Практична діяльність керівників має розбіжності з теорією управління. Водночас керівники органів та підрозділів намагаються в складних сучасних умовах вишукувати найбільш раціональні шляхи оптимізації організації праці в структурних підрозділах, які вони очолюють. З погляду теорії управління, ці розбіжності доцільно усувати шляхом суворого дотримання принципів організації праці, методів раціонального використання робочого часу керівником, а також шляхом умілої організації процесів управління, грамотній побудові внутрішнього та зовнішнього середовища управлінської діяльності керівника.
Необхідно зупинитися і на тому питанні, що мотивація діяльності спеціальних категорій державних службовців має (або принаймні може мати) вплив на всі системи стосунків у колективі – офіційні і неофіційні. Організація та управління системою неофіційних стосунків здійснюється через лідерство, що прямо залежить від мотивації, якою керується лідер. У психологічному змісті лідерство – це “відношення домінування та підлягання, впливу та слідування у системі міжособистих стосунків у групі”. У контексті управління лідерство розглядається як “…здатність впливати на окремі особистості та групи, спрямовуючи їх зусилля на досягнення цілей організації” [8, с. 286].
Поєднання статусу керівника зі становищем лідера дає можливість керівнику не тільки формально, за наказом, але й фактично очолювати колектив, враховувати і найбільш адекватно виражати його суспільно значущі цілі та інтереси мотивації діяльності спеціальних категорій державних службовців, створювати в ньому сприятливий соціально-психологічний клімат і моральну атмосферу, підтримувати конструктивні та творчі відносини. Підтверджує цю тезу думка відомих фахівців у галузі управління Г. Кунца та С. О’Доннела, які стверджують: “Якщо підлеглі керуються тільки правилами та потребами, встановленими керівництвом, то вони можуть працювати приблизно на 60 або 65% своїх можливостей, просто виконувати свої обов’язки задовільно, щоб утриматися на роботі. Для того, щоб досягти повного використання здібностей підлеглих, керівник має знайти у них відповідний відгук, здійснюючи лідерство” [6, с. 126].
Як відомо, постійний дефіцит часу є специфічним для нормальної мотивації діяльності спеціальних категорій державних службовців. Те, що в інших видах праці притаманно так званим “надзвичайним ситуаціям”, вважається загальноприйнятим у діяльності спеціальних категорій державних службовців. І при цьому необхідно, щоб їх дії відповідали вимогам закону в будь-якій обстановці. Для дисциплінованого, високоморального і професійно грамотного працівника – це звичайна повсякденна діяльність, що вимагає внутрішньої готовності до кваліфікованого виконання завдань, тому для нього поспішність, квапливість, непрофесіоналізм і несумлінність є неприйнятними. Звідси і виникає внутрішній конфлікт, зумовлений тим, що сумлінний працівник вимушений діяти за сталими правилами, які не відповідають його вихованню та внутрішньому переконанню, а це, у свою чергу, негативно впливає на мотивацію діяльності спеціальних категорій державних службовців [5, c. 111].
А.В. Мурзак зазначає, що конфлікт – це зіткнення протилежно спрямованих несумісних між собою осіб, їх ідей, інтересів, потреб, рівнів домагань, що пов’язано з гострими емоційними перериваннями [11, с. 127].
На нашу думку, наукова організація праці в частині мотивації діяльності спеціальних категорій державних службовців покликана забезпечити найбільш сприятливі умови для всебічного розвитку особистості керівника. Застосування отриманих знань дає змогу виховувати висококваліфікованих спеціалістів, рівень підготовки яких відповідає сьогоденню. Керівники мають оволодіти сучасними науковими знаннями, навчитися мистецтву управління персоналом, вирішувати питання мотивації діяльності спеціальних категорій державних службовців.
Посадові обов’язки керівника, його владні повноваження – це механізм, який забезпечує мотивацію діяльності спеціальних категорій державних службовців. Вони регулюють діяльність керівника, підкреслюють його статус та виконують деякі інші функції. Разом з тим вкрай потрібним є і вплив внутрішніх механізмів мотивації діяльності спеціальних категорій державних службовців. Серед яких, перш за все, треба відзначити: авторитет керівника, явище лідерства (мотивації), вміння працювати у команді тощо. Гармонійне поєднання цих механізмів свідчить про високий рівень управлінської культури керівника, і формування такого рівня є одним із пріоритетних напрямів роботи кадрових апаратів [16, с. 128].
