• поручения какой-либо работы;
• повышения в должности;
• отправки в командировку;
• поиска мотивации сотрудника;
• определения степени доверия для допуска к тайне, или передачи материальных средств;
• совместимости с коллективом;
• прогнозирования поведения в неадекватных ситуациях.
По инициативе работника характеристика составляется по его запросу при переводе на другую работу, поступлении в учебное заведение, поездки за границу. При получении официального запроса судебных и иных государственные органов о представлении характеристики для разрешения вопросов, связанных с личностью работника, необходимо представить данный документ в указанные сроки. Такие характеристики предназначены для внешнего пользования и подлежат обязательному заверению печатью предприятия и подписью его руководителя. В тексте обязательно должно быть указание «Характеристика выдана для представления в …».
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты:
• название вида документа (характеристика);
• указание должности лица, которому выдается характеристика;
• наименование организации, выдающей характеристику;
• имя, отчество и фамилия сотрудника;
• текст;
• подписи, печать.
Текст характеристики излагается от третьего лица. В нем можно выделить следующие составные части.
Первая – это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника.
Вторая часть текста характеристики – данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т. п.).
Третья часть – собственно характеристика, оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника:
• его отношения к работе;
• творческого потенциала;
• работоспособности;
• дисциплинированности;
• уровня профессиональной пригодности;
• степени контактности и коммуникабельности;
• поведения в быту;
• субъективные выводы о способностях работника;
• рекомендации по использованию выявленных качеств;
• приблизительный «психологический портрет»;
• вероятностный прогноз поведения;
• иные факты и выводы, заслуживающие внимания заинтересованных лиц.
Четвертая часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Следует помнить, что характеристика относится к документам, содержащим персональные сведения о работнике, поэтому ее подготовка и представление должны осуществляться с соблюдением норм главы 14 ТК РФ. Например, работодатель не может сообщать персональные данные работника третьей стороне без получения письменного согласия на то работника (исключение составляются случаи, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом). Также сторонние организации и лица, получившие персональные данные работника, должны быть предупреждены о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены.
Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типовой формы для автобиографии не существует. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги форматом А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу), без исправлений и помарок, разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается. Форма изложения – повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественной деятельности данного человека. Для этого можно использовать различные способы:
• в начале строки через тире ставятся две даты, обозначающие период времени (например, «1984–1990 гг. – работал в ЗАО „Фонтан“ в должности главного бухгалтера»);
• временной период указывается с помощью предлогов (например, «С 1990 по 2004 год работал в ОАО „Незабудка“ заместителем директора по производству»);
• даты указываются после события в скобках (например: «Поступил в саратовский экономический институт (1975 год). После окончания института (1980 год) работал экономистом на заводе „Вымпел“ (до 1992 года)»);
• составителю в устном порядке задаются основные направления (дата и место рождения, обучение, работа, награды и т. д.) и по этим разделам в хронологическом порядке отражаются все сведения.
В обязанности работника кадровой службы входит разъяснение лицу, составляющему автобиографию, какие именно этапы жизни интересуют работодателя.
Основные реквизиты в автобиографии:
• название документа (автобиография);
• имя, отчество, фамилия автора;
• число, месяц и год рождения; место рождения;
• сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);
• образование и специальность по образованию;
• вид трудовой деятельности;
• последнее место работы и должность;
• награды и поощрения;
• участие в общественной работе;
• семейное положение и состав семьи;
• домашний адрес и телефон;
• дата;
• личная подпись.
Также могут быть приведены и другие сведения, касающиеся жизни и деятельности автора, например, изменение семейного положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т. п.).
Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы, ее срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми.
В автобиографии также желательно отразить сведения о членстве, участии в профсоюзных и иных общественных организациях (в период обучения в средних и высших учебных заведениях, на протяжении всей трудовой деятельности), о выполнении общественной работы, о поощрениях и наградах. Работник отдела кадров имеет право задать вопросы по неотраженным периодам и попросить занести сведения в автобиографию.
Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица, ни печатью.
Произошедшие изменения в автобиографии составителя за время работы на предприятии отражаются в отдельном документе-приложении (Дополнении к автобиографии). Лучше всего попросить написать такое дополнение работника собственноручно. Но кадровик может также время от времени пересматривать автобиографию и самостоятельно записывать изменения на отдельном листе. Когда их накопится достаточно, тогда и можно попросить работника составить дополнение. Спустя какое-то время можно целиком обновить автобиографию, при этом старую автобиографию и дополнения к ней помещают в раздел личного дела «Дополнительный материал».
В завершение в личное дело подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении.
3. Оформление и ведение трудовых книжек и вкладышей к ним
Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, которые ведутся на всех предприятиях независимо от формы собственности. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Следовательно, в трудовых книжках работников отражается их профессиональная биография: образование и квалификация, продвижение по служебной лестнице, отношение к труду. На основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий (в том числе на льготных условиях и в льготных размерах), пособий по социальному страхованию, а также должностных окладов (в случаях, когда это зависит от продолжительности трудового стажа), выплаты вознаграждения за выслугу лет, процентные надбавки за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях; и т. д.
При заключении трудового договора работник, имеющий трудовой стаж, должен представить трудовую книжку лицу, ведущему документацию по персоналу предприятия (ст. 65 ТК РФ). Если работник утверждает, что он поступает на работу впервые и трудовой книжки у него нет, он не обязан предоставлять какой-либо документ подтверждающий этот факт. Для того, чтобы подтвердить правомерность использования бланка трудовой книжки для оформления впервые, сотруднику кадровой службы рекомендуется получить от работника заявление, в котором бы помимо просьбы об оформлении приема на работу содержалась просьба о заведении трудовой книжки впервые.
Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней относятся к документам строгой отчетности. Учет трудовых книжек ведется в двух книгах:
• в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей.
Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее должна вести бухгалтерия. Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обычно ведет кадровая служба. В данной книге регистрируют все трудовые книжки сотрудников, которые работают в организации. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.
Организация–работодатель обязана хранить трудовые книжки работников в сейфе или несгораемом шкафу, доступ к которому посторонних лиц не допускается.
За исключением случаев увольнения закон не предусматривает возможности выдачи на руки сотруднику его трудовой книжки.
Работник, утративший трудовую книжку, вправе получить ее дубликат по последнему месту работы в течение 15 дней со дня подачи заявления.