Щоденне розв'язування різного роду завдань і проблем можна представити у вигляді різних функцій, які перебувають в певній взаємозалежності між собою і, як правило, здійснюються в певній послідовності. Процес самоменеджменту в аспекті послідовності виконання конкретних функцій охоплює такі фази:
1. постановка мети;
2. планування;
3. прийняття рішень у конкретних справах;
4. організація і реалізація;
5. контроль;
6. інформація і комунікація.
7. самомотивація та інш.
Окремі функції не обов'язково строго випливають одна за інший, а можуть переплітатися.
Переваги оволодіння мистецтва самоменджмента полягають у наступному: виконання роботи з меншими витратами часу, краща організація праці; менше поспіху й стресів; більше задоволення від роботи; активна мотивація праці; ріст кваліфікації; зниження завантаженості роботою; скорочення помилок при виконанні своїх функцій; досягнення професійних і життєвих цілей найкоротшим шляхом.
Постановка мети
Постановка мети - це аналіз і формування особистих цілей.
Саме в постановці цілей полягають «ази» діяльності підприємств і його успішне майбутнє. Мета описує кінцевий результат. Необхідно усвідомлювати, що тут розуміється не те, що ми робимо, а те заради чого ми це робимо. Цілі – це свого роду виклик, який спонукає до дій. Навіть найкращий спосіб роботи безнадійний, якщо ми заздалегідь чітко не визначимо те, чого ми хочемо.
Для того, щоб добитися успіху необхідно правильно вибрати цілі, потрібно відповісти для себе на наступні питання:
- Яких цілей Ви хочете досягти?
- Чи узгоджуються вони між собою?
- Чи існують так звана вища мета і певна проміжна мета на шляху до головної?
- Чи знаєте Ви, що Ви самі можете зробити для цього (сильні сторони) і над чим Вам ще треба працювати (слабкі сторони)? Одним словом, необхідно добитися чіткості мети. [81].
Шляхом аналізу своїх здібностей ми визначаємо, що взагалі ми можемо зробити, тобто який особистий потенціал для досягнення своєї мети ви маєте (йдеться про подальший розвиток цього потенціалу).
З іншого боку, ми повинні ясно уявляти собі свої слабкості, щоб уникати дій, які можуть сприяти прояву подібних «якостей», або вжити заходи щодо позбавлення від цих недоліків. Далі йде конкретне формулювання практичних цілей для подальшої стадії – планування, а також встановлення термінів досягнення цієї мети.
При цьому необхідно пам'ятати про фізичний стан, здоров'я, про самоосвіту і про свою культурну освіту. Не потрібно брати на себе занадто багато...
Планування
Планування – розробка планів і альтернативних варіантів своєї діяльності. Планування означає підготовку до реалізації цілей і впорядкування часу. Практичний досвід показує, що час витрачений на планування призводить до скорочення часу на використання і зрештоюпризводить до економії часу в цілому. Якщо плануванню приділяти хоча б 10 хвилин в день, то можна заощадити до двох годин. Але при цьому не можна вважати, що ніж більше часу ми витрачаємо на планування, тим більше часу ми заощадимо.
Щоб правильно виконувати свої функції і досягати цілей ми перш за все повинні чітко уявити собі свій бюджет часу і сукупність своїх завдань. Тоді ми будемо готові перепоручати менш важливі справи і зменшувати їх кількість. [67].
Можна зробити висновок про те, що управління часом стосується в більшому ступені організації робочого часу, ніж його економії. Менеджер повинен прагнути до правильного розподілу часу, виходячи з особистих інтересів і інтересів бізнесу. Потрібно так використовувати час, щоб забезпечити виконання максимального числа завдань, що у свою чергу обумовлюють виконання проміжних завдань, що ведуть до реалізації основної цілі. Свої власні плани часу менеджер повинен погоджувати з планами підлеглих і безпосереднього керівника, щоб досягти максимального ефекту. Те, наскільки успішно менеджер буде перетворювати у свою роботу принципи ефективного використання часу, залежить у першу чергу від нього самого і від його бажання працювати раціонально, тому що для того, щоб шляхом постановки ясних цілей, правильного вибору пріоритетів і планування свого часу, домогтися більшої ефективності в роботі, потрібно прикласти певні зусилля і затратити небагато часу.
