В последнее время на предприятии потребность в решение проблем выбора существенно возросла, и многие из традиционных способов их решения оказались малопригодными.
Прежде всего, многие из существующих организационных систем не включают в себя жизненно важный этап определения политики выбора перечня аспектов, которые необходимо учитывать при принятии решений. Стремление к учету лишь количественных аспектов принимаемых решений маскируется в утвержденных методиках оценки альтернатив в виде различных формул. В таких формулах делается попытка строго обосновать соотношения между некоторыми количественными показателями, а многие качественные показатели (требования к квалификации исполнителей работ, ущерб окружающей среде, и т.д.) просто остаются без внимания. Следствием всего этого является однобокий характер принимаемых решений, что приводит к нежелательным последствиям как для лица, принимающего решения, так и для лиц, которых принимаемые решения затрагивают. В результате таких решений остается без использования закупаемое уникальное оборудование, предприятие сразу же нуждаются в реконструкции, разрабатываемые планы не соответствуют официально утвержденным направлениям деятельности и т.д.
В подобных случаях причина заключается не в просчетах того или иного руководителя, хотя бывает и такое. Причина глубже в неприспособленности некоторых организационных систем эффективно решать многие задачи уникального выбора. Некоторые процедуры использования экспертов не соответствуют современным требованиям.
Анализ альтернатив требует больших затрат квалифицированного труда. Часто сотрудники административного аппарата, занятые оперативной работой и выполнением многочисленных поручений, просто не имеют времени для проведения такого анализа. Кроме того, они не всегда в достаточной мере подготовлены для выполнения соответствующей аналитической работы. Это приводит к тому, что глобальным стратегическим проблемам выбора уделяется столько же внимания, сколько и мелким поручениям. Следствием этого является недостаточная подготовленность и обоснованность принимаемых решений.
При отсутствии четкой, подуманной политики контроля над работой экспертов, строгого анализа их предложений, могут появиться несогласованные, и даже противоречивые решения.
Возросшая сложность проблем выбора требует подготовки и использования специалистов-профессионалов по анализу вариантов принимаемых решений, которых на предприятии нет; разработки и практического использования специальных методов анализа и сравнения сложных альтернатив, возникающих в процессе принятия решения.
Кроме проблемы принятия решения на предприятии существует еще одна значительная проблема: предприятие работает не достаточно эффективно из-за невысокого уровня качества предоставления услуг. Это обусловлено, во-первых, низким качеством расходных материалов, во-вторых, оборудование, которое используется на предприятии, устарело и не позволяет осуществлять услуги, отвечающие современным требованиям, в-третьих, отсутствием квалифицированного технолога и производственного персонала. Необходимость решения этих проблем вызвано постоянным снижением уровня качества предоставляемых услуг, ослаблением позиций предприятия с высокого уровня на более низкий.
ГЛАВА 3.
СОВЕРШЕНСТВОВАГИЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ В ПРИНЯТИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ
Для устранения недостатков в работе предприятия предлагаются следующие возможные решения.
Осуществить контроль по подсистемам. Контроль должен осуществлять руководитель предприятия, т.к. от обоснованности и реализации этих подсистем зависит эффективность работы всего предприятия. Общий контроль по подсистемам руководитель может поручить замам, или другим подразделениям. Предлагается осуществить контроль по подсистемам, указанный в таблице 3.1.
Таблица 3.1
Предметы контроля по подсистемам
| Подсистема системы менеджмента | Предмет контроля |
1. Научное обоснование системы2. Целевая подсистема3.Функциональная подсистема4. Обеспечивающая подсистема5. Внешняя среда | 1.1 Наличие и достоверность прогноза воспроизводственных циклов1.2 Применение научных подходов и принципов менеджмента2.1 Стратегия предприятия2.2 Дерево целей предприятия на перспективу2.3 Нормативы конкурентоспособности услуг на конкретных рынках2.4 Экономическая эффективность системы менеджмента фирмы3.1 Обоснованность состава функций менеджмента3.2 Отражение функции менеджмента в положениях о подразделениях предприятия и должностных инструкциях3.3 Наличие нормативно-методических документов, регламентирующих порядок и методы выполнения функций менеджмента 4.1 Качество информации4.2 Состав и качество законодательных актов по различным аспектам менеджмента5.1 Параметры макросреды5.2 Параметры развития инфраструктуры региона5.3 Параметры микросреды предприятия |
Продолжение таблицы 3.1
| 6. Управляющая подсистема | 6.1 Обоснованность организационной и производственной структур предприятия6.2 Качество положений о подразделениях предприятия и должностных инструкций6.3 Структура, квалификация обеспеченность кадрами6.4 Методы оптимизации управленческого решения6.5 Эффективность системы менеджмента |
Для эффективной работы системы управления в целом и системы внутреннего контроля в частности крайне необходим качественный уровень формализации деятельности компании. Формализацию деятельности предприятия следует начать с пересмотрения ее организационной структуры. Приведем несколько рекомендаций по формированию организационной структуры:
· Управленческие решения, связанные с той или иной организационной структурой, дают положительный эффект только в долгосрочном периоде. Смена одной организационной структуры на другую в краткосрочных периодах трансформируют положительный эффект от административно-хозяйственной деятельности топ-менеджера в убытки;
· Документы устанавливающие организационную структуру предприятия должны содержать данные обо всех структурных формированиях всех уровнях управления предприятием, показывать подчиненность звеньев в управлении, описывать основные функции структурных единиц;
· На предприятии должно быть назначено ответственное лицо, координирующее и вносящее изменения в организационную структуру.
Для того чтобы правильно организовать работу по устранению недостатков в регламентации деятельности предприятия предлагается:
· Ввести в штатное расписание специалиста по вопросам стандартизации, возложив на него функции сопровождения процедур разработки и утверждения внутренних нормативных документов, координацию действий подразделений по регламентации деятельности, выработки единых стандартов составления регламентов, а так же контроля над соблюдением правил работы с документами предприятия;
· Произвести систематизацию действующих и недействующих регламентов и инструкций.
Для эффективной реализации функций контроля предлагается следующее:
· Система контроля должна разрабатываться и функционировать строго в пределах утвержденной организационной структуры предприятия и в рамках выполняемых подразделениями функций;
· При разработки стратегии контроля, необходимо принять во внимание, что осуществление контроля в значительной степени ограничено физиологическими возможностями человеческого организма;
· Контролируемые центром ответственности параметры должны соответствовать критериям существенности.
Под качеством управленческих решений следует понимать степень их соответствия характеру разрешаемых задач, функционирования и развития производственных систем. Иначе говоря, в какой степени управленческие решения обеспечивают дальнейшие пути развития производственной системы в условиях формирования рыночных отношений.
Факторы, определяющие качество и эффективность управленческих решений, могут классифицироваться по различным признакам – как факторы внутренней природы (связанные с управляющей и управляемой системами), так и внешние факторы (влияние окружающей среды). К числу этих факторов следует отнести:
Управленческие решения должны опираться на объективные законы и закономерности общественного развития. С другой стороны, управленческие решения существенным образом зависят от множества субъективных факторов – логики разработки решений, качества оценки ситуации, структуризации задач и проблем, определённого уровня культуры управления, механизма реализации решений, исполнительской дисциплины и т. п. При этом необходимо всегда помнить, что даже тщательно продуманные решения могут оказаться неэффективными, если они не смогут предусмотреть возможных изменений в ситуации, состоянии производственной системы.