Система управления персоналом представляет собой единое целое со всей стратегией и организационной структурой фирмы (рисунке 3 Приложения А). Схема взаимосвязей основных функций управления персоналом представлена на рисунке 4 Приложения А. Как видно из рисунка, численность персонала, его квалификация, затраты на оплату труда определяются прежде всего проектом трудового процесса, который в свою очередь должен соответствовать технологии производства и требованиям общества к условиям труда.
Одной из важнейших сторон деятельности фирмы является четкий выбор стратегии, в зависимости от которой строится организационная структура и определяется необходимая численность и состав работников, требования к образовательному уровню, опыту работы и другие.
Набор персонала фирма может вести самостоятельно или прибегнуть к помощи специальных фирм или агентств. Например, фирмы, занимающиеся управленческими консультированием или консультанты, могут оказать помощь в поиске руководящих работников и специалистов.
Процедура найма и отбора является ответственным этапом в управлении персоналом. [16]
При отборе учитывают следующие факторы:
· значение соответствующих должностей в организационной структуре фирмы (объем работы, ответственность и др.);
· условия приема (долгосрочная или краткосрочная работы) и возможность разрыва контракта;
· возможная карьера;
· юридическое законодательство;
· степень участия трудового коллектива или профсоюза в процессе комплектования кадров.
Механизм приема на работу, замещения руководящих кадров (назначение, конкурс, контрактная форма, формирование управленческих команд и др.) должен быть достаточно гибким. Подбор кадров может осуществляться со стороны, а также путем повышения в должности и перемещения внутри фирмы. Основным процедурным началом при подборе кадров является конкурс нескольких кандидатов.
Конкурс может проводиться в следующих формах: посредством выборов; состоять из экзаменов; тестов по документам; стимуляционные методы. Возможно сочетание различных форм. Решение предлагается конкурсной комиссией. В общем виде процедура отбора кадров и принимаемые решения показана на рисунке 5 Приложения А.
Важным элементом подбора кадров является выделение резерва. На базе системной оценки кадры можно разделить на следующее категории:
- слабые, не отвечающие требованиям занимаемой должности, которые целесообразно использовать на менее ответственной работе;
- подходящие, отвечающие требованиям занимаемой должности и дающие хорошие результаты, их можно направить на повышение квалификации;
- резервные, обладающие качествами, значительно превышающими требования к занимаемой должности, они могут быть рекомендованы на более высокие должности непосредственно или после специальной подготовки.
Общее управление персоналом осуществляет администрация фирмы. Решения руководителя, метод его работы, рабочая атмосфера на руководимом участке во многом зависят от его личных качеств и оказывают влияние на деятельность всего коллектива и эффективность работы фирмы. Удельный вес административной работы наиболее высок на высших ступенях иерархии. [12]
В общем виде процесс управления персоналом фирмы можно представить на рисунке 6 Приложения А.
Планирование означает определение необходимой численности персонала для выполнения соответствующего объема работ. После определения необходимой численности персонала перед конкретными исполнителями работ ставят задачи, разъясняя значение работы, степень ее сложности, назначают ответственных. Определение условий и сроков выполнения работы предполагает распределение работ по степени важности и срочности, определение вознаграждения и др. Контроль означает наблюдение за соблюдением сроков и качеством работы.
Существенное влияние на качество труда сотрудников фирмы оказывает применяемая на фирме система стимулирования труда персонала.
Система управления персоналом включает в себя несколько видов работ с кадрами. [20]
Первый, чисто технический, вид работы с кадрами начинается с оформления работника при приеме на работу и заканчивается его увольнением. В этом промежутке времени кадровая служба занимается вопросами профориентации работников, их перемещениями по службе, а так же проблемами обеспечения занятости работников организации: перевод работников на другое место, если ликвидируются какие-то рабочие места, с соответствующей переподготовкой и переквалификацией. В функции кадровой службы входит информационное обеспечение всей системы управления кадрами.
