Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам. Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам или другим, надлежащим оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.), на которые ставится специальный штамп, имеющий реквизиты расходного кассового ордера.
Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. До передачи в кассу на исполнение кассовые документы записываются бухгалтером в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров с указанием кодов (цифровых обозначений) причин и условий поступления и выдачи наличных денежных средств. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организаций, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций, составляется отчетность.
Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге номеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью организации. По окончании дня кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре).
Учет и контроль денежных средств
Это политика и процедуры, разработанные чтобы:
- защитить активы, обеспечить соответствие с финансовой политикой субъекта;
- обеспечить достоверность данных, отраженных на бухгалтерских счетах.
Денежные средства легко скрыть и перевезти, на них нет знаков принадлежности, и они являются конвертируемыми. Риск кражи напрямую связан с тем, что отдельные лица имеют доступ к системе учета и могут получить разрешение на охрану денежных средств.
Внутренний контроль над движением денежных средств выполняет следующие функции:
1. отдельное хранение и отдельный учет денежных средств;
2. учет всех операций, произведенных за наличный расчет;
3. хранение только необходимого остатка в кассе;
4. периодические проверочные подсчеты остатка в кассе;
5. физический контроль денежных средств;
6. контроль за поступлением;
7. контроль денежных расходов;
8. контроль денежных средств на расчетных счетах;
9. сверка кассовых остатков;
10. сверка расчетных (валютных) счетов.
В осуществления контроля за состоянием и сохранностью денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе не реже 1 раза в месяц проводится внезапная инвентаризация кассы.
Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации назначается комиссия, которая вместе с кассиром, прежде всего, проверяет, соответствует ли помещение кассы требованиям по обеспечению сохранности денежных средств и других ценностей, по технической оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации, созданы ли кассиру условия для работы.
Касса – это специально оборудованное помещение, которое обеспечивает сохранность денег. Во время совершения операций двери запираются с внутренней стороны, ключи от сейфа или железного шкафа хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанном пакете – у руководителя предприятия.
Перед началом инвентаризации комиссия должна получить у кассира последний кассовый отчет с приложением к нему всех приходных и расходных кассовых ордеров и других заменяющих их денежных документов и расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства, а денежные средства, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Эта расписка помещена в заголовочной части акта инвентаризации кассы. Кассовый отчет подписывается главным бухгалтером организации. Комиссия в присутствии кассира проверяет кассовый счет и устанавливает правильность выведенного остатка наличных денег в кассе. Затем комиссия проверяет денежное наличие путем полного полистного пересчета всех хранящихся в кассе денег, независимо от, того находятся ли они в разрозненном виде или в банковской упаковке, ценных бумаг, расчетных чековых книжек, почтовых марок, проездных билетов, путевок в дома отдыха и санатории и т.д.
Проведение инвентаризации кассы.
Инвентаризация кассы проводится с полным полистным пересчетом всех денежных купюр, ценных бумаг, денежных документов, бланков строгой отчетности по видам с указанием в акте названия, номера, серии и номинальной цены и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. При подсчете фактического наличия денежных знаком и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги (акции, облигации, чеки, векселя и другие документы, выпускаемые в соответствии с законодательством в качестве ценных бумаг).
Денежная наличность включается в акт по купюрам и сумме. Заявление кассира о наличии в кассе денежных средств и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту, не принимаются.
В акте инвентаризации наличия денежных средств остатки, находящиеся в кассе денежных средств сверяются с данными учета на день инвентаризации. И определяется результат. При обнаружении инвентаризацией недостачи или излишков в акте указывается сумма.
Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках, на расчетном счет, валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии предприятия, с данными по выпискам банков.
В случае установления фактов недостач или излишков ценностейкомиссия берет с кассира письменное объяснение о причинах и обстоятельствах возникновения этих расхождений, которое также фиксируется в акте. При этом следует иметь в виду, что заявление кассира о выдаче наличных денег из кассы, не подтвержденное расходными кассовыми ордерами или заменяющими их документами и расписками получателей в платежной ведомости, не принимается в оправдание фактического остатка наличных денег в кассе. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации.
На сумму недостачи денег, выявленную при инвентаризации кассы, до рассмотрения акта и принятия решения руководителем торговой организации на счетах бухгалтерского учета делается следующая запись:
Дебет счета: 1250 «Прочая дебиторская задолженность», субсчет
«Недостачи и потери от порчи ценностей по нерассмотренным актам»
Кредит соответствующих счетов:
1010 «Наличность в кассе в тенге»
1020 «Наличность в кассе в иностранной валюте»
После принятия руководителем организации решения о взыскании недостачи денег с кассира дается следующая бухгалтерская проводка:
Дебет счета 1250 «Прочая дебиторская задолженность» субсчет
«Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кредит счета1250 «Прочая дебиторская задолженность»,
субсчет «Недостачи и потери от порчи ценностей по нерассмотренным актам»
По внесении в кассу денежной суммы в погашение недостачи, согласно составленному приходному кассовому ордеру, производится следующая бухгалтерская запись:
Дебет соответствующих счетов:
1010 «Наличность в кассе в тенге»
1020 «Наличность в кассе в иностранной валюте»
Кредит счета1250 «Задолженность работников и других лиц»,
субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Излишки денежных средств, выявленные в кассе при инвентаризации, приходуют на основании приходного кассового ордера, и в учете делается следующая запись:
Дебет соответствующих счетов:
1010 «Наличность в кассе в тенге»
1020 «Наличность в кассе в иностранной валюте»
Кредит счета 6280 «Прочие доходы от неосновной деятельности»
На основании «Акта инвентаризации наличия денежных средств» (ф. № Инв-15) результаты инвентаризации кассы записываются в журнале ордере №1 и ведомости к нему или в машинограмме отдельной строкой по аналитическому счету данного кассира. После этой записи остаток по указанному учетному регистру будет соответствовать фактическому остатку наличных денег в кассе.
Примеры корреспонденций по счету 1010
«Денежные средства в кассе в тенге» Типового плана счетов
| № | Содержание операции | Дебет | Кредит |
| 1. | Выданы деньги подотчетным лицам | 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников» | 1010 «Денежные средства в кассе в тенге» |
| 2. | Выдана заработная плата | 3350 «Краткосрочная задолженность по оплате труда» | 1010 «Денежные средства в кассе в тенге» |
| 3. | Выявлена недостача в кассе | 7410 «Расходы по выбытию активов» | 1010 «Денежные средства в кассе в тенге» |
| 4. | Оплата аренды относящейся к будущим периодам | 1620 «Расходы будущих периодов» | 1010 «Денежные средства в кассе в тенге» |
| 5. | Поступили деньги от дебиторов | 1010 «Денежные средства в кассе в тенге» | 1210 «Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков»,1220 «Краткосрочная дебиторская задолженность дочерних организаций»,2120 «Долгосрочная дебиторская задолженность дочерних организаций», 1230 «Краткосрочная дебиторская задолженность ассоциированных и совместных организаций»,2130 «Долгосрочная дебиторская задолженность ассоциированных и совместных организаций» |
| 6. | Возврат подотчетных сумм | 1010 «Денежные средства в кассе в тенге» | 1250 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников»,2150 «Долгосрочная дебиторская задолженность работников» |
| 7. | Выявлен излишек в кассе | 1010 «Денежные средства в кассе в тенге» | 6160 «Прочие доходы от финансирования», 6280 «Прочие доходы» |
Организация учета денежных средств на примере ТОО «Systemline».