Уведомление об отпуске - это документ, основная задача которого извещение (предупреждение) работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска[95]. В форме уведомления работодатель также может предложить работнику разделить отпуск на части, что предусмотрено статьей 125 ТК РФ. С примером такого уведомления можно ознакомиться в Приложении 12.
В соответствии со статьей 123 ТК РФ работник должен быть уведомлен о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска не позднее, чем за две недели до установленной графиком отпусков даты начала отпуска. Уведомление об отпуске не нужно составлять в том случае, если работник идет в отпуск по заявлению.
Предупреждение об отпуске следует направлять работнику персонально и в письменной форме[96].
Допускается уведомление работников одного структурного подразделения об установленных датах начала отпусков под роспись в рабочей тетради руководителя структурного подразделения (с соблюдением вышеуказанного срока).
Несвоевременное предупреждение работника о дате начала отпуска дает основание для переноса отпуска на другой срок.
В случае отказа работника от ознакомления с уведомлением составляется соответствующий акт.
Для того чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования[97] (образец см. в Приложении 13):
1)документ должен содержать наименование организации (предприятия) и необходимые данные, позволяющие ее идентифицировать (Общество с ограниченной ответственностью «Аркада»);
2)документ должен быть адресован работнику с указанием его должности, инициалов, фамилии и адреса проживания, если документ направляется по почте (Менеджеру отдела продаж Скворцову И.И.);
3)документ должен быть зарегистрирован, и его дата должна соответствовать требованиям законодательства (то есть дата регистрации должна быть не позднее двух недель до начала отпуска уведомляемого работника – более чем за 2 недели до 01 июня 2010 г. – 14 мая 2010 г. №17);
4)текст уведомления должен содержать сообщение о предстоящих действиях работодателя со ссылкой на документы, статьи законодательства., а также последствия этих действий для работника (В соответствии с графиком отпусков ООО «Аркада» на 2010 год и руководствуясь статьей 123 Трудового кодекса РФ, извещаем Вас о начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска с 01 июня 2010 года продолжительностью 28 календарных дней);
5)документ должен быть подписан работодателем (руководителем организации) или его заместителем, имеющим на то полномочия с указанием его должности, инициалов и фамилии (Вице-президент по работе с персоналом Н.Н. Петрова).
При несоблюдении этих рекомендаций уведомление может оказаться лишенным юридической силы и уже не сможет быть доказательством предупреждения работника о предстоящих действиях работодателя.
На многих предприятиях уведомления оформляют внутренним документом, который содержит указание должности, фамилии, имени, отчества работника, текст с информацией о предстоящих изменениях, но не проходит регистрацию и не имеет номера. Нередко встречаются случаи, когда подписывают уведомления должностные лица, которые не являются уполномоченными представителями работодателя. Оформленные таким образом уведомления могут вызвать замечания проверяющих, например, Гострудинспекции. Однако самым серьезным аргументом следует считать то обстоятельство, что при возникновении трудового спора и судебных разбирательствах такие документы не выполнят роль доказательства.
Для оформления уведомлений представляется наиболее рациональным использовать бланк письма организации, так как он предусматривает все необходимые реквизиты, придает уведомлению официальный характер. Текст уведомлений также целесообразно составлять в соответствии с рекомендациями по составлению информационных писем: в первой части изложить условия или причины, а во второй — предложения или решения.
Существенно важно адресование документа. Уведомление может быть направлено по почте на тот адрес, который работник сообщил работодателю. В этом случае документ отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении, копию письма и почтовую квитанцию следует сохранять.
Уведомление может быть вручено работнику лично. В этом случае документ адресуется должностному лицу. При таком способе ознакомления работника с уведомлением на нем должна быть оформлена виза ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа (Уведомление получил И.И. Скворцов). Наличие подписи работника и его ответа на уведомлении делает этот вариант оформления более предпочтительным, чем отправка документа по почте.
Допускается использование заранее составленной трафаретной формы, в которой необходимо будет дописать только переменные данные. С примером такого заранее заготовленного бланка можно ознакомиться в Приложении 14.
