Введение
1. Модель ООО «Айсберг» «как есть»
1.1 Характеристика предприятия
1.2 Документооборот ООО «Айсберг»
1.3 Анализ методов расчёта экономических показателей
1.4 Анализ материально-технического обеспечения
1.5 Кадровое обеспечение ООО «Айсберг»
1.6 Выявленные в результате анализа недостатки
2. Разработка и описание новой автоматизированной информационной технологии
Заключение
Список использованной литературы
Приложения
Автоматизированные информационные технологии управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Она может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
Целью данного курсового проекта является создание модели эффективной электронной программы для управления бизнес-процессами и её внедрение на реально существующем предприятии с использованием современных компьютерных средств.
Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
- исследование понятия информационных технологий, видов, специфики и способов их внедрения с целью совершенствования бизнес-процессов;
- разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления процессами;
- решение проблемы предприятия, нуждающейся в централизованной работе с документами посредством внедрения корпоративной электронной технологии для успешного управления бизнес-процессами.
Объектом работы является модель предприятия, в рамках которой реализуется процесс внедрения новой информационной технологии.
Предметом данного курсового проекта являются процессы, работы, осуществляемые в ходе проектирования эффективной автоматизированной системы управления бизнес-процессами, разработки модели предприятия и внедрения в нее данной системы.
Задачи исследования решаются на базе предприятия ООО «Айсберг» - г. Москва.
1. Модель ООО «Айсберг» «как есть»
ООО «Айсберг», зарегистрированное 07 августа 1992 года в г. Москве, создано и действует в соответствии с законодательством Российской Федерации, учредительным договором, Уставом и в своей деятельности руководствуется ими.
На предприятии ведется поэтапное внедрение систем менеджмента качества в соответствии с требованиями международных стандартов серии ИСО-9000. Численность персонала ~ 30 человек.
Организована специалистами бывшего предприятия «Астория» г. Москвы, которые привнесли в созданную организацию богатейший опыт строительства сложных и уникальных объектов, новаторские решения в области монтажа.
Все это позволило компании занять прочные позиции в области ведущих строительно-монтажных фирм города Москвы. ООО «Айсберг» обладает лицензиями Госстроя России на осуществление деятельности по проектированию и установке кондиционеров и систем вентиляции. Проектная группа ООО «Айсберг» на высоком уровне и в сжатые сроки разрабатывает проектную документацию стадий «П» и «Р».
Таким образом, основным видом деятельности компании является проектирование и монтаж систем кондиционирования и вентиляции на объектах.
Основной целью функционирования организации является получение прибыли и наиболее полное удовлетворение в услугах по проектированию и установке систем кондиционирования и вентиляции.
Имеется парк техники и транспорта, высокая квалификация рабочих и ИТР позволяют ООО «Айсберг» выполнять весь комплекс работ по установке вентиляции и кондиционеров. Компания занимается продвижением новых работ и услуг на рынок, и за время своего развития получило большое количество торговых связей, начиная от транспортного снабжения и кончая предложениями специфических работ и услуг.
Общество является собственником:
1. имущества и денежных взносов, переданных ему учредителем;
2. продукции, произведенной обществом в результате хозяйственной или иной деятельности;
3. получение доходов, а также иного имущества, приобретенного им по другим основаниям, допускаемым законодательством.
В учетной политике предприятия принято, что определение выручки от реализации продукции (работ, услуг), товаров, основных средств, материальных ценностей, нематериальных и других активов и признание соответствующей полученной выручки прибыли производить по мере оплаты покупателями (заказчиками) отгруженных ими ценностей, работ, услуг.
Общество с ограниченной ответственностью «Айсберг» отличает высокая партнерская надежность, ответственность и обязательность в вопросах кредитной и налоговой политики, устойчивая деловая репутация.
В процессе своей деятельности ООО «Айсберг» руководствуется приказом «Об учетной политике предприятия на 2006 год», а также рядом законодательных и правовых актов.
Органы управления ООО «Айсберг» отражены в Уставе организации. Линейная организационная структура предприятия представлена в Приложении 1.
Контролирует все процессы по этим шести главным отделам руководитель организации. Ему непосредственно подчиняются руководители отделов, которые отвечают за рекламу, заключение договоров подряда, переговоры с клиентами, подбор работников, транспортные вопросы и т.д.
Бухгалтера – ведут учёт денежных средств, подготавливают отчёты для предоставления в налоговый орган, занимаются начислением заработной платы.
Бригадиры – налаживают рабочий процесс, и контролируют его.
Большинство работников на предприятии имеют опыт работы по своей специальности, что благоприятно сказывается на эффективности работы всей организации в целом.
Под бизнес-процессом понимают серию логически взаимосвязанных действий, которые используют ресурсы предприятий или организаций для создания или получения полезного для заказчика продукта или услуги в фиксированный промежуток времени. Бизнес-процессы ООО «Айсберг» представлены в Приложении 2.
1.2 Документооборот ООО «Айсберг»
Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете. Другими словами документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фотография, кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.
Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом. Документооборот в ООО «Айсберг» осуществляется в виде потоков документов между:
1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководитель предприятия, специалисты и квалифицированные служащие);
2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь)
По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:
1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована руководителю (от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - инженеру, бухгалтерии и конкретным исполнителям.
2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых от одного сотрудника другому (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.).
3. Документопоток исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)
Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.
Секретарями организации ведётся регистрация всех документов в специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений в электронном виде. Проанализируем поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику изменения потока документов, после окончательного внедрения в организации с 2000 года локальной сети, электронной системы контроля поручений, электронной системы контроля. Анализ дополнительно проведём по 2001 году по месяцам, для определения пиковых нагрузок и сезонности.