеспечить интегрированный, системный и гибкий подход к организации данных и доступ к ним, в том числе и в масштабах целого ведомства.
Значительная роль выделяется автоматизации офисных операций среди новейших информационных технологий, которые используются в целях повышения эффективности управленческой деятельности и ее совершенствования. Автоматизация объединяет в себе современные достижения в области использования микросхем и технологий производства, а так же разработки в сфере телекоммуникаций. Среди наиболее распространенных технологий офисной автоматизации находятся текстовые редакторы, факсимильная связь, электронная почта, автоматизированные рабочие места и возможности проведение телеконференций. Проанализировав пример текстового процессора, можно сделать вывод, что он сокращает время, которое ранее требовалось для редактирования, копирования, распространения, распечатки текста. Обработка текстов процессором еще и дает возможность подключатся к нескольким дисплеям и принтерам, которые рассредоточены по всей организации, что делает доступ к документу всех сотрудников еще более доступным.
Важное преимущество электронной почты заключается в экономии времени на телефонных звонках, которые зачастую являются бесполезными, т.к. лицо на них отвечающее может не владеть необходимой вам информацией. Возможность тиражировать и направлять одно письмо по электронной почте нескольким адресатам – еще один плюс информационного обеспечения организации.
Особенность факсимильных аппаратов заключается в их работе в качестве фотокопировальных машин. Передача документов с их помощью возможна в оригинальном виде и с меньшими затратами, чем любым другим способом.
Автоматизированные рабочие места существенно сокращают объем рутинных, утомительных и повторяющихся операций, освобождая специалиста, который занимается управленческой деятельностью, для более важных дел.
Проведение телеконференций с помощью телекоммуникационных технологий, таких, как телефонные линии, многоканальная, а также микроволновая и спутниковая связь, обеспечивает возможность личного общения на большом расстоянии, экономит деньги и время. Такие необходимые для управленческой деятельности коммуникационные взаимодействия освобождаются от каких бы то ни было географически-пространственных ограничений. Данная технология особенно эффективна, когда ее используют высшие руководящие кадры в общенациональных государственных учреждениях.
Значительную роль в росте эффективности управленческой деятельности играют системы поддержки принятия решений (СППР). Они представляют собой компьютерную информационную систему, которая поставляет информацию работникам высшего руководящего звена. Такая информация обычно используется для нетрадиционного многогранного принятия непрограммируемых управленческих решений. Системы поддержки принятия решений способны оказать поддержку менеджеру и руководителю в принятии нестандартных решений, облегчат пользователю разработку моделей и построение сценариев, манипуляции множеством разнообразных данных. Использование этого программного обеспечения повышает качество решений управления.