Применение трафаретных форм значительно сокращает время на составление документа и вносит единообразие в документооборот. Необходимо помнить при заполнении, что фамилия, имя, отчества работника, его должность и структурное подразделение (в правом верхнем углу) пишутся в дательном падеже.
Итак, можно сказать, что основная задача уведомления об отпуске - это извещение (предупреждение) работника о времени начала ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо грамотно оформить все реквизиты, а именно наименование организации, адресат (с указанием должности, инициалов, фамилии), регистрационный номер и дату, текст (со ссылкой на документы, статьи законодательства), подпись работодателя. Обязательно наличие визы ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа. Только при полном наборе реквизитов уведомление может служить доказательством в судебном разбирательстве.
2.6 Записка-расчет о предоставлении отпуска
На основании приказа работник кадровой службы оформляет записку-расчет, поэтому необходимо рассмотреть основные аспекты ее оформления.
Записка-расчет о предоставлении отпуска - это документ, предназначенный для подтверждения факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовки расчета выплат, причитающихся ему за период отпуска[98].
Данный документ также унифицирован Госкомстатом, это форма № Т-60[99]. Она является двухсторонней. Лицевая сторона заполняется работником кадровой службы, а оборотная сторона - бухгалтером. Начало документа схоже с приказом о предоставлении отпуска, который был рассмотрен выше, здесь особых сложностей быть не должно, поэтому подробно останавливаться на этом не будем.
Рассмотрим пример заполнения оборотной стороны формы №Т-60 (см. Приложение 15).
При оформлении части ежегодного оплачиваемого отпуска в графе «Расчетный период» указывается целый год, даже если он еще не отработан сотрудником. В случае оформления отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком графа не заполняется.
В графе 3 «Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка» - указывается общая сумма выплат работнику за каждый месяц расчетного периода, с учетом всех (имеющих место) корректировок. Например, если в каком-то из месяцев работнику была повышена зарплата, выплачена премия или надбавка, в соответствующей строке графы необходимо указать уже скорректированную сумму, без приведения расчетов. Чтобы в дальнейшем не запутаться и не забыть на основании чего были произведены расчеты выплат для того или иного месяца, ниже, после таблицы, можно сделать соответствующие отметки (например, с какого числа была повышена зарплата, в какой месяц выплачена премия). Полученная итоговая сумма указывается в графе 3 и применяется в дальнейшем для расчета среднедневного заработка.
При использовании в расчетах корректировочного коэффициента, составляется бухгалтерская справка. Унифицированной формы для данной справки не предусмотрено. Она может быть самостоятельно разработана бухгалтером, но так как бухгалтерская справка является первичным учетным документом, в ней должны содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные Законом "О бухгалтерском учете"[100].
При заполнении графы 4 «Количество календарных дней расчетного периода» необходимо помнить, что при расчете отпускных применяется "условное" число календарных дней, которое в полностью отработанном месяце составляет — 29,4 дня. В случае не полностью отработанного месяца применяется дополнительный расчет, путем деления "условного" числа на фактическое число календарных дней в месяце и умножением на отработанные дни. Например, если работник болел 5 дней в феврале 2010 года, тогда количество отработанных им дней в феврале составит: (29,4 : 28) х (28 - 5) = 24,15 дней.
Графа 5 «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный расчет рабочего времени.
Графа 6 - величина среднего дневного заработка определяется путем деления суммы начислений за расчетный период (итоговая строка графы 3) на количество календарных дней, принимаемых расчетного периода (данные из графы 4 или 5).
Отпускные, подлежащие выплате работнику, рассчитываются путем умножения среднего дневного заработка (графа 6) на количество дней отпуска (графа 7) и вычитанием из полученной суммы налога на доходы и прочих удержаний.
Подписывать записку-расчет должен работник кадровой службы, который заполнял лицевую сторону, и бухгалтер, заполнявший оборотную сторону.
Оформление подписи должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003[101], так же как оформление и остальных обязательных реквизитов – наименования организации, наименования вида документа, заголовка к тексту, кодов по ОКУД и ОКПО.