¾ расположить собеседника к себе, создать атмосферу дружелюбия;
¾ нейтрализовать отвлекающие факторы, избегать постороннего вмешательства;
¾ продемонстрировать симпатию и заинтересованность к собеседнику;
¾ быть терпеливым и избегать споров на этапе получения информации;
¾ задавать вопросы.
Уметь прояснять свои идеи перед началом их передачи.Прояснение собственных идей перед их передачей означает, что ему необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы или идеи, которые он хочет сделать объектами передачи. Для любой передачи в адрес вышестоящего руководителя, подчиненного или коллеги ему в принципе нужна определенная тема как объект передачи.
Быть способным воспринимать потенциальные семантические проблемы. Не жалейте сил на то, чтобы исключить из сообщения двусмысленные слова или утверждения. Употребляя точные слова, а не общего характера, вы выигрываете в результативности.
«Взгляд со стороны». Следите за выражением своего лица, жестами, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Постарайтесь взглянуть на себя и услышать себя так же, как видит и слышит вас собеседник.
Изучить эмпатию и открытость. Эмпатия — это внимание к чувствам других людей, готовность «влезть в их шкуру». Активно пользуясь эмпатией при обмене информацией, мы пытаемся соответствующим образом настроить принимающую сторону и приспособить вариант кодирования и передачи сообщения к индивиду или группе и ситуации. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной.
Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре. Старайтесь избегать скороспелых суждений, оценок и стереотипов. Вместо этого старайтесь увидеть, прочувствовать и понять ситуацию и затрагиваемые проблемы в контексте собеседника. Это вовсе не означает, что вам следует соглашаться с тем, что говорит собеседник. Это значит только, что вы пытаетесь понять его слова.
Уметь устанавливать обратную связь. Обратная связь, делающая процесс коммуникации двусторонним, значительно повышает его эффективность, поскольку дает возможность уточнения полученного послания.
Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них — задавать вопросы. Для сравнения услышанного с тем, что именно вы изначально намеревались сообщить.
Другой способ задавать вопросы — заставить человека пересказать ваши мысли. Можно сказать, например: «я не уверен, что охватил все моменты, поэтому будьте добры рассказать мне, что вы считаете наиболее важными вопросами в связи с проектом, над которым вам предстоит работать?»
Еще один способ создания обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание.
Ещё один способ установления обратной связи — проведение с подчиненными политики открытых дверей. Пусть они знают, что вы готовы обсудить с ними любые вопросы, затрагивающие их интересы, и подкрепить свои слова действиями.
Во-вторых, развить технические навыки коммуникации: владение электронной почтой, умение пользоваться факсом, писать меморандумы.
В-третьих, создать управленческие системы и сформировать культуру, поощряющую открытую коммуникацию в организации. Современные организации используют такие методы поощрения информационного обмена, как корпоративные «горячие линии», дающие каждому сотруднику возможность высказать свои мысли или задать вопросы в любое время, совместные завтраки или обеды с участием сотрудников различных отделов и уровней, совместные поездки на экскурсии, пикники и т.д.
Менеджер, обладающий всеми навыками, сможет устанавливать нормальные межличностные коммуникации. Сможет выполнять поручения вышестоящих руководителей, правильно объяснять какие-либо требования к своим подчиненным.