2.1.10. Регулярно осуществлять планирование личной работы и работы аппарата управления.
2.1.11. Представлять на утверждение руководителю предприятия графики дежурств сменных администраторов офиса, графики уборки помещений и выхода автомашин в рейс.
2.1.12. Организовывать ведение отчётности офиса по установленной форме и требуемом объёме.
3. Специальные должностные обязанности
3.1. Офис-менеджер обязан
3.1.1. Разрабатывать, внедрять и обеспечивать оптимальное функционирование технологии офисной работы.
3.1.2. Распределять служебные полномочия между сотрудниками офиса.
3.1.3. Лично обеспечивать контроль за сроками и качеством исполнения наиболее важных и срочных указаний и поручений руководителя предприятия.
3.1.4. Обеспечивать координацию и взаимодействие между аппаратом управления и структурными подразделениями предприятия (включая филиалы и представительства), в том числе посредством использования технических средств и каналов коммуникации и ведения приёма посетителей.
3.1.5. Принимать меры к организации и поддержанию на должном уровне документационного обеспечения офисной деятельности, в том числе эффективное ведение деловой переписки, надёжное хранение управленческой документации, оперативное исполнение документов и информационных запросов.
3.1.6. Принимать участие в организации маркетинговой деятельности предприятия и осуществлять с этой целью управление корпоративным Интернет-ресурсом, подготовку внутрикорпоративных мероприятий, вести бизнес-консультирование руководителя предприятия в пределах своей компетенции.
3.1.7. Осуществлять управление финансовыми ресурсами аппарата управления.
3.1.8. Организовывать текущее жизнеобеспечение деятельности офиса, принимать меры по поддержанию в нём порядка в течение дня, а также по устранению неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования и оргтехники.
3.1.9. Своевременно принимать меры по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), препятствующих нормальному функционированию офиса.
3.1.10. Осуществлять управление персоналом аппарата управления.
3.1.11. Принимать меры к повышению эффективности офисной работы, сокращению сроков и совершенствованию качества её выполнения.
3.1.12. Представлять руководителю предприятия предложения по обеспечению надлежащих эргономических и санитарно-гигиенических условий труда в офисе, рационализации рабочих мест его сотрудников.
4. Права офис-менеджера
4.1. Офис-менеджер имеет право
4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности аппарата управления предприятия – по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
4.1.2. Представлять руководителю предприятия свои предложения по комплектованию офиса квалифицированным персоналом, а также по поощрению (привлечению к ответственности) подчинённых – в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.
4.1.3. Готовить и представлять руководителю предприятия свои предложения по совершенствованию работы аппарата управления предприятия (его дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).
4.1.4. Участвовать в работе совещаний руководства предприятия при рассмотрении вопросов, касающихся работы аппарата управления.
5. Взаимоотношения (связи по должности) офис-менеджера
5.1. В целях эффективного осуществления своих полномочий офис-менеджер взаимодействует
5.1.1. С руководителем предприятия – в порядке подчинённости.
5.1.2. С другими должностными лицами предприятия – при решении вопросов деятельности, отнесённых к компетенции аппарата управления предприятия.
5.1.3. С руководителями других структурных подразделений предприятия – при решении совместных задач по обеспечению управления предприятием.
5.2. Офис-менеджер имеет право вести внутреннюю служебную переписку по вопросам, отнесённым к компетенции аппарата управления предприятия, в том числе с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.
6. Ответственность и порядок оценки работы офис-менеджера
6.1. Офис-менеджер несёт административную, дисциплинарную и материальную ответственность
6.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам деятельности аппарата управления предприятия.
6.1.2. За невыполнение указаний руководства предприятия, касающихся работы офиса.
6.1.3. За несохранение государственной и служебной тайны.
6.1.4. За неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
6.2. Оценка работы офис-менеджера осуществляется
6.2.1. Руководителем предприятия – регулярно, в процессе повседневного осуществления офис-менеджером своих служебных полномочий.
6.2.2. Аттестационной комиссией предприятия – периодически, но не реже одного раза в год на основании документированных итогов деятельности аппарата управления предприятия за оценочный период.
6.3. Основным критерием оценки работы офис-менеджера являются качество, полнота и своевременность выполнения им своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией и заключённым с офис-менеджером трудовым договором.