Во вторую группу работ включается деятельность кадровых служб по обеспечению нормальных условий труда работников, в том числе вопросы психофизиологии труда (подбор работ с учетом характеров и темпераментов работников, их личных склонностей, с учетом их профессиональной подготовки, знаний и опыта), эргономики труда (удобства и комфорта на рабочем месте, рациональное размещение оборудования, инструментов, приспособлений)
В комплексе с эргономикой и технической эстетикой решаются проблемы труда и техники безопасности, а так же вопросы охраны окружающей среды и, в первую очередь, воздействие техники, технологии и общих условий труда на здоровье и жизнь работников фирмы [15].
Очень важным направлением кадровой работы в системе управления персоналом в организации является регулирование трудовых отношений. В этот комплекс работ входят социально-психологическая диагностика работников, групп и коллектива в целом, выявление и урегулирование производственных, конфликтов и стрессов, анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений, разработка и контроль за соблюдением этических норм, взаимоотношений.
Развитие социальной инфраструктуры тоже можно отнести к работе кадровых служб, которые призваны решать проблемы организации системы общественного питания в организации, охраны здоровья, организации отдыха, работы детских учреждений, жилищно-бытового обслуживания, развития культуры, спорта, физического воспитания.
В функции кадровых служб входит формирование и совершенствование оргструктуры управления.
На основе анализа организационной структуры анализа вносятся изменения в организационную структуру управления и в штатные расписания отделов и служб.
В подсистему планирования и прогнозирования кадровой политики входит группа, которая занимается вопросами стратегии и тактики управления кадрами [2
Эта группа исследует рынок труда: существующий спрос и предложения рабочей силы, потенциально возможные изменения в спросе и предложении трудовых ресурсов под влиянием научно-технического прогресса, новой техники и технологии, с учетом принципиального изменения вида, характера и качества выпускаемой продукции [35].
Далее проводится анализ существующего кадрового потенциала, и вырабатываются предложения по изменению функциональной, квалификационной и профессиональной структуры кадров с учетом выводов и предложений, сделанных на основе маркетинговых исследований, и с учетом изменения спроса и предложения на рынке трудовых ресурсов. Если маркетинговые исследования показывают, что профессиональный и квалификационный состав потенциального рынка значительно отстает от требований научно-технического развития, фирма планирует систему обучения и профессиональной переподготовки кадров, включающую техническое и экономическое обучение персонала, переподготовку и повышение квалификации работников, формирование кадрового резерва, поддержание контактов с внешними источниками, учебными профессиональными заведениями, биржами труда, фирмами, занимающимися выявлением и подготовкой талантливых руководителей и специалистов высшего ранга. [36]
Важнейшей функцией кадровой службы в системе управления персоналом организации является планирование и контроль деловой карьеры, профессиональная и социально-психологическая оценка кандидатов на вакантные должности, адаптация работников к условиям труда.
К особой сфере деятельности кадровых служб относится анализ и развитие форм стимулирования труда. На отечественных предприятиях этими вопросами чаще занимаются отделы труда и заработной платы, а в западных и американских фирмах - кадровые службы.
Анализ и развитие форм стимулирования труда состоит из многих видов работ: нормирование труда и тарификация работ, разработка систем оплаты труда, формы морального поощрения, оценка кадров, тестирование, аттестация, обоснование форм участия работников в прибылях фирмы и ее капитале.
Кадровая служба в рамках системы управления персоналом организации занимается также вопросами оказания юридических услуг, в частности, решением спорных вопросов трудовых отношений, а так же проводит согласование распорядительных документов по управлению персоналом: положений об отделах и службах, должностных инструкций, регламента режима труда и отдыха, трудовых контрактов и соглашений.
Таким образом, комплекс работ по управлению персоналом и объем функций, прав и обязанностей кадровой службы очень большой. Для того чтобы выполнить весь этот объем в минимальном количестве ошибок и сбоев, в организации должна разрабатываться кадровая политика.
В условиях меняющегося содержания труда и изменения трудовой мотивации решаются проблемы выработки стиля управления, его многовариантности с учетом возможных конкретных условий и меняющихся социальных задач. В рамках системы управления персоналом разрабатываются новые методы социально-психологического тестирования работников, групп и коллективов в целом, методы диагностики и раннего обнаружения конфликтных ситуаций и психологической напряженности в группах.