Керівник, як суб’єкт правового виховання співробітників, має стати джерелом імпульсів до право слухняної поведінки, а не сухих інструкцій і правових приписів. Він має викликати в людей внутрішнє бажання діяти за законом і в службовому, і в особистому житті піклуватися про правову сторону своїх дій, мотивуючи при цьому діяльність спеціальних категорій державних службовців [4, с. 129].
Л.Д. Кудряшова виділяє таку важливу категорію, як “загальна здатність до управління”, під якою можна розуміти здатність до інтегрування, до об’єднання в одне ціле усієї сукупності специфічних якостей (здібностей) особистості. Про загальну здатність можна судити за способом організації, за характером взаємозв’язку специфічних здібностей [9, с. 88].
Здатність сформувати талановиту команду – найважливіший критерій оцінювання керівника у сфері мотивації діяльності спеціальних категорій державних службовців Як відзначає В.Ю. Озіра, “колегіальність керівництва, так званий управлінський ансамбль, – ось... вирішення проблеми. Генеральний керівник буде координувати діяльність усього управлінського ансамблю, а його заступники стануть єдиноначальниками у закріпленому за ними напрямі діяльності. Назвемо такий ансамбль управлінською бригадою. До неї можуть входити лінійні і штабні керівники, а також фахівці. Таку бригаду доцільно створювати для вирішення найбільш складних проблем. Створювати управлінську бригаду, котра діяла б ефективно, – справа складна і тонка, котра потребує багато часу й уваги. Однак ці зусилля окупляться” [12, с. 24].
Продуктивність праці того чи іншого підрозділу, ефективність мотивації діяльності спеціальних категорій державних службовців, характер відносин між співробітниками, мікроклімат у колективі – усе це залежить від багатьох факторів, серед яких значне місце відводиться роботі керівника підрозділу. Керівник – це особа, яка наділена правом приймати рішення, виступає єдиноначальником у межах наданих йому повноважень. Діяльність сучасного керівника є надзвичайно багатоплановою. Вплив його на підлеглих передусім має на меті забезпечення належної службової поведінки, згідно з правилами цієї організації, з метою позитивної мотивації діяльності спеціальних категорій державних службовців. Як уже зазначалося, однією з ознак керованості певної системи є наявність керівного параметра. Поєднання і впорядкування елементів, забезпечення цілісності соціальної системи значною мірою досягається завдяки цілеспрямованій керівній діяльності суб’єкта управління в процесі мотивації діяльності спеціальних категорій державних службовців. Таким суб’єктом управління в органі виконавчої влади є його керівник. Від нього каналами прямого зв’язку до об’єктів управління надходять команди управління, а каналами зворотного зв’язку – дані про результати виконання цих команд [4, c. 171].
Функції контролю керівника в процесі виконання службових обов’язків підсилюються при об’єктивності й доброзичливості в оцінюванні мотивації діяльності підлеглих. Доброзичливість не є стилем потурання підлеглим. Вона не суперечить принциповості, заснованій на вірі в справедливість закону. Вона не виключає й суворого дотримання законності. Законність – найважливіша ознака організаційно-правової й управлінської діяльності керівника. Зразкове виконання службового обов’язку, робота з повною віддачею, високий професіоналізм керівника мають сенс лише в тому випадку, якщо вони підкріплюються дотриманням законів.
За справедливим зауваженням A.M. Столяренко, “історія містить численні й переконливі свідчення того, що закон юридичний нічого не вартий, якщо він перебуває в руках соціально неповноцінних, аморальних людей. Навіть кращий закон може породжувати несправедливість, якщо він втілюється в життя людиною духовно бідною, відсталою від динамізму суспільства, яка живе у вузькому світі інструкцій і правових норм. Недоліки роботи правоохоронних органів багато в чому породжені не тільки недосконалістю її реалізації працівниками цих органів, недоліками їх психології й підготовки, але й міцно сформованими в періоди культів і застою адміністративно-командними методами”[8, с. 16].
Не менш важливо керівникові в службових відносинах усвідомлювати особисто й усіляко нейтралізувати синдром, що прийшов до нас із давнини, “гоніння розумників”, який А.С. Грибоєдов назвав “горе від розуму”. Ворожість до інтелектуально більш розвинутої людини простежується у будь-яких людських формаціях, буквально на всіх етапах історичного розвитку суспільства.
Прояви синдрому “гоніння розумників” спостерігаються й сьогодні в управлінських відносинах в мотивації діяльності спеціальних категорій державних службовців. З іншого боку, “феномен особистісної деградації, переродження творчої долі (акцентуація, девіантна поведінка, наркоманія, алкоголізм тощо)” [9, с. 475 ], також наявний серед державних службовців [7, с. 15].