Організація документообігу на підприємстві (стр. 10 из 11)

На організацію і забезпечення управління у 2007 році ДП «Новатор» витратило 77,6 тис. грн., що становило 5,83% від загальної кількості витрати на управління. У 2008 році спостерігається значне збільшення цих витрат до 1019 тис. грн., а у 2009 році їх зниження до значення 821,8 тис. грн., тобто на 6,1% менше ніж у 2008 році. У цій групі досить велика частка витрати спрямована на НДР та НОУП, у зв’язку з складною виробничою діяльністю ДП «Новатор». У 2009році сума цих витрати склала 659,3 тис. грн., що на 5,77% менше ніж у 2008 році. Витрати на підготовку та підвищення кваліфікації управлінських кадрів та заходи з удосконалення управління у 2009 році суттєво збільшились порівняно з 2007 роком. Це говорить про те, що підприємство серйозно слідкує за кваліфікаційним рівнем своїх управлінських працівників та спрямовує всі сили на те, щоб фахівці удосконалювали і збагачували свої знання для кращої і ефективнішої організації виробничого та інших процесів на підприємстві. Так, у 2009 році ці витрати становили 104,2 і 58,3 тис. грн. відповідно.

Накладні витрати за часткою в загальній кількості управлінських витрати займають друге місце після витрат на оплату праці. Дані витрати протягом 2007-2009 рр. мали тенденцію до підвищення у 2008 році та зниження у 2009 році у питомій вазі у загальній структурі. У 2007 році підприємство понесло накладних витрат у сумі 2531,7 тис грн. (в т.ч.: витрати на службові відрядження та пересування склали 1225,3 тис. грн., поштові-телеграфні, телефонні та канцелярські витрати у розмірі 214,1 тис. грн., а утримання легкового транспорту підприємству обійшлося у 1092,3 тис. грн.)

У 2008 році ми мали вартісне зростання величини накладних витрат до значення 3601,7 тис. грн., і у загальній структурі їх частка підвищилась до 23,79 % проти 19,02 % у 2007 році.

А у 2009 році накладні витрати ДП «Новатор» зменшилися у вартісному вираженні до 2653,1 тис. грн. (20,41 % у загальній структурі).

Загалом у розрізі елементів накладних витрат протягом 2009 року порівняно з 2007 р. суттєвих змін не виявлено, величина витрат за цими елементами залишалась практично незмінною або змінювалась на невеликі суми.

Значну частку у структурі витрат на управління займають витрати на оплату комунальних послуг та енергоносіїв. У 2007 році величина цих витрат сягала значення 27,33 тис. грн., що становить 20,53 % загальної суми витрат на управління. У 2008 році цей показник зріс до 3054,9 тис. грн., проте у загальній структурі витрат його частка знизилась до 20,18 %. У 2009 році була простежена протилежна тенденція – у загальній структурі витрат питома вага витрат на оплату комунальних послуг та енергоносіїв зросла до 22,99 %, але у вартісному вираженні їх сума дорівнювала 2988,5 тис. грн.

Проаналізувавши вихідні дані таблиці 2.13, можемо констатувати, що позитивною тенденцією є зниження часток витрат на оплату комунальних послуг та енергоносіїв і накладних витрат у сукупних витратах на управління. Негативним є факт зменшення витрат на оплату праці, надзвичайно низького забезпечення, а також наявність тенденції до зниження питомої ваги у загальній структурі витрат на техніку для управління, а також витрат на організацію та забезпечення управління у 2009 році порівняно з 2008 р.

Таким чином, провівши аналіз структури витрат на управління, можемо приступити до розрахунків та аналізу основних показників ефективності управління на ДП «Новатор».

При обчисленні показників ефективності управління вихідними даними слугували такі показники як виручка від реалізації продукції, чисельність працюючих (в т.ч. управлінського персоналу), прибуток від реалізації, загальний обсяг витрат, величина витрат на управління та фонд оплати праці (в т.ч. управлінських працівників).

Результати обчислень наведемо у таблиці 2.14.

Таблиця 2.14 – Динаміка основних показників ефективності управління на ДП «Новатор» за 2007-2009 рр.

Використовуючи різноманітні формули нами було обчислено такі показники: витрати на 1 гривню обсягу реалізації, обсяг виробництва на одного управлінського працівника, прибуток витрат на 1 гривню витрат на управління, питома вага витрат на управління у загальних витратах підприємства, питома вага управлінських працівників у загальній чисельності персоналу, а також питома вага заробітної плати управлінських працівників у загальному фонді оплати праці.

