Соблюдение режима работы;
Качество оформления социальных паспортов;
Количество граждан обслуженных на момент проверки;
Количество клиентов в очереди;
Численность обслуживаемых в час;
Количество поступивших жалоб;
Состояния помещения, в котором находится отделение;
Пожарное состояние рабочих мест инспекторов;
Оформление информационных стендов;
Проведение технической учебы с инспекторами;
Наличие и содержание в отделении нормативно-правовой документации;
Знание инспекторами отделения законодательной базы;
Состояние делопроизводства (ведение журналов);
Состояние технических средств связи;
Уровень навыков владения техникой работы с базой данных;
Культура общения и полнота консультирования;
Внешний вид инспектора.
Акт составляется начальником ОСЗН, на нем ставится дата проведения проверки и подпись проверяющего. Акт хранится в отделе и предъявляется при проверках работ отдела руководством департамента социальной защиты населения и специалистами департамента.
3.8 Актуализация документов
Причинами внесения изменений в документы могут быть следующие:
изменение условий выполнения регламентированной документом работы;
изменение требований к выполнению работы;
решения начальника Департамента;
предложения начальников отделений, сотрудников и исполнителей;
любые другие обоснованные случаи.
Решение о необходимости внесения изменений в документ принимает начальник департамента.
Ответственным за разработку изменений к документу является начальник ОСЗН. При необходимости, разработка изменений может быть поручена другим исполнителям.
Изменение документов осуществляются посредством:
издания новой версии документа, если изменений более 3-х или они затрагивают принципиальные требования, изложенные в документе;
замены отдельных положений документа, изъятием их, внесением и уточнением отдельных пунктов (с заменой листов/страниц), если изменений не более 3-х, и они не носят принципиального характера.
При издании новой версии документа вносятся изменения и изменяется год издания документа.
Порядок разработки, согласования изменений к документам аналогичен порядку разработки и согласования самих документов. Утверждает изменения начальник ОСЗН. Датой введения изменений в действие является дата их утверждения.
При введении изменений в учтенных экземплярах документа производится корректировка согласно изменениям, а в листе регистрации изменений этого документа производится отметка о внесенных изменениях.
Замененные листы копий документов уничтожаются.
Заменённый документ (устаревшая версия) хранится в кабинете у начальника ОСЗН.
Начальник ОСЗН осуществляет контроль за:
внесением изменений во все учтенные копии документа;
регистрацией изменений в листе регистрации изменений;
ознакомлением всех заинтересованных лиц с изменением к документу.
3.9 Анализ со стороны руководства
Начальник ОСЗН составляет:
планы работы отдела (ежемесячный, квартальный, годовой)
отчеты о работе отдела (ежемесячные, годовые)
План работы отдела - это организационный документ постоянного действия. Он регламентирует на определенный период времени не только выполнение мероприятий, но и определяет ответственность работников отдела за осуществление ими функциональных обязанностей в соответствии с этими мероприятиями.
Деятельность отдела осуществляется в соответствии с перспективными (на год) и текущими (на квартал) планами работы, которые разрабатываются в целях лучшей организации и дальнейшего развития социальной защиты населения района.
Перспективный план работы утверждается руководителем Департамента Социальной Защиты Населения. Для подготовки проекта перспективного плана работы инспекторы отдела представляют предложения начальнику отдела в соответствии с их функциональными обязанностями за 20 дней до начала следующего года. С учетом полученных от специалистов предложений начальник отдела в течение 10 дней разрабатывает и за 7 дней до начала следующего календарного года передает руководителю департамента, проект перспективного плана на рассмотрение. При отсутствии замечаний руководитель департамента утверждает план. План работы отдела на квартал разрабатывается на основе и в соответствии с перспективным планом работы отдела и утверждается руководителем департамента не позднее 25 числа последнего месяца текущего квартала.
Начальник отдела несет Персональную ответственность за своевременное представление предложений по проекту перспективного и текущего планов.