При этом следует помнить, что ни одна, даже самая подробная, инструкция не в состоянии отразить все нюансы и детали, связанные с осуществлением офис-менеджером своих должностных полномочий, - настолько они многообразны. Выручить в этой ситуации начинающего офис-менеджера могут дополнительные организационно-методические документы (инструкции по отдельным видам офисной деятельности), а также опыт повседневной работы.
1.4 Квалификационные требования к офис-менеджеру
и профессиональные качества
Помимо функциональных требований следует упомянуть и об отличиях в требованиях работодателей к профессиональной подготовке офис-менеджеров. Эти требования можно разделить (условно) на общие (базовые), дополнительные и специальные.
Общие требования к профессиональной подготовке офис-менеджера:
1. Опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности – помощник руководителя, секретарь и др.) от полугода до трёх лет (в зависимости от статуса должности, на которую в данном случае претендует соискатель).
2. Высшее образование (предпочтительно – по профилю предприятия, объявившего конкурс на соответствующую вакансию, в области управления или техническое).
3. Знание разговорного (как минимум) английского языка (для работы на предприятии, в организации или учреждении с персоналом из числа иностранных граждан – знание второго иностранного языка).
4. Уверенные навыки в работе на персональном компьютере (ПК), предполагающие не только умение грамотно пользоваться установленным программным обеспечением (ПО), но и самостоятельно производить инсталляцию ПО, несложную настройку и профилактику ПК, подключение периферии и пр.
5. Знание основных компьютерных программ (минимально - операционная система Windows, MS Office, Internet Explorer).
Указанные требования являются минимальными.
В представленном перечне они перечислены по важности в порядке убывания. На практике это означает, что при принятии решений о назначении соискателя на должность офис-менеджера работодатель в первую очередь обратит внимание на наличие у него практического опыта работы, его образовательный уровень и степень владения иностранным языком.
В качестве дополнительных к профессиональным качествам офис-менеджера работодателями наиболее часто упоминаются следующие требования.
1. Наличие у соискателя опыта административно-хозяйственной работы и / или работы с персоналом.
2. Дополнительное образование (второе высшее, а также различные формы повышения квалификации, в первую очередь в области менеджмента и т.п.).
3. Продвинутый уровень владения иностранным языком, например, способность выполнять письменные и / или устный перевод, умение самостоятельно читать техническую документацию и специальную литературу на иностранном языке и т.п.
4. Умение обращаться с офисной оргтехникой (ксерокс, факс, сканер, мини-АТС, устройства бесперебойного питания, зарядные устройства), в идеале – умение быстро выявить и устранить мелкие неисправности в них.
5. Владение информационными технологиями (в частности, основами программирования, HTML), умение работать с прикладным программным обеспечением (как правило, по профилю предприятия – AutoCad, PhotoShop, FineReader, комплексы 1С: Бухгалтерия, Кадры, Предприятие, Торговля, Склад и т.п.), а также со справочными правовыми системами (СПС): «Гарант», «Консультант», «Кодекс» и т.п.
Что касается специальных требований, предъявляемых работодателями к соискателям на должность офис-менеджера, то их спектр необычайно широк. В то же время предъявление подобных требований к профессионализму офис-менеджера выглядит вполне оправданным, а их отсутствие может по меньшей мере существенно затруднить для новоиспечённого «хозяина офиса» эффективное исполнение им своих должностных обязанностей, и это, в свою очередь, крайне отрицательно скажется на организации работы аппарата управления предприятием в целом.
Чтобы сложилось объективное представление о характере специальных требований к профессиональной подготовке офис-менеджера, приведём наиболее типичные из них.
1. Понимание специфики деятельности предприятия, владение соответствующей терминологией и лексиконом.
2. Профессиональное владение методами руководства в условиях, аналогичных условиям предприятия (практический менеджмент – от полугода и более).
3. Наличие некоторых специальных знаний, в частности финансов, бухгалтерии, маркетинга, логистики, методов экономического и статистического анализа и др.
4. Умение водить автомобиль, осуществлять и организовывать грамотную эксплуатацию иной специальной техники и вспомогательного оборудования (системы наружного наблюдения, средств автоматизации и механизации работ, ризографа, стиральной машины, сплит-системы или кондиционера).