Конкурсна система дає можливість визначити тільки професійний рівень претендентів, а не їх особистісні, морально-етичні якості, особливості характеру, спроможність брати на себе відповідальність, проявляти ініціативність. Іноді важливіше підібрати співробітників з необхідним ставленням до справи, які здатні сприйняти цілі організації, ніж просто знайти людей з потрібними знаннями та досвідом.
У системі роботи кадрових служб органів державної виконавчої влади процесу відбору кадрів мають передувати такі стадії:
планування - розробка плану задоволення майбутніх якісних та кількісних потреб організації в людських ресурсах;
аналіз змісту роботи (job analysis) - з’ясування та обговорення важливої інформації відносно характеру конкретної роботи;
набір (recruitment) - створення резерву потенційних кандидатів по всіх посадах.
Зосередження уваги на аналітичній і організаторській роботі з кадрового менеджменту, оновленні системи формування кадрового резерву на основі критеріїв, яким має відповідати кандидат на посаду; обов’язковій підготовці, перепідготовці та стажуванні зарахованих до кадрового резерву; підвищенні відповідальності керівників за добір та ефективність кадрового резерву, прогнозуванні розвитку персоналу, плануванні кар’єри державних службовців, забезпеченні їх навчання та моніторингу ефективної роботи.
Наступний етап - специфікація роботи, в якому ясно викладаються вимоги до того типу державних службовців, який потрібний для виконання відповідного виду діяльності.
На основі попереднього аналізу точно з’ясовуються: освіта, навички, досвід, кваліфікація та якості, які знадобляться працівнику в процесі виконання роботи, а також практичний досвід та риси характеру.
“Еталонні” рівні вимог по кожному критерію розробляються виходячи з характеристик вже працюючих службовців, які добре виконують свої обов’язки й які займали раніше вакантну посаду. В цьому аспекті важливим є вирішення питання про формування кадрів, що відповідають зазначеним вище критеріям.
Існує два шляхи вирішення цієї проблеми.
Перший шлях - це залучення вже працюючих державних службовців, рекомендуючи їх на більш високі посади або пересуваючи на рівноцінні посади, на яких вони можуть максимально використовувати свої здібності, попередньо підвищуючи їх кваліфікацію за рахунок додаткової спеціальної освіти (стажування, курси підвищення кваліфікації тощо).
Другий шлях - залучення найбільш ефективних працівників з інших державних і недержавних структур, здібних випускників вищих навчальних закладів через конкурсний відбір або перебування у кадровому резерві. Йдеться про зовнішній та внутрішній рекрутинг.
Обидва шляхи мають свої як позитивні, так і негативні сторони, їх однаково необхідно застосовувати з метою максимального використання трудових ресурсів, збереження та підвищення найкращих працівників у сфері державного управління та добору на державну службу кваліфікованих кадрів, які мають досвід керівної роботи.
На думку авторів, процес конкурсного відбору кадрів ми можемо умовно поділити на вісім етапів:
І етап - заповнення бланка-заяви та автобіографічної анкети, за допомогою яких отримуємо базову інформацію про потенційного співробітника, яку можна не тільки використовувати на наступних етапах відбору, а й для “відсіювання” явно невідповідних кандидатів.
ІІ етап - попереднє інтерв’ю. За його допомогою можливо: з’ясувати, чи відповідають навички, здібності заявника вакантним позиціям; пояснити претенденту, які робочі місця вільні та які вимоги висуваються до державних службовців; відповісти на запитання заявника; отримати відповіді на запитання, чи зацікавлений претендент у даній посаді.
ІІІ етап - тестування - найбільш суперечлива стадія відбору, яка має як позитивні, так і негативні сторони. До переваг тестування відносять: об’єктивність (результати тестування можуть бути оцінені як якісно, так і кількісно та майже не залежать від суб’єктивного підходу дослідника), оперативність (збирання та обробка інформації у відносно короткі строки), прицільність (отримання інформації про певні якості особистості та поведінку, а не про людину взагалі), практичність (результати тестування об’єктивно визначають варіанти вибору засобів подальшого практичного впливу).
До недоліків тестування відносять той факт, що їх результати, як правило, дають актуальний зріз вимірюваної якості, тоді як більшість характеристик особистості та поведінки здатні динамічно змінюватись. Для складання більш повного “психологічного портрета” особистості необхідне використання науково обґрунтованого комплексу тестів. Грамотне та кваліфіковане використання тестів можливе за наявності необхідного базового рівня психологічної підготовки, при дотриманні принципів психодіагностики, а також професійної етики психолога.