Перспективный и текущий планы работы отдела включают в себя разделы по направлениям деятельности в соответствии с задачами, возложенными на отдел: реализация государственной политики по социальной защите семьи, женщин и детей, ветеранов, инвалидов, граждан, уволенных с военной службы, и членов их семей, организация социального обслуживания населения, и другие.
Каждый раздел планов включает в себя: название вопроса (мероприятия), дату рассмотрения (проведения), ответственных исполнителей. План составляется по установленной Департаментом форме.
В план могут включаться следующие разделы:
вопросы для рассмотрения у главы администрации города;
вопросы для рассмотрения на коллегии администрации города;
информационно-методическая работа;
работа с кадрами, проведение семинаров и совещаний;
работа с письменными и устными обращениями граждан;
исполнительская дисциплина;
взаимодействие с фондами, общественными, благотворительными и другими организациями, средствами массовой информации.
Планы, программы, сценарии проводимых массовых мероприятий утверждаются руководителем департамента. Список лиц, приглашенных на эти мероприятия, также согласовывается с ним. Срок представления материалов по запланированному мероприятию - за 7 дней до даты проведения.
В отчетах о работе приводится следующая информация:
Общее количество получателей мер социальной поддержки и социальных услуг
Сколько социальных паспортов было оформлено
Количество получателей льгот, едв, субсидий, пособий, компенсационных выплат, единовременных денежных выплат
Количество граждан оказавшимся в трудной ситуации которым предназначена материальная
С целью оценки эффективности действующей системы социальной поддержки населения проводится мониторинг уровня бедности семей, который включает информацию о том, сколько обратилось в отдел семей со среднедушевым доходом ниже величины прожиточного минимума и какое количество семей стало после назначения всех выплат и льгот.
В заключительной части отчета приводятся предпринятые действия по результатам анализа. С целью повышения качества обслуживания посетителей два раза в месяц проводится учеба со специалистами отделений по изучению новых нормативных документов, по рассмотрению ошибок, выявленных в результате проводящихся проверок, по разъяснению порядка расчета субсидий и льгот и умению специалистами отделения приема объяснить посетителю суммы начисленных выплат, и другим вопросам.
В отделении назначения и учета социальных выплат сформированы 12 участков в зависимости от места жительства заявителей. Инспектор на участке назначает все виды социальных пособий согласно поступившему заявлению.
В целях контроля правильности назначения выплат каждым инспектором ведутся журналы по всем видам выплат, где фиксируется каждая сумма текущей выплаты и сумма доплат за прошлое время. Ведущий инспектор, проверяющий назначение мер соцподдержки, также ведет контроль записей в журнале и ставит свою подпись.
В обязательном порядке производится проверка на соответствие неоплаченных сумм согласно отчетам, сформированным на выплатном участке, с отчетами, предоставленными ФГУП «Почта России».
Ведется сверка базы данных «Адресная социальная помощь» с базой данных загса на наличие умерших среди получателей ЕДВ; сверка краевого регистра с федеральным на выявление граждан, состоящих на учете в обоих регистрах; сверка пенсионной базы данных с базой краевого регистра на выявление получателей ЕДВ, которым прекращена выплата пенсии; сверка получателей ЕДВ краевого регистра за текущий месяц с получателями ЕДВ за прошлый месяц; сверка получателей детских пособий до 1,5 лет с программой «Логический контроль» Фонда социального страхования и электронными списками получателей пособия по безработице из центра занятости.
Совместно со специалистами Почтамта проводятся совместные проверки почтовых отделений, осуществляющих выдачу денежных средств гражданам.
Отчет о работе отдела подписывается начальником ОСЗН,копия отчета отправляется в Департамент социальной защиты населения. Форма отчета представлена в альбоме форм документов (Приложение А).
В целях повышения исполнительской дисциплины, улучшения качества работы отдела и обслуживания граждан, усиления контроля за своевременным назначением социальных выплат и предоставлением мер социальной поддержки населению Первореченского района, начальником ОСЗН разработан приказ о совершенствовании работы отдела.