РОЗДІЛ 3. Шляхи вдосконалення системи документообігу на підприємстві

3.1 Удосконалення технології електронного документообігу

Інтенсивно розвиваючи інформаційну інфраструктуру, підприємство нині відчуває потребу у створенні ефективної системи управління корпоративними інформаційними ресурсами. Йдеться про керування потоками інформації задля спрощення доступу до інформаційних сховищ, банків і баз даних установи.

Традиційні паперові документи — носії корпоративної інформації — надзвичайно важко зробити загальнодоступними і зручними для повсякденного, одночасного, багаторазового використання та внесення необхідних змін. Сучасні технології дають змогу організувати й упорядкувати доступ до електронних сховищ інформації, систематизувати її накопичення, використання й оновлення, відповідно до загальних принципів дані класифікуються і сортуються, подаються у вигляді структурованих інформаційних сховищ різних типів. Та час плине, диктуючи необхідність змін.

У загальному вигляді система управління електронним обігом документів — це комплекс програмних продуктів, що керують потоком документів.

Отже, для ДП «Новатор» із числа технологічних процесів організації керування корпоративними інформаційними ресурсами управління документообігом доцільно виділити найістотнішу ланку в ланцюгу взаємопов'язаних процедур.

Організація документообігу — найважливіша ланка в ланцюгу взаємопов'язаних процедур управління корпоративними інформаційними ресурсами можливості вже існуючих програмних пакетів або розширюючи їх.

Простежимо еволюцію засобів та методів автоматизації обігу документів у ДП «Новатор». До 1995 року основним носієм корпоративних знань та відповідної інформації в державному підприємстві Новатор був звичайний паперовий документ. Уперше в структурі ДП «Новатор» сучасні технології застосували з появою електронної пошти. Створена як телекомунікаційна основа електронної платіжної системи України, вона мала також допомогти прискорити й упорядкувати обмін управлінськими й статистичними повідомленнями між підрозділами підприємства. У 2000 році впроваджено спеціалізовану автоматизовану систему АСКОД, яка, спираючись на діючий телекомунікаційний базис, забезпечує організацію підготовки, ефективне зберігання даних, облік і доставку різних видів документів тощо.

Але з плином часу інформаційні технології, які були ідеологічною основою системи АСКОД у період її створення, стали поступатися принципово новим підходам до організації процесів електронного документообігу й управління інформаційним простором. Застосування цифрових носіїв докорінно змінило характер отримання і використання інформації в усіх сферах життя суспільства. Це спонукає до пошуку ефективніших стратегій управління цифровою інформаційною інфраструктурою. Сьогодні все ширше використовується так звана мультимедіа-інформація, яка містить, крім алфавітно-цифрових даних, також графічні зображення, анімацію, аудіо- і відеоряд. До того ж дедалі частіше вона надходить у загальному потоці даних, що ускладнює обробку і зберігання її традиційними системами автоматизації.

Розробляючи теоретичні засади побудови нової удосконаленої системи документообігу, слід зважати, що робота з мультимедіа-інформацією істотно відрізняється від традиційних методів обробки алфавітно-цифрових даних. Це пов'язано передусім зі складною структурою цих матеріалів, що вимагає.

У переважній більшості сучасних інформаційних систем за модель даних слугує сукупність абстрактних понять, які несуть інформацію про об'єкти реального світу в закодованому певним чином вигляді. У мультимедіа-системах інформаційні компоненти цілковито конкретизовані і можуть містити посилання на інші об'єкти реального світу.

Методологія пошуку необхідних даних у мультимедіа-системах докорінно відрізняється від методів вибірки інформації у звичайних системах. Тут ідеться вже про асоціації з будь-якою властивістю об'єкта реального світу або уявлення про нього, тобто про схожість, а не про точну відповідність певному образу.

Для розуміння суті порушеного питання класифікуємо типи даних, необхідних для побудови інформаційних систем нового покоління:

♦ текстові дані — алфавітно-цифрові відомості, подані у вигляді певних структурованих і форматованих послідовностей знаків;

♦ графічні дані — малюнки, креслення, ілюстрації та інша графічно викладена інформація, закодовані за допомогою високорівневого описувача, які відображають складні графічні об'єкти як сукупність простих графічних примітивів (точка, лінія, дуга, коло тощо);

♦ зображення — різноманітні картинки і фотографії, закодовані в якомусь стандартному форматі, базовим елементом яких є точка (піксел) певного кольору і заданого розташування;

♦ анімація — послідовність графічних елементів або зображень, що визначає порядок відтворення даних зображень у часі, протягом якого вони замінюються одне одним у певному хронологічному порядку;

♦ відеодані — послідовність фотографічних зображень, відтворюваних із певною швидкістю і в певній хронологічній послідовності;

♦ аудіодані — послідовність упорядкованих у часі даних, що генеруються у процесі звукозапису;