- выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником предприятия;
- выполнение функций кадровой службы сотрудником, основные обязанности которого не совпадают с возложенными задачами по кадровой работе.
§1.2 Организация кадровой службы, структура положения об отделе кадров. Должностные инструкции сотрудников отдела кадров
Классическая форма организации кадровой службы на предприятии – создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей. Организация любого предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.
Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:
1) общие положения;
2) задачи;
3) структура;
4) функции;
5) взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;
6) права;
7) ответственность.
В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.
Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.
В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы.
Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.
От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.
Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения:
1) о нарушителях трудовой дисциплины;
2) копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия;
3) увольнении рабочих и служащих;
4) изменении правил внутреннего трудового распорядка;
5) сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.
От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.
В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.
В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности: право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов; право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения; право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров; право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.[6,c.105]
В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.
Любая должностная инструкция работника предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.
Обязанности начальника кадровой службы.
К основным должностным обязанностям начальника отдела кадров относится осуществление следующих функций:
-руководство работой службы
-разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций и т.п.
-проведение работы по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну
-обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела
-создание условий для роста и повышения квалификации персонала
-осуществление контроля за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины
-внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной дисциплины
-контроль за своевременным составлением отчетности
Начальник кадровой службы должен знать:
1) постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности службы
2) нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе
3) основы экономики, организации труда и управления
4) законодательство о труде и охране труда в РФ
5) правила внутреннего трудового распорядка
6) правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
§1.3 Задачи и функции и структура кадровой службы
Теперь поговорим подробнее о задачах и функциях и структуре организации.
Кадровая служба решает следующие задачи:
-осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов
-формирование стабильно работающего трудового коллектива
-создание кадрового резерва
-организация системы учета кадров
Кадровая служба выполняет следующие функции:
-работка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации
-оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством РФ
-учет личного состава
-хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству
-контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом
-изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению
-анализ деловых качеств специалистов организации с целью рационального использования кадров
-создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов
-работа по созданию резерва на выдвижение
-подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников
-подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению
-принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников
-организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка
-ведение всей отчетности по кадровым вопросам[15,c.90]
Полномочия, которыми, как правило, наделена кадровая служба, заключаются в следующем:
-право требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов
-право принимать работников организации по вопросам перемещения и увольнения
-право взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров
-право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров
Структура кадровой службы.
Полноценная кадровая служба обычно включает в себя несколько секторов с четким разделением функции:
1. сектор учета и анализа, кадрового делопроизводства. В его компетенцию входит разработка кадрового плана в бизнес-плане организации, подготовка штатного расписания, должностных инструкций, учет кадров, создание базы данных о сотрудниках, формирование и ведение личных дел сотрудников и т.д.
2. сектор подбора специалистов (рекрутинга) занимается комплектованием штата, кадровым планированием, поиском и отбором персонала, оценивает профпригодность соискателей, оформляет прием на работу и т.д. сектор потенциала обучает нового работника, вводит его в должность, организует обучение, повышение квалификации, планирует карьеру и т.д. сектор мотивации проводит исследование индивидуальной и групповой мотивации, проводит аттестацию, разрабатывает системы стимулирования персонала, премирования и т.п.
3. сектор социальной политики создает благоприятный психологический климат в коллективе, внедряет корпоративную культуру, проводит социометрические исследования, поощряет индивидуальную и групповую инициативу, создает условия для творчества и развития
Если организация не очень большая, эти сектора могут быть объединены.
Деятельность любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.
Глава 2. Кадровая служба в современных условиях
§1. Роль и значение кадровой службы в современных условиях
Сейчас в нашей стране повышение роли кадровых служб продиктовано следующими объективными обстоятельствами:
1. Сегодня существенно изменились условия, в которых кадровая служба развивается. Эти изменения связаны с переходом устойчивого во времени дефицита трудовых ресурсов к их избытку. Главными резервами становятся лучшее использование кадров, оптимальное их распределение по рабочим местам, возрастание нагрузки на каждого члена коллектива. Сокращение численности персонала – важнейший рычаг повышения эффективности производства на первом этапе перехода к рыночной экономике.
2. Уменьшение численности работников должно быть компенсировано большей интенсивностью труда, а значит, и более высокой квалификацией работника. В связи с этим возрастает ответственность кадровых служб в выборе направлений квалификационного роста работников, в повышении эффективности форм обучения и стимулирования их труда.