Прийняття рішень
Прийняття рішення – означає встановити пріоритетність. Воно передбачає вибір першочергових справ і завдань. Питання прийняття рішень встало із-за появи у керівників проблем таких як: спроба виконання відразу великого обсягу робіт, розпилювання своїх сил на окремі не суттєві, але такі, що здаються необхідними справи. І до кінця дня керівник приходить до висновку, що він виконав величезну роботу за цей день, але головні проблеми і справи залишилися не вирішеними. [54].Для того, щоб так не виходило необхідно обов'язково встановлювати пріоритети, що означає ухвалити рішення про те, яким із завдань слід надавати першорядне, другорядне і т.д. значення. Якщо слідувати цьому простому правилу, можна -досягти наступного:
- дотримувати встановлені терміни;
- одержувати більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;
- уникати конфліктів;
- уникати стресових ситуацій і перевантажень та інше.
У процесі керування виробничою системою безупинно виникають ситуації, коли керівники різних рівнів (від майстра до міністра) зіштовхуються з необхідністю вибору якого-небудь одного з декількох можливих варіантів дій. Вироблення й ухвалення рішення - вузлова процедура в діяльності керівника, що визначає весь подальший хід процесу керування, особливо кінцевий результат управлінської діяльності.
Рішення ставиться до числа творчих операцій у технології управлінських робіт. З одного боку, по змісту - це логіко-розумова діяльність, виконувана переважно керівним персоналом. З іншого боку, рішення - це емоційно-психологічний акт. Як ніякий інший вид управлінської роботи, рішення обумовлене психофізіологічними рисами особистості керівника. Нарешті рішення виступає як управлінська процедура, отже, повинна бути ретельно організована, регламентована за допомогою правових норм. [58].
Таким чином, рішення в процесі керування являє собою розгорнутий у часі логіко-розумовий, емоційно-психологічний, організаційно-правовий акт, виконуваний керівником у межах своїх повноважень одноосібно або із залученням інших осіб (колегіальні рішення). Рішення виступає як своєрідна формула керуючого впливу на керований об'єкт і визначає всі подальші процедури в організації виконання ухвалених рішень. Рішення - результат вибору з безлічі варіантів, альтернатив і являє собою керівництво до дії на основі розробленого проекту або плану роботи.
Ефективність керування залежить від комплексного застосування багатьох факторів і не в останню чергу від процедури прийнятих рішень і їхнього практичного втілення в життя.
Реалізація і організація
Це означає складання розпорядку дня і організація трудового процесу в цілях досягнення поставленої мети.
Організація свого робочого дня повинна відповідати основному принципу: “Робота повинна підкорятися мені, а не навпаки”. Існує 25 правил, які можна розділити на 3 групи: правила початку дня, основної частини дня і кінця дня.
Правила початку дня:
1) починати день з позитивним настроєм;
2) добре поснідати і без поспіху на роботу;
3) починайте роботу по можливості в один і той же час;
4) повторна перевірка плану дня
5) спочатку – ключові завдання;
6) приступати без розгойдування;
7) узгоджувати план дня з секретарем;
8) вранці займатися складними і важливими справами;
Правила основної частини дня:
9) Добра підготовка до роботи;
10) Впливати на фіксацію термінів;
11) Уникати дій, що спричиняють зворотну реакцію;
12) Відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми;
13) Уникати незапланованих імпульсних дій;
14) Своєчасно робити паузи (дотримувати розмірений темп);
15) Невеликі однорідні завдання виконувати серіями;
16) Раціонально завершувати почате;
17) Використовувати тимчасові проміжки;
18) Працювати «антициклічно»;
19) Викроювати спокійну годину;
20) Контролювати час і плани;
Правила завершення робочого дня:
21) Завершити незроблене;
22) Контроль за результатами і самоконтроль;
23) План наступного дня;
24) Додому з гарним настроєм;
25) Кожен день повинен мати свою кульмінацію.
Природний денний ритм.У різних людей різна психологія і організм. Внаслідок цього працездатність людей різна в різні періоди часу. Деякі люди продуктивно працюють вранці, деякі вдень, а деякі увечері. Але при цьому не можна сказати, що одні з них працюють краще, а інші гірше. Просто пік працездатності у цих людей приходиться на різні періоди дня. Абсолютні значення піку і спаду продуктивності індивідуально розрізняються, але що однаково для всіх людей – так це відносні, ритмічні коливання.
Контроль
Контрольпередбачає самоконтроль і контроль підсумків. Контроль за результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку – оптимізації трудового процесу. Всі вище перелічені функції самоменеджменту будуть не настільки ефективними якщо не проводитиметься відповідний контроль.
Контроль охоплює три завдання:
1. осмислення фізичного стану
2. порівняння запланованого з досягнутим
3. коректування по встановлених відхиленнях
Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани і організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати листок денних перешкод.
Контроль за результатами праці (цільовий контроль) повинен у будь-якому випадку проводитися після виконання завдання (кінцевий контроль).
Наприкінці робочого дня необхідно контролювати і відображати не лише виконання поставлених цілей, але і особисту ситуацію.