• удостоверение о повышении квалификации;
• свидетельство о повышении квалификации;
• диплом о профессиональной переподготовке;
• диплом о присвоении квалификации.
Основанием для повышения работником квалификации может быть приказ (распоряжение) работодателя о направлении работника на повышение квалификации, реквизиты которого указываются в графе 8.
Раздел VI «Профессиональная переподготовка» отражает самостоятельный вид дополнительного профессионального образования. Она осуществляется образовательными учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, по соответствующим дополнительным профессиональным образовательным программам, предусматривающим объем учебного времени свыше 500 часов аудиторных занятий. Выполнившему все требования учебного плана и прошедшему государственную итоговую аттестацию, выдается диплом о профессиональной подготовке, на основании которого и заполняется раздел VI личной карточки.
Раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания». В данном разделе учитываются как поощрения, предусмотренные ч. 1 ст. 191 ТК РФ, коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине, так и государственные награды, которыми работники награждены за особые трудовые заслуги перед обществом и государством (ч. 2 ст. 191 ТК РФ). На практике в разделе фиксируются только те поощрения и награды, сведения о которых подлежат занесению в трудовые книжки работника.
В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации, включая отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, краткосрочные отпуска без сохранения заработной платы. В него заносится информация о виде отпуска, периоде работы, за который предоставляется отпуск, продолжительности отпуска и об основании его предоставления.
Раздел IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством». В личной карточке работника подлежат учету только те льготы, которые работнику обязан предоставить работодатель, а также льготы, в реализации которых косвенно задействован работодатель. Приводить в данном разделе льготы, которые предоставляются работнику органами государственной власти или местного самоуправления, не следует.
Необходимо после номера и даты выдачи документа указать также его наименование для обоснования правомерности предоставления работнику определенных льгот.
В графе «Основание» дается наименование нормативного правового акта (с указанием конкретной нормы), в соответствии с которым работнику должны предоставляться льготы.
Раздел Х «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках:
• об обучении в учреждениях профессионального образования по очно-заочной (вечерней), заочной формам, на экстернатных отделениях;
• об особенностях социально-правового статуса работника, например, о том, что работник является инвалидом, что работник является родителем ребенка—инвалида и т. д.;
• об изменении фамилии, имени, отчества работника, изменении паспорта и иных изменениях правового статуса;
• о наличии у работника документов, дающих ему специальное право, например, водительского удостоверения, заграничного паспорта и т. д.;
• другие.
Последний раздел личной карточки сотрудника – «Увольнение». При увольнении работника его личная карточка «закрывается» путем указания сведений об основаниях прекращения трудового договора и заверения этих сведений подписями сотрудника кадровой службы и работника.
В строке «Основание …» приводится полная формулировку основания увольнения (из приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по форме № Т-8) со ссылкой на норму ТК РФ.
Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников предприятия и сторонних лиц. Этот документ содержит значительный объем персональных данных работника, т. е. в соответствии со ст. 85 ТК РФ «информации, необходимой работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающейся конкретного работника».
2. Личное дело как необязательный документ по учёту кадров
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но в первую очередь – на руководителей и ведущих специалистов (в этом случае на остальных сотрудников оформляют только личные карточки формы Т-2).
Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы должны входить в состав личного дела. Обязательной является внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле. Кроме того, в личном деле могут содержаться следующие документы:
• анкета или личный листок по учету кадров;
• автобиография или резюме;
• копии документов об образовании;
• копии документов об утверждении в должности;
• копии характеристик;
• трудовой договор;
• копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнение к личному листку по учету кадров;
• справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов в деле, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Анкета содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Обычно анкета нужна для получения информации о кандидате на вакантную должность или место в организации, соответственно, для определения его компетентности и подготовленности. Анкета позволяет выбрать наиболее подходящего кандидата.
Анкета заполняется от руки самим работником при поступлении на работу и содержит вопросы:
• о паспортных данных человека (фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; место жительства или пребывания; семейное положение, дети и родственники; гражданство; отношение к воинской обязанности и др.);
• об образовании (вид, форма и время получения образования; полученные специальности; ученые степени и ученые званиях, и др.);
• о стаже и опыте работы (периоды работы; занимаемые должности (выполняемые работы); места и условия работы; размер заработной платы; причины увольнения, и др.;
• о навыках и знаниях (степень владения иностранными языками; уровень владения оборудованием, механизмами, инструментами; самооценка профессиональных умений, навыков и знаний, личностных качеств, и др.).
Также анкета может включать в себя группы вопросов об отношении к нанимателю (что соискатель знает и думает о предприятии, как относится к методам управления на нем, какую должность (работу) он хотел бы занимать (выполнять) в будущем, какого размера заработную плату ему хотелось бы получать, какой график работы подходит ему больше всего и др.).
Анкета не заверяется ни печатью, ни подписью работника отдела кадров.
Анкета становится документом личного дела только в том случае, если соискатель принят на работу. Анкеты кандидатов, не ставших работниками, помещаются в отдельное дело, которое может вновь использоваться при повторном подборе персонала.
Согласно ст. 86–89 ТК РФ работодатель не имеет права получать сведения, а, следовательно, спрашивать работника:
• о его политических, религиозных и иных убеждениях;
• о его частной жизни (такие сведения могут быть получены только с его письменного согласия);
• о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности (исключение составляют случаи, предусмотренные федеральным законом).
Вместо анкеты на предприятии может использоваться личный листок по учету кадров. Требования, предъявляемые к заполнению данного документа, аналогичны требованиям, предъявляемым к оформлению анкеты. Этот вид документа не имеет официально установленной единой формы и может варьироваться предприятием, исходя из его требований к кадрам.
В процессе трудовой деятельности работника кадровая служба предприятия оформляет еще один документ – дополнение к личному листку по учету кадров, который содержит:
• данные о работе после заполнения личного листа;
• данные об изменениях в учетных признаках работника после заполнения личного листка (награждения, взыскания, дополнительное образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, и т. д.)
Характеристика – это официальный документ, который при необходимости выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. По направленности пользования характеристики делятся на внутренние и внешние. Характеристика составляется отделом кадров или руководителем структурного подразделения, в котором осуществляет свою деятельность работник. Инициаторами составления характеристики могут быть:
• руководство предприятия;
• сам работник;
• сторонние организации;
• судебные и иные государственные органы власти.
Составление характеристики для внутреннего пользования может потребоваться с целью изучения личности работника на предмет: