4. Служебная переписка
Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия:
деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи;
телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования;
телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи;
факсограмма – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи;
электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
В государственных учреждениях служебные письма готовятся:
как ответы на обращения вышестоящих органов;
как ответы на обращения организаций и граждан;
как инициативные письма.
Служебные письма печатаются на бланках в соответствии с правилами оформления служебных писем.
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, могут заверяться печатью исполнительного органа. В письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем учреждения. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании сроков исполнения поручений, обращений и исчисляются в календарных днях:
с даты подписания – документы, поступившие из вышестоящих органов, и внутренние документы;
с даты поступления – документы, поступившие из других организаций, обращения граждан.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
документы с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
документы, имеющие пометку «Срочно», – в 3-дневный срок;
документы, имеющие пометку «Оперативно», – в 10-дневный срок;
остальные документы – в срок не более месяца;
депутатские запросы – в течение 30 дней со дня регистрации;
парламентские запросы – в течение 15 дней со дня регистрации;
протесты прокуратуры – в течение 10 дней;
запросы уполномоченного по правам человека – в течение 15 дней;
обращения граждан – в течение 30 дней со дня регистрации.
Если последний день срока исполнения документов приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Исходящее служебное письмо, подписанное руководителем, отправляется адресатам, его копия, завизированная исполнителем (исполнителями), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Документы, направляемые в федеральные органы законодательной, исполнительной, судебной власти, подписываются, как правило, руководителями исполнительных органов в пределах их компетенции.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются руководителями структурных подразделений (подведомственных учреждений) в пределах их компетенции.
5. Бланки документов и реквизиты
документооборот реквизит переписка служебный
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его реквизитов (элементов). Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, он определяется назначением документов, например, протокол, акт, приказ. Для реквизита с постоянной информацией выделяется необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при его написании.
Для бланков распорядительных документов (распоряжение, приказ) устанавливается следующий состав реквизитов: герб субъекта РФ; наименование исполнительного органа, наименование государственного учреждения; вид документа; место составления (издания) документа; отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Для бланков писем устанавливается следующий состав реквизитов: герб субъекта РФ; наименование исполнительного органа, наименование государственного учреждения; справочные данные (почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты); место для проставления даты и регистрационного номера; место для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Для бланка письма должностного лица устанавливается тот же состав реквизитов, что и для письма исполнительного органа, но дополнительно включается реквизит «Должность лица, подписавшего документ», а для бланка письма структурного подразделения – реквизит «Наименование структурного подразделения».
В бланках исполнительных органов и их структурных подразделений (подведомственных учреждений) все наименования пишутся в именительном падеже и в строгом соответствии с уставами или положениями. Закрепленное в уставе или положении сокращенное наименование помещают в скобках ниже полного наименования.
Краткое наименование могут помещать на своих документах только подведомственные учреждения, если выше в бланке указано полное наименование учредителя. Образцы бланков исполнительных органов, их структурных подразделений и подведомственных учреждений утверждаются распоряжением исполнительного органа.
Бланки исполнительных органов, их структурных подразделений и подведомственных учреждений могут изготавливаться с использованием компьютерной техники. Бланки документов используются строго по назначению и не передаются другим организациям и лицам.
При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате управленческой деятельности, необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов. Государственный герб могут помещать на своих бланках только организации, имеющие на это специальное разрешение от вышестоящего министерства (ведомства). Воспроизведение изображения герба должно точно соответствовать утвержденному черно-белому изображению и помещаться на верхнем поле документа над серединой реквизита «наименование министерства или ведомства».
Автором служебного документа является организация, предприятие, учреждение, причем наименование автора дается с указанием подчиненности сверху вниз: «наименование министерства (ведомства)», «наименование учреждения (организации)», «наименование структурного подразделения».
Наличие в бланке документа адреса организации предполагает переписку, ответ на документ. Адрес включает в себя: почтовый индекс, почтовый и телеграфный адреса, номер телефона, факса, электронный адрес; на части тиража бланков, предназначенных для гарантийных и подобных финансовых писем, указываются банковские реквизиты.
Вид документа означает совокупность документов, выполняющих однородные функции. Он дает первое общее представление о назначении документа, его форме, характере информации. В практике работы государственного учреждения чаще всего используются следующие виды документов: распоряжение, приказ, протокол, справка, извещение, выписка, акт и другие. Для каждого из видов бланков допускаются угловой и продольный варианты расположения реквизитов. Вид документа может впечатываться в общий бланк машинописным способом, а может быть изготовлен заранее типографским способом.
В государственных учреждениях для документов постоянного применения (например, справок, актов, договоров и т.п.) бланки могут быть изготовлены с трафаретным текстом и пропусками для заполнения переменной информацией.
С развитием компьютерных технологий различные виды документов заводятся в базу данных в виде шаблонов и именно в таком виде чаще всего используются в государственных учреждениях.
Дата документа является обязательным реквизитом. Она ставится в момент подписания и является одновременно датой отправки документа. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой исполнительным органом государственной власти. Для писем регистрационный номер чаще всего складывается из нескольких частей: индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре (куда подшита копия отправляемого документа) и порядкового номера отправляемого документа. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в заголовочной части документа.
На бланках писем выделяется место для ссылки на индекс и дату входящего документа. Место для этого реквизита отведено только в бланке письма, так как он предполагает переписку, ответ на посланное письмо. Ссылка на индекс и дату инициативного документа – один из важнейших поисковых признаков, позволяющий при получении ответного письма определить, в какое структурное подразделение направить его на исполнение, а также найти копию инициативного документа, на который пришел ответ. Этот реквизит должен полностью соответствовать реквизиту из инициативного документа.