Управління знаннями як інструмент створення і використання нових знань в організації (стр. 2 из 6)

Таким чином, управління знаннями - загальна назва для методик, що організують процес комунікацій (цільового спілкування) у корпоративних співтовариствах, направляючи його на витяг нових і відновлення існуючих знань і компанії, що допомагають співробітникам, вчасно вирішувати задачі, приймати рішення і починати необхідні дії, одержуючи потрібні знання в потрібний час. Такі методики на 80% використовують гуманітарні технології, і тільки на 20% - рішення в області інформаційних технологій [9, c.97].

Застосування методик управління знаннями уможливлює використання колективного досвіду та знань і перетворення їх у корпоративний капітал.

Для інтеграції в єдиний комплекс системи управління знаннями використовують ряд технологій:

· традиційні системи автоматизації й інформаційно-пошукові системи;

· електронну пошту, корпоративні мережі і Інтернет-сервіси;

· бази і сховища даних (data warehouse);

· системи електронного документообігу;

· спеціалізовані програми обробки даних (наприклад, статистичного аналізу);

· експертні системи і бази знань.

Кожна компанія має місію, у якій формулюються задачі, що вона перед собою ставить і відбивається її позиціонування. Розумно припустити, що штат компанії складають співробітники, сукупність знань яких дозволяє слідувати місії.

Досвід і знання конкретного співробітника, перед яким поставлена задача, можуть виявитися недостатніми для її вирішення, але в правильно організованій фірмі сукупність знань персоналу забезпечує досягнення мети.

Тому методики управління знаннями в компанії вимагають формування співтовариств.

Фахівці вважають, що в організаціях у тій чи іншій формі використовуються тільки 20% усіх знань, що стають "явними"; це означає, однак, що 80% залишаються незатребуваними. Вони залишаються в серцях і розумах співробітників даних організацій. Доступ до цих "невиражених" знань може бути отриманий тільки в процесі взаємодії людей. Основним механізмом для створення високо цінних знань і їхнього застосування є спілкування серед співробітників, що спільно працюють у рамках даної організації, а таке спілкування цілком знаходиться в сфері впливу співтовариств [8].

У компаніях, де не застосовуються методики управління знаннями, вирішення задач і прийняття рішень регулярно здійснюється в умовах недостатньої поінформованості співробітників, які використовують тільки власний досвід і знання, що не завжди відповідає необхідній для вирішення нових задач компетенції.

Носіями знань є люди. Саме цінність накопичених ними знань і досвіду конвертується в остаточному підсумку в прибуток компанії.

Передача знань відбувається під час спілкування чи комунікації між людьми, спрямованої на одержання необхідних знань для вирішення задач чи прийняття рішень.

Комунікації можуть бути персональними і груповими, безпосередніми чи заочними.

Персональні комунікації (спілкування) використовуються в повсякденному житті, наприклад, тоді, коли співробітник звертається за порадою чи консультацією до колеги.

Для забезпечення ефективності групових комунікацій застосовуються гуманітарні заходи, які організують процес спілкування в групах, що направляють його на отримання потрібних знань з розумів співробітників і передачу їхнім колегам, яким вони необхідні для вирішення актуальних задач. До таких заходів можна віднести звичні наради, семінари, конференції, з'їзди і т.д.

Заочні комунікації можуть відбуватися, наприклад, за допомогою паперових чи електронних документів і послань [8].

1.2. Технології управління знаннями

Роль гуманітарних технологій полягає в створенні спеціальних умов, при яких обмін знаннями відбувається не хаотично, а цілеспрямовано.

Існує деяка різниця між інформацією і знаннями. Інформація сама по собі може виявитися в принципі марною, якщо, зіштовхнувшись з задачею, у працівника не виникає розуміння, де шукати необхідну інформацію, як неї використовувати і до кого звернутися по допомогу. Знання знаходяться в розумах людей і виявляють себе в момент взаємодії між ними. У процесі спілкування співробітники обмінюються знаннями, що неможливо почерпнути з документації й інших джерел інформації. Необхідно направляти цю взаємодію на досягнення мети, генерацію нових ідей і відновлення існуючих знань.

Оскільки передача знань відбувається тільки під час взаємодії між конкретними людьми, формування співтовариства як середовища людей, об'єднаних загальним професійним інтересом чи загальною метою, що дозволяє установити контакт між тими, хто шукає знання і джерелом знань в умовах довіри і з використанням сформованих особистих зв'язків один з одним - є найважливішою задачею [2].