3.10 Сопоставление записей требуемых стандартом МС ИСО 9001:2008 с записями, ведущимися в отделе
Для сравнения записей требуемых стандартом МС ИСО 9001:2008 с записями ведущимися в ОСЗН была составлена таблица.
Таблица 2 - Сопоставление записей требуемых стандартом с записями предприятия.
| № пункта стандарта | Записи требуемые МС ИСО 9001:2008 | Записи ведущиеся в отделе |
| 5.6.1 | Записи об анализе со стороны руководства должны поддерживаться в рабочем состоянии. | Не ведутся в связи со спецификой |
| 6.2.2 д | Организация должна поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках и опыте. | дипломы об образовании |
| 7.1 г | Записи, необходимые для обеспечения свидетельства того, что процессы жизненного цикла продукции и продукция соответствуют требованиям. | Журнал регистрации социальных паспортов |
| 7.2.2 | Записи результатов анализа и последующих действий, вытекающих из анализа, должны поддерживаться в рабочем состоянии. | Не ведутся в связи со спецификой |
| 7.3.2 | Входные данные, относящиеся к требованиям к продукции, должны быть определены, а записи должны поддерживаться в рабочем состоянии. | Не ведутся в связи со спецификой |
| 7.3.4 | Записи результатов анализа проекта и разработки и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии | Не ведутся в связи со спецификой |
| 7.3.5 | Записи результатов верификации и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии. | Не ведутся в связи со спецификой |
| 7.3.6 | Записи результатов валидации и всех необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии. | Не ведутся в связи со спецификой |
| 7.3.7 | Записи результатов анализа изменений и любых необходимых действий должны поддерживаться в рабочем состоянии. | Не ведутся в связи со спецификой |
| 7.4.1 | Записи результатов оценивания и любых необходимых действий, вытекающих из оценки (поставщиков) должны поддерживаться в рабочем состоянии. | Не ведутся в связи со спецификой |
| 7.5.2г | Осуществление валидации процессов производства и обслуживания продукции в соответствии с установленными организацией требованиями | Акты проверки отделений |
| 7.5.3 | Осуществление валидации продукции и ее регистрации для обеспечения прослеживаемости продукции | Журналы регистрации обращений граждан |
| 7.5.4 | Если собственность потребителя утеряна, повреждена или признана непригодной для использования, потребитель должен быть об этом извещен, а записи должны поддерживаться в рабочем состоянии. | Не ведутся в связи со спецификой |
| 7.6а | Регистрация метрологической базы, используемой для калибровки или поверки устройств для мониторинга и измерений (при отсутствии международных или национальных эталонов) | Не ведутся в связи со спецификой |
| 7.6 | Регистрация правомочности предыдущих результатов измерения, если обнаружено, что оборудование не соответствует требованиям | Не ведутся в связи со спецификой |
| 7.6 | Результаты калибровки и поверки устройств для мониторинга и измерений | Не ведутся в связи со спецификой |
| 8.2.2 | Ответственность и требования к планированию и проведению аудитов, а также к отчетности о результатах и поддержанию в рабочем состоянии записей должны быть определены в документированной процедуре. | Отчеты о работе отделаАкты проверок Департамента |
| 8.2.4 | Свидетельства соответствия критериям приемки должны поддерживаться в рабочем состоянии. | Социальный паспорт |
| 8.2.4 | Записи должны указывать лицо (а), санкционировавшее (ие) выпуск продукции. | Должностные инструкции |
| 8.3 | Записи о характере несоответствий и любых последующих предпринятых действиях, включая полученные разрешения на отклонения, должны поддерживаться в рабочем состоянии. | Отчеты о работе отдела |
| 8.5.2 | Записи результатов предпринятых корректирующих действий. | Отчеты о работе отдела |
| 8.5.3 | Записи результатов предпринятых предупреждающих действий. | Отчеты о работе отдела |
Как показывает таблица, в ОСЗН ведутся все записи требуемые стандартом за исключением тех, в которых нет необходимости.