Для того щоб тестування в процесі відбору було більш результативним, потрібно залучати до конкурсних комісій психологів, які працюють в органах виконавчої влади або у центрах зайнятості населення та спеціалізуються на професійній орієнтації, а також використовувати тільки надійні та обґрунтовані методи тестування.
Підвищити валідність тестів можна через попереднє тестування серед кадрових робітників, які виконують конкретну роботу при проведенні щорічної атестації. Отримані результати порівнюються з фактичними результатами робітників при виконанні ними своїх службових обов’язків. Якщо з’ясовується, що тест правильно відображає якість роботи, він згодом використовується при доборі нових спеціалістів.
IV етап - діагностичне інтерв’ю, мета якого - доповнити отриману на попередніх етапах інформацію для з’ясування “придатності” заявника з точки зору вакансії, яка є в організації, отримати усні відповіді на запитання стосовно реалій економічної, політичної, промислової та сільськогосподарської ситуації в регіоні та країні.
На цьому етапі з’ясовуємо репрезентативні якості претендента, навички орієнтування у складній ситуації, здатність знаходити правильні рішення у стресовій ситуації.
Існують кілька типів діагностичного інтерв’ю: структуровані, які проводяться за схемою, на основі заздалегідь розробленого опитувальника; слабкоформалізовані - готуються тільки основні питання; неструктуровані, які виконуються не за схемою, без списку питань.
Основним недоліком є ризик суб’єктивного ставлення інтерв’юера до кандидата, коли він перебуває під впливом презентацій інших кандидатів, або коли інтерв’юер дозволяє значущій для нього якості домінувати над іншими й визначати оцінку всіх інших якостей кандидата. Тому доцільно до конкурсних комісій залучати представників громадськості, преси для демонстрування прозорості та чесності при проведенні конкурсів на посади в органах виконавчої влади.
V етап - письмовий іспит на перевірку необхідних знань (Конституції України, законів України “Про державну службу”, “Про боротьбу з корупцією”, а також законодавства з урахуванням специфіки функціональних повноважень відповідного державного органу та структурного підрозділу). На цьому етапі претендент демонструє навички виразно, грамотно та зв’язно складати текст.
VI етап - перевірка рекомендацій. Під час подачі заяви можна попросити надати відгуки або характеристики з попереднього місця роботи або рекомендаційні листи та обов’язково перевірити їх достовірність.
VII етап - медичне обстеження. Воно проводиться не тільки для того, щоб з’ясувати, чи придатна людина фізично для виконання тієї чи іншої роботи, а й для того, щоб зрозуміти, чи здатний претендент працювати на посадах підвищеної відповідальності та напруженості, якими є посади на державній службі, та застрахувати його від втрати здоров’я.
VIII етап - прийняття остаточного рішення. Ґрунтуючись на зібраній інформації, необхідно винести оцінку всім претендентам і вибрати найбільш відповідну особу. На основі отриманих в процесі відбору даних на кандидатів, які не пройшли за конкурсом, але отримали високу оцінку комісії, доцільно було б створити “Банк даних” для пропонування їм іншої посади у разі виникнення вакансії, для поповнення кадрового резерву вже перевіреними особами або з метою надання рекомендацій при вступі їх на будь-яку іншу роботу. Процедури складання іспитів, проведення співбесід та виконання спеціальних робіт є базовими елементами основної фази професійної “селекції”. Головним завданням цього етапу має бути орієнтація на визначення певного фізичного, інтелектуального та духовного “запасу міцності” державного службовця, який забезпечив би йому належний рівень виконання професійних обов’язків.
Останнім часом усвідомлення необхідності розширення функціонального спектра діяльності кадрових підрозділів на державній службі вже здійснено на теоретичному та нормативно-правовому рівнях. У змінах, внесених до Ти по вого положення про кадрову службу в органах виконавчої влади та затвер джених постановою Кабінету Міністрів України від 26 липня 2001 р. № 876, до функціональних завдань включаються: “здійснення аналітичної й органі заційної роботи з кадрового менеджменту; задоволення потреби у квалі фікованих кадрах та їх ефективне використання; прогнозування розвитку персоналу, заохочення працівників до службової кар’єри, забезпечення їх безперервного навчання; документальне оформлення проходження державної служби та трудових відносин”.