Перешкодою на шляху впровадження методик управління знаннями може стати внутрішня конкуренція. Тому формування атмосфери спілкування в співтоваристві, корпоративної культури повинне враховувати цю особливість людей і направлятися на те, щоб вони поділялися знаннями з радістю.

Якщо основним мотивом співробітника є не індивідуальне лідерство, а досягнення мети, то колектив здатний при сприятливих умовах досягти великих результатів, ніж сума результатів, досягнутих під час відсутності кооперації.

Рішення в сфері інформаційних технологій (ІT-рішення) підтримують правила, що супроводжують процес управління знаннями, допомагають зняти бар'єри на шляху вирішення задач формування єдиного робочого середовища, реалізації механізму відчуження, нагромадження, використання і модифікації знань, підтримки інновацій і доведення інформації про їх усім зацікавленим у них співробітникам.

Однак ІT-рішення не відіграють домінуючу роль у методиках управління знаннями: якщо в фірмі не будуть проводитися заходи щодо формування культури спільної роботи і загального доступу до даних, то ніякі ІT-рішення не дозволять одержати відчутні результати. Так само як і використання, тільки лише гуманітарних технологій без залучення інформаційних технологій не приведе до ефективного управління знаннями.

Форма представлення знань повинна уможливлювати їхній пошук і освоєння з метою наступного використання. Це означає, що знання, формалізовані в явному виді, будучи освоєними, можуть стати частиною досвіду співробітника і бути використані їм для вирішення задач і прийняття рішень.

От тільки деякі задачі, що неможливо вирішити без використання рішень у сфері інформаційних технологій для управління знаннями [2].

1. Система управління знаннями зберігає знання в контексті вирішення задач, виконання проектів і відносин між людьми. Контекст відбиває діловий процес, що привів до бажаного результату. Контекст розкриває і фонову інформацію, альтернативи, що були випробувані, а також причини, по яких вони не принесли бажаних результатів. Знання, що можуть бути використані для удосконалювання ділового процесу, перенесені в нові продукти і послуги.

2. Система управління знаннями направляє дії користувачів з метою розміщення інформації з визначених правил, що дозволяють у майбутньому успішно її знаходити і використовувати;

3. Стає можливим використання зв'язків, що зберігаються в системі, "люди/зміст". Навіть якщо ви не змогли знайти в системі знання у повному обсязі, що ідеально підходять для вирішення вашої нової задачі, ви можете використовувати зв'язок "людина/зміст" і знайти, таким чином, людину, що є носієм необхідних вам знань.

4. Зменшення залежності знань від людей, що володіють ними. Ви можете відчути це, вводячи в курс справи нових співробітників. Крім того, зводяться до мінімуму втрати, пов'язані зі звільненням співробітників в інші компанії (утрати знань, важливих для ведення бізнесу; утрати зв'язків із ключовими клієнтами/постачальниками)

5. Заочні комунікації не тільки зменшать необхідність витрачати час на особисті зустрічі. Знання, отримані в процесі персональних заочних консультацій будуть збережені в системі разом з контекстом і можуть бути використані потім усім співтовариством чи групою.

6. Доступ у будь-який час, у будь-якому місці не створює обмежень на тривалість заочних комунікацій і гарантує, що ви зможете одержати накопичені компанією знання в потрібний час, а не тільки в момент персонального спілкування чи заходів, що забезпечують групові комунікації.

1.3. Розробка систем управління знаннями

На рисунку 1.1 наведена спрощена схема основних циклів процесів управління знаннями.

Рис. 1.1 Основні цикли процесів управління знаннями [9]

Упровадженню звичайно передує процедура формалізації діяльності підприємства методом онтологічного аналізу, що зводиться до опису типових сутностей (для ІT-системи - інформаційних об'єктів) і виявленню обґрунтованих взаємозв'язків між ними.

Система управління знаннями автоматично направляє дії користувачів відповідно до онтології, що була отримана на етапі формалізації. Це виражається в тім, наприклад, що при наповненні системи не створюється безглуздих структур, оскільки в онтології описані правила зв'язування об'єктів.

Двома основними процесами, що знаходяться в постійному циклі і підтримуються ІT-системою, є:

· процес нагромадження і використання знань;

· процес постійного удосконалювання формальних описів (онтології).