Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:
подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;
подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;
организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.
Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах – общее собрание членов кооператива.
Кадровое обеспечение системы управления
Под кадровым обеспечением системы управления персоналом понимается необходимый количественный и качественный состав ее работников.
По данным обследования, в 1980-х гг. в кадровых службах (в основном в отделе кадров и отделе технического обучения) было занято от 0, 3 до 0, 8% общего числа работающих в отраслях промышленности и строительства. Для сравнения отметим, что в зарубежных фирмах в службах управления персоналом работает от 1 до 1, 2% общей численности работников.
Качественная характеристика кадровой службы такова. Среди руководителей кадровых служб по базовому образованию с техническим образованием – 40, 9%; учителей - 31, 6 %; юристов-правоведов – 11, 5%; социологов и психологов – 3, 3%. Средний возраст руководителей кадровой службы – 45 лет.
Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и уставом организации. Расчет численности руководителей, специалистов и других служащих организации, в том числе и кадровой службы, осуществляется различными методами: многофакторного корреляционного анализа, экономико-математическими, сравнений, прямого расчета, по трудоемкости работ, по нормам обслуживания и др.
Первый метод основан на многофакторном анализе функционального разделения управленческого труда. Была разработана схема функционального разделения труда с учетом влияния на численность персонала определенных факторов (от 1 до 3), затем выводилась формула, выражающая зависимость между численностью персонала и факторами.
Экономико-математические методы предусматривают разработку экономико-математических моделей, основанных на реальной действительности, что обеспечивает адекватное отражение содержательного процесса.
С использованием метода сравнений на базе анализа состава кадров специалистов в развитой хозяйственной системе составляются проектировки потребности в специалистах для менее развитой системы.
Экспертный метод позволяет получить представление о потребности в специалистах на основе учета мнений группы экспертов, суждения которых базируются на их научной и профессиональной компетенции.
Метод прямого расчета предполагает определение численности специалистов и других служащих исходя из расчета необходимых затрат труда на реализацию периодических функций управления персоналом и расчета затрат труда на реализацию функций управления по устранению возмущающих отклонений.
Основываясь на зарубежном опыте, можно выделить еще один метод определение численности работников кадровой службы. Он является разновидностью норм обслуживания, которые характеризуют количество объектов, т.е. работников организации, обслуживаемых одним работником службы управления персоналом.
Расчет количественной потребности в специалистах, в том числе и по управлению персоналом, проводится одновременно с определением качественной потребности в них, т.е. потребности в работниках определенных профессий, специальностей, квалификации.
В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.) для системы управления персоналом предусмотрены следующие должности, - это должности: руководителей, специалистов, других служащих (технических исполнителей): нарядчик, табельщик, хронометражист и др.
Должностные обязанности
Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия, направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершенствования работников. Обеспечивает укомплектование специальностей и квалификации. Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда. Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу, в том числе с выпускниками учебных заведений. Организует обучение персонала, координирует работу по повышению квалификации. Доводит информацию по кадровым вопросам до всех работников. Организует проведение оценки результатов трудовой деятельности работников, аттестаций, конкурсов на замещение вакантных должностей. Совместно с руководителями структурных подразделений участвует в принятии решений по вопросам найма. Разрабатывает систему оценки деловых и личностных качеств работников, мотивации их должностного роста. Консультирует руководителей разных уровней по вопросам организации управления персоналом. Принимает участие в планировании социального развития коллектива. Составляет и оформляет трудовые договоры и контракты. Осуществляет руководство подчиненными сотрудниками.
Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты; основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса; конъюнктуру рынка рабочей силы; порядок ценообразования и налогообложения; основы маркетинга; современные концепции управления персоналом; основы трудовой мотивации и системы оценки персонала; формы и методы обучения и повышения квалификации кадров; порядок разработки трудовых договоров; методы и организацию менеджмента; основы технологии производства и перспективы развития предприятия; основы общей и социальной психологии, социологии и психологии труда; основы производственной педагогики; этику делового общения; передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом; методы обработки информации.
Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование или высшее профессиональное образование и дополнительная подготовка в области менеджмента, стаж работы по специальности не менее двух лет. Зарубежная теория и практика накопили большой опыт в области управления персоналом, перенос которого на российскую почву должен быть критическим и осмотрительным. В связи с этим при создании эффективной системы управления персоналом российских организаций необходимо учитывать следующее: процесс обучения кадровиков и освоения ими новых методов управления должен стать осознанным и непрерывным; российские кадровики обязаны знать социокультурные особенности среды, в которой они работают; отечественные специалисты по кадрам должны владеть основами зарубежной теории и практики управления и уметь соотносить их с реалиями российской культуры; не следует механически копировать зарубежные методы управления персоналом.
Понятия, используемые для характеристики персонала. Профессия - род трудовой деятельности, требующий определенной подготовки. Специальность - вид занятий в рамках одной профессии; более узкая классификация рода трудовой деятельности, которая требует конкретных знаний, приобретенных благодаря специальному образованию. Специалисты - работники, чей умственный труд отличается профессиональной содержательностью и интеллектуальностью. Квалификация - различают квалификацию работы и квалификацию работника. В первом случае — это характеристика данного вида работы, устанавливаемая по степени ее сложности. Квалификация работника это степень и вид профессиональной обученности, необходимые для выполнения конкретного вида работы.
Документально обеспечение
Документационное обеспечение — организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
Основными функциями по документационному обеспечению системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.
Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:
ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.
В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машинно-ориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.