Курс лекции по Теории организации (стр. 12 из 28)
Организация активно взаимодействует с внешней средой, поскольку от этого зависит ее существование. Характер этого взаимодействия, в частности, зависит от выбранной стратегии (см. Табл. 2). Наряду с буферными стратегиями, когда организация старается максимально изолировать себя от воздействий внешней среды, используются стратегии агрессивные.
| Название стратегии | Содержание |
| Автономия (демпфирование) | Накопление организацией разнообразных ресурсов, позволяющих сглаживать резкие изменения среды; |
| Ужесточение контроля (рационирование) | Формализация и постоянные проверки при покупке ресурсов и сбыте продукта |
| Экспансия | Расширение организации, завоевание большей доли рынка |
| Взаимная диффузия | Взаимопроникновение отдельных направлений деятельности нескольких организаций |
Особенности внешней среды существенно влияет не только на целевые ориентиры, но и на внутреннюю среду организации, в частности, на организационную структуру. Несложное, стабильное окружение способствует формированию организаций механического типа. Сложное и нестабильное окружение
требует органических организаций.Изменчивость и неопределенность внешней среды вынуждает руководство организаций использовать различные типы межорганизационного взаимодействия: конкуренцию, кооперацию, сделку, кооптацию и коалицию.[51]
Р. Дафт обращает внимание на две стратегии, связанные с необходимостью получения для организации жизненно важных ресурсов:
1) установление позитивных связей с ключевыми элементами среды (приобретение собственности, контракты, совместные предприятия, кооперация, совместные директораты, наем бывших руководителей других компаний, PR-акции);
2) изменение отдельных секторов внешней среды (изменение поля деятельности, политическая активность, регулирование процессов, активизация союзов профессионалов, и даже незаконные виды деятельности).[52]
Активное взаимодействие организации с внешней средой необходимо учитывать при разработке организационных проектов.
Тема 8. ФУНКЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ
Определение и состав организационных функций
Функциональные модели организации. Технологическое ядро
Технологии оптимизации функциональной структуры организации
Определение и состав организационных функций.
Понятие «функция» многозначно. Основными смыслами, в которых используется данное понятие, являются: назначение, свойство, отношение, действие. Эту многозначность необходимо иметь в виду, когда идет речь об организационных функциях. В высказывании: «для социальной организации функции вытекают из потребностей, целей, имеют нормативный характер и отражают назначение, обязанность или роль организации в системе более высокого порядка», – акцент сделан на понимании функции как назначение. Когда сотрудники использует офисную технику в личных целях (например, поддерживают связь с одноклассниками – это деятельность, но не организационная функция.
Под функцией понимается нормативное содержание служебного действия. То есть функция – это определенная деятельность, которую необходимо осуществить для достижения поставленных целей.
В организации осуществляются десятки и сотни действий, направленных на достижение цели. Их необходимо определить, сгруппировать, структурировать, упорядочить выполнение, обеспечить необходимыми ресурсами. Иначе не будет получен желаемый результат. Вариантов структурирования функций достаточно много: от простых, опирающихся на здравый смысл, до сложных, использующих достижения современных информационных технологий.
Каждая функция является определенным видом необходимых работ по использованию, преобразованию, управлению определенным ресурсом. Соотношение между основными ресурсами и функциями организации приводится в таблице[53].
| Основной используемый ресурс | Функция организации |
| Время | Планирование |
| Потребитель | Маркетинг |
| Бизнес | Предпринимательство |
| Деньги | Финансы |
| Люди | Организация |
| Технологии | Производство |
| Идеи | Инновация |
| Данные | Информация |
| Культура | Социальное развитие |
Как правило, перечисление организационных функций включает группу, получившую название «функции администрирования» (или управленческиефункции): установление целей, разработка стратегий, планирование работы, мотивация, координация, учет и оценка работы, контроль, обратная связь (коммуникация). Функции администрирования необходимо отличать от командно-административных методов управления (прямого влияния должностных лиц, одностороннего принятия решений, безусловной обязательности исполнения).
Специалисты выделяют базовый, отраслевой, групповой и специальный наборы функций управления,[54] тем самым создавая предпосылки создания определенной функциональной модели организации.
Функциональные модели организации.
Совокупность функций и определенные связи между ними называют функциональной моделью организации или функциональной организацией [55]. Основными способами отображения функциональных аспектов организации являются:
- многоуровневое представление функций системы (например, дерево функций);
- операторные модели функциональной системы;
- представление организации в виде функциональных модулей;
- временные диаграммы активности системы.
Примером многоуровневого представление функций может быть кодификатор функций органов местного самоуправления:[56] первый уровень – функции, связанные с удовлетворением основных публичных потребностей; второй - решение вопросов местного значения, третий – решение конкретных задач; четвертый – детализация задач в нормативно-правовых актах. Кодификатор строится, кроме уровневого, еще и по «сферному» принципу (социальная, организационно-правовая, материальная, информационная сферы). С помощью него можно определить номенклатуру, пороговые значения и необходимые ресурсы для реализации каждой функции органа местного самоуправления (общее количество функций приближается к 800).
Примером представления организации в виде функциональных модулей может быть структура из пяти групп функций, предложенная Г. Минцбергом в его книге «Структура в кулаке»: операциональные функции, функции стандартизации, функции управления производственной деятельность и стратегического управления, обслуживающие функции.
Схема 7.1. Функциональная структура организации по Г. Минцбергу.
Технологическое ядро.
Совокупность функций, обеспечивающих преобразование вводимых ресурсов в продукты и услуги, получила название «технологическое ядро». Это еще одна модель функциональной организации, позволяющая выделить из всех функций организации – основных и обеспечивающих, производственных и управленческих – только те, от которых напрямую зависит достижение основных целей организации – обеспечение клиента (потребителя) необходимой услугой или продуктом.
«Технологическое ядро» представляет набор взаимосвязанных групп функций, в общем виде отражающий процесс производства продукта или услуги. Для коммерческой организации, например, торговой компании технологическое ядро включает следующие группы функций: маркетинг и обеспечение наличия товара, обработка товара, реализация товара. Декомпозиция этих групп функций на примере магазина представлена на схеме 7.1.
Схема 7.1. Технологическое ядро магазина
Методологии и технологии оптимизации функциональной структуры организации.
Отображение организационных функций с помощью различных моделей не является самоцелью. Это необходимо для того, чтобы упорядочить во времени, в пространстве и по заданным параметрам множество частных производственных и административных процессов, необходимых для рационального и экономичного осуществления всей совокупности работ в организации.
Одной из процедур такого упорядочения является декомпозиция общей функции, то есть расчленение общей работы на совокупность частных работ, необходимых для ее выполнения. При этом декомпозиция общей функции может производиться путем описания:
- процессов (действий), когда процедура расчленяется на ряд необходимых для ее выполнения операций;
- объектов, на которые направляется деятельность;
- средств труда, необходимых для осуществления деятельности;
- пространственных отношений (от общеорганизационных мероприятий до работ в подразделениях);
- временных связей (план-график работ включает периоды, этапы и временные периоды для проведения отдельных мероприятий).
Рациональное распределение функций управления может осуществляться с помощью матрицы РАЗУ (Распределение Административных Задач Управления). Эта матрица представляет собой таблицу, в столбцах которой располагаются должности работников (либо наименование подразделений), а в строках перечисляются функции (виды работ), которые необходимо выполнять. С помощью системы знаков и символов устанавливается связь между сотрудниками и функциями: