Внутрішня система інформації
Зміст
Вступ
1. Значення підвнутрішньофірмової системі інформації
1.1 Комунікації
1.1.1 Комунікації між організацією і її середовищем
1.1.2 Комунікації між рівнями та підрозділами
1.1.3 Формальні і неформальні комунікації
1.1.4 Комунікаційний процес
1.1.5 Міжособистісні комунікації
1.1.6 Комунікаційні мережі
1.2. Внутрішньо фірмова система інформації
1.2.1 Види інформації на підприємстві
1.2.2 Апаратне управління внутрішньої системи інформації
1.2.3 Інформаційні ресурси підприємства
1.2.4 Значення внутрішньо фірмової системи інформації
2. Аналіз внутрішньо фірмової системи інформації
2.1 Корпоративна інформаційна система ВАТ "ММК"
2.2 Транспорт для інформації на ВАТ "ММК"
2.3 Інтернет - інформаційний ресурс
2.4 Інформаційні системи компанії "Боїнг"
Висновок
Список використаної літератури
Вступ
Комунікації, обмін інформацією - це те, в чому кожен бере участь щодня, але лише не багато роблять це досить злагоджено. Майже неможливо переоцінити важливість комунікацій в управлінні. Чи не все, що роблять керівники, щоб полегшити організації досягнення її цілей, вимагає ефективного обміну інформацією. Якщо люди не можуть обмінюватися інформацією, ясно, що вони не зуміють працювати разом, формулювати цілі й досягати їх. Однак, комунікації - це складний процес, що складається з взаємозалежних кроків. Кожен з цих кроків дуже потрібний для того, щоб зробити наші думки зрозумілими іншій особі.Мета даної роботи - ознайомитися з природою і складностями комунікацій, з потенційними пастками на шляху до розуміння суті повідомлень, а також з тим, що можна зробити, щоб більш ефективно обмінюватися інформацією, як серед менеджерів, так і за межами їхнього кола. Як правильно використовувати інформацію і яке вона має значення для сучасних фірм і корпорацій.Завдання даної роботи - вивчення сутності та поняття інформації. Як вона впливає на організацію бізнесу і членів цієї організації.Тема даної роботи актуальна на сучасному етапі розвитку бізнесу, тому що дуже важко без інформаційних ресурсів і можливостей побудувати цей бізнес. З великого обсягу інформації необхідно вибирати більш потрібну і правильну, переосмислювати її зміст і робити необхідні висновки. Інформаційні ресурси, новітні технології - це невід'ємний атрибут сучасного фірми, яка рухається до досягнення своїх цілей, завдань, щоб отримати ефективний результат своєї роботи. Якщо компанія не володіє інформаційними можливостями, не розуміє важливості комунікативного процесу, то вона не в змозі витримати конкурентну боротьбу, розуміння і схвалення клієнтів, отримання очікуваного прибутку, процвітання та сталого становища на ринку.
1. Значення інформації під внутрішньо фірмової системі інформації
1.1 Комунікації
комунікація міжособистісний управління корпоративний інтернет
Будь-яке спілкування, в тому числі і ділове - це, перш за все комунікація, тобто обмін інформацією, значущою для учасників спілкування. Саме поняття "комунікація" (від лат. communicatio-повідомлення, зв'язок, шлях повідомлення, а це слово, у свою чергу, походить від communico-, пов'язую, спілкуюся).
Менеджер-керівник від 50 - 90% усього часу витрачає на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособистісних відносинах, інформаційному процесі та процесі прийняття рішень, не кажучи про управлінські функції планування, організації, мотивації і контролю.
Основна частина комунікацій в організації доводиться на розмови, записки, повідомлення і т.д. Комунікації представляють собою все проникаючий і складний процес.
1.1.1 Комунікації між організацією і її середовищем
Будь-яка організація існує в деякій зовнішньому середовищі. Ця ж організація породжує своє внутрішнє середовище. Внутрішнє середовище формується сукупністю структурних підрозділів підприємства і працюючих там людей.
Організація користується різноманітними засобами для комунікації зі складовими свого зовнішнього оточення. З наявними і потенційними споживачами вони спілкуються за допомогою реклами й інших програм просування товарів і послуг на ринок. У сфері відносин з громадськістю першорядна увага приділяється створенню іміджу, певного образу організації на місцевому, загальнонаціональному чи міжнародному рівні.
Обговорення, зборів, телефонні переговори, службові записки, відеострічки, звіти і т. п., що циркулюють всередині організації, найчастіше є реакцією на можливості або проблеми, створювані зовнішнім оточенням.
1.1.2 Комунікації між рівнями та підрозділами
Інформація переміщається всередині організації з рівня на рівень у межах вертикальної комунікації. Вона може передаватися по низхідній, тобто з вищих рівнів на нижчу. Таким шляхом, підлеглим рівням управління повідомляється про поточні завдання, зміну пріоритетів, конкретних завданнях, які рекомендуються процедурах т. п.
