Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Оформление дел - полное или частичное, производят в зависимости от роков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) - дела ременного хранения (до 10 лет включительно).

Полное оформление дела[1] включает в себя:

- нумерацию листов;

- составление заверительной надписи;

- составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;

- переплет или подшивку;

- оформление обложки.

1. Нумерация листов дела

Нумерацию листов в делах осуществляют для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности.

Нумеруют все листы в деле кроме внутренней описи и заверительной надписи.

Листы внутренней описи нумеруют отдельно.

Нумерацию листов производят в развернутом виде.

В правом верхнем углу, не задевая текст документа, черным графитным карандашом проставляют порядковый номер. Чернила и цветные карандаши для нумерации применять запрещается.

Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Также нумеруют лист любого формата, подшитый за один край. Листы большого формата (более ф. А4) за середину подшивать запрещается.

Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист, на котором документы наглухо наклеены, нумеруют как один лист: в правом верхнем углу.

Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа дела запрещается.

Если на документ наклеены одним краем фотографии, диаграммы вырезки и т.п., то нумеруют сам документ и наклеенный на него специфический документ(ты), каждый в отдельности.

Конверты с вложениями нумеруют следующим образом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией можно не нумеровать, если она совпадает с порядковым расположением листов в деле.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруют в каждом томе отдельно.

Если в процессе нумерации были допущены отдельные ошибки, допускается употребление литерных номеров. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или лист(ы) пропущены при нумерации, то можно применить литерные номера.

Пример:

20, 20а, 206, 21, 22 и т.д.

При большом количестве ошибок в нумерации листов проводят их перенумерацию. При этом старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставят новый номер. К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле.

Любые особенности нумерации оговаривают в заверительной надписи дела.

2. Составление заверительной надписи

Заверительную надпись (рис.1) составляют после завершения нумерации листов дела. Ее наличие в деле необходимо для учета количества листов и фиксации особенностей нумерации.

Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело последним листом, перед переплетом или подшивкой[2].

Если дело было переплетено или подшито, лист-заверитель наклеивают за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.

В книгах заверительную надпись составляют на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на чистом листе формата карточки, в журналах на последнем листе журнала или последнем листе журнала или последнем чистом листе[3].

Лист-заверитель в случае необходимости может быть вклеен на внутреннюю сторону обложки книги, журнала.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_____________

В деле подшито (вложено) и пронумеровано

(цифрами и прописью)

листа(ов)

в том числе: литерные листы

пропущенные номера_________________ + листов внутренней описи_________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица, Расшифровка

составившего заверительную надпись Подпись подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

В заверительной надписи указывают:

- номер дела, к которому составлена надпись;

- количество (цифрами и прописью) пронумерованных листов;

- количество листов внутренней описи (при ее наличии); отдельно, через знак "+";

- номера литерных листов и пропущенные номера;

- номера листов с наклеенными наглухо чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;

- номера листов с наклеенными за край чертежами, фото, диаграммами, вырезками и т.п.;

- номера листов-чертежей, фото и т.п.;

- номера конвертов с вложениями и количество вложений;

- номера поврежденных листов и листов с какими-либо другими особенностями;

- должность составителя с расшифровкой подписи;

- дата составления.

Все последующие изменения в физическом состоянии (повреждения, плесень и т.п.) и в составе дела (дополнительные вложений новых документов, замена копий и т.п.) отражают в заверительной надписи.

При необходимости составляют новую надпись со ссылкой на соответствующий акт. Старую надпись при этом зачеркивают, но сохраняет в деле.

3. Составление внутренней описи документов дела

Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела (рис.2).

Наличие внутренней описи в тех или иных категориях дел оговаривается специальными инструкциями и положениями, а также в инструкции по ведению делопроизводства в данной организации.

Внутренняя опись содержит:

- номер дела, документы которого внесены в данную опись;

- номера документов дела;

- индексы документов;

- даты документов;

- вид документа и краткое содержание документа;

- номера листов, на которых расположен документ;

- примечание.

К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой внутренней описи и количество включенных в дело документов.

Опись подписывает составитель с расшифровкой подписи и датой составления.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ______________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Вид документа, краткое содержание	Номера листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _____________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись Расшифровка

документов дела Подпись подписи

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

В графе "Примечание" отражают со ссылками на соответствующие акты изменения в составе дела (при изъятии, включении, замене документов). При необходимости составляют новую итоговую запись внутренней описи и новую заверительную надпись дела.

Бланки внутренней описи целесообразно изготавливать с помощью множительной техники. Заполняют их перед подшивкой или переплетом дела. Если дело переплетено без внутренней описи, составленная опись может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

4. Переплет (подшивка) дел

Документы, составляющие дела, переплетают или подшивают, за исполнением случаев, когда в документе после переплета или подшивки дела невозможно полностью прочесть текст, визы, даты и др. реквизиты документов.

Подшивать целесообразно дела, количество листов в которых не превышает 20-30 листов, а также в случаях, когда необходимость подшивки оговорена специальной инструкцией. Подшивают документы в четыре прокола в твердую обложку из картона.

Оформление дел (стр. 1 из 3)

2. Составление заверительной надписи

3. Составление внутренней описи документов дела

4. Переплет (подшивка) дел