Крім обміну по спадній, організація потребує комунікаціях по висхідній. У цьому випадку службовці готові повідомити своєму безпосередньому начальнику про виниклу проблему.
Передача інформації з нижчих рівнів на вищі може помітно впливати на продуктивність. Так само комунікації по висхідній виконують функцію оповіщення верха про те. Що робиться на нижчих рівнях. Таким шляхом керівництво довідається про поточні чи назріваючі проблеми і пропонує можливі варіанти виправлення покладених справ. Обмін інформацією по висхідній відбувається у формі звітів, пропозицій, і пояснювальних записок.
На додаток до обміну інформацією по низхідній або висхідній організація потребує горизонтальних комунікаціях. Організація складається з безлічі підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібний для координації завдань і дій.
Додаткові вигоди від комунікацій по горизонталі полягає у формуванні рівноправних відносин.
Основу процесу управління становить взаємодія між елементами управлінської структури - підрозділами, посадами, окремими особами, здійснюване за допомогою з'єднують їх комунікаційних каналів, що створюються в процесі особистих контактів, обміну документами, функціонування електронних засобів зв'язку і т. п. За змістом така взаємодія може бути інформаційними , адміністративним чи технічним.
Комунікаційні канали бувають трьох видів: односторонні (інформація рухається в одному напрямку), двосторонні (інформація зі зворотним зв'язком), багатосторонні (інформація рухається в багатьох напрямках зі зворотним зв'язком).
У рамках інформаційної взаємодії суб'єкти управлінської діяльності обмінюються відомостями, необхідними для прийняття рішень. Ці відомості бувають офіційними, закріпленими юридично, і неофіційними, що не володіють жодним правовим статусом, але допомагають орієнтуватися в ситуації.
У процесі адміністративної взаємодії вищестоящі ланки управлінської структури передають нижчестоящим управлінські повноваження і відповідальність, різні розпорядження, інструкції. рекомендації, отримують від них звіти, здійснюють процес контролю.
За характером, взаємодія в організації може бути прямим або непрямим. Пряме ґрунтується на контактах сторін. Непряме увазі, що одна зі сторін створює умови, за яких інша, незважаючи на відсутність яких би то не було команд, виконує вимагаються від нього дії.
1.1.3 Формальні і неформальні комунікації
Організації складаються з формальних і неформальних компонентів. Канал неформальних комунікацій можна назвати каналом розповсюдження чуток.
Приписувана чутками репутація неточної інформації зберігається до сьогоднішнього дня. Тим не менш, дослідження показують, що інформація, передана каналами неформального повідомлення, тобто чутки, частіше виявляється точною, а не перекрученою. 80-90% чуток точні щодо несуперечливої інформації про саму компанію.
1.1.4 Комунікаційний процес
Обмін інформацією широко охоплює різні частини організації і яким чином він співвідноситься з ефективністю. Обмін інформацією в організаціях не завжди ефективний, як слід було б. На ділі люди спілкуються між собою менш ефективно, ніж їм це здається.
Крім того, у багатьох випадках передане повідомлення виявляється неправильно зрозумілим і, отже, обмін інформацією - неефективним. Джон Майнер, видатний дослідник в галузі управління, вказує, що, як правило, лише 50% спроб обміну інформацією приводить до обопільної згоди що спілкуються. Найчастіше причина такої низької ефективності в забутті того факту, що комунікація-це обмін.
Виділяють 5 базових елемента в процесі обміну інформацією:
1.Отправітель - це особа, яка збирається або відбирає інформацію і передає її.
2.Сообщеніе - сутність інформації, що передається усно або закодовано, за допомогою символів.
3. Канал - засіб передачі інформації.
4. Одержувач - особа, якій призначена інформація і яка її сприймає.
5. Зворотній зв'язок - реакція одержувача на повідомлення відправника.
1.1.5 Міжособистісні комунікації
Хоча ефективний обмін письмовою інформацією має переважне значення в організації, нам видається, що вичерпний аналіз такого роду обміну виходить за рамки. Те ж саме відноситься і до використання комп'ютера, як засобу комунікації. Керівник від 50-90% свого часу витрачає на розмови, тому ми виділяємо тут прямий міжособистісний обмін інформацією. Розуміння процесу міжособистісного обміну інформацією і методів удосконалення вміння спілкуватися повинно, сприятиме зростанню ефективності управлінської діяльності. Проте на додаток до міжособистісних контактів керуючий повинен мати уявлення про перешкоди на шляху обміну інформацією в організації та методів вдосконалення такого обміну.
Коли інформація рухається всередині організації вгору і вниз. Сенс повідомлень кілька спотворюється. Таке спотворення може бути обумовлено низкою причин. Свідоме перекручування інформації може мати місце, коли який-небудь керуючий не згоден з повідомленням.