1. Для хранения, приема и выдачи наличных денежных средств ТОО "Мебельная фабрика Уют" имеет кассу. Помещение кассы должно быть изолировано и оборудовано в соответствии с требованиями по технической укрепленности касс и оснащению средствами охранно-пожарной сигнализации. Хранение в кассе наличных средств и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, не допускается. Наличные денежные средства ТОО "Мебельная фабрика Уют" должны храниться в сейфе.
2. На предприятии разработано Положение о ведении кассовых операций.
3. Для ведения кассовых операций в штате ТОО "Мебельная фабрика Уют" предусмотрена должность старшего кассира и кассира-операционалиста, которые несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей. В соответствии с нормами законодательства на предприятии разработана должностная инструкция на кассира (Приложение 1).
Назначение кассира на работу или возложение его обязанностей на другого работника оформляют приказом руководителя ТОО "Мебельная фабрика Уют". После издания приказа о назначении кассира на работу, а также при возложении его обязанностей на другого работника, руководитель организации обязан ознакомить кассира с Положением о ведении кассовых операций, где предусматриваются порядок ведения кассовых операций, правила приема, хранения и выдачи денег и других ценностей, находящихся в кассе.
4. Кассиру категорически запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. При необходимости временной замены кассира исполнение его обязанностей по письменному приказу руководителя организации возлагается на другого работника, с которого администрация, в свою очередь, берет письменное обязательство о полной материальной ответственности. При этом работник, исполняющий обязанности кассира, принимает в присутствии главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, от уходящего кассира все ценности по акту. В этом же порядке оформляется увольнение кассира.
5. Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом, устанавливаемым банком по согласованию с предприятием. Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий в течении трех дней, включая день получения денег в банке.
6. В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию наличных денежных средств. Также инвентаризация обязательна при смене материально ответственного лица, при установлении злоупотреблений, пожарах, авариях, при кражах, взломах, а также при ликвидации предприятия.
7. Документы, отражающие движение денежных средств подлежат обязательной регистрации в специальных журналах. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.
8. Право подписи денежных документов имеют кассир и главный бухгалтер предприятия.
9. Во время совершения операций двери запираются с внутренней стороны, ключи от сейфа или железного шкафа хранятся у кассира, а дубликаты ключей - в опечатанном пакете у руководителя предприятия. Перед открытием помещения кассы кассир обязан проверить сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей. В случае повреждений, снятия печатей и других поломок кассир обязан немедленно сообщить об этом руководителю предприятия, который ставит в известность районный отдел полиции. После получения разрешения отдела полиции руководитель предприятия и кассир могут войти в кассу и провести проверку денежных и других средств, хранящихся в кассе.
10. Контрольно-кассовые машины ТОО "Мебельная фабрика Уют" поставлены на учет в налоговом комитете до начала эксплуатации контрольно-кассовой машины. Налоговые органы осуществляют контроль за соблюдением правил применения контрольно-кассовых машин.
Бухгалтерская служба ТОО "Мебельная фабрика Уют" осуществляет учет по Типовому плану счетов бухгалтерского учета от 23 мая 2007 года №185, в котором для учета денежных средств предназначен подраздел 1000 "Денежные средства", который включает следующие счета: 1010-1060.
Счета по учету денег являются счетами по учету активов, поэтому сальдо по дебету счета означает наличие денег в сумме, равной сумме сальдо счета. Увеличение или оборот по дебету счета означает приход или увеличение денег в организации. Соответственно, оборот по кредиту означает уменьшение денег. Увеличение сумм денег может происходить от получения выручки от реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг. Уменьшение - расход денег на приобретение запасов, сырья, основных средств и другие операционные или инвестиционные цели.
Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один - два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.
Счет 1010 "Денежные средства в кассе" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денег в национальной и иностранных валютах в кассе организации.
Учет операций по кассе ведется в машинограмме или других учетных регистрах, которые ведутся по дебету и кредиту счета 1010 "Денежные средства в кассе".
Записи в регистры производятся по мере поступления в бухгалтерию предприятия ТОО "Мебельная фабрика Уют" отчетов кассира. При записи суммы с одинаковой корреспонденцией счетов объединяются. На конец месяца в регистрах выводится остаток на первое число следующего за отчетным месяца, который должен соответствовать остатку по отчету кассира и в Главной книге по счетам 1010 "Денежные средства в кассе".
Сальдо счета 1010 "Денежные средства в кассе" указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступившие наличными в кассу, а по кредиту - суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счетов и отражаются в журнале-ордере №1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью №1.
Выписанные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются в бухгалтерии Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, который открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы. В нем указывают: дату и номер приходного и расходного ордера, целевое назначение поступивших или израсходованных денег (на выплату заработной платы, премий, стипендий, командировочных и других расходов). Если данные о целевом назначении денежных средств получают в виде машинограмм, регистрация кассовых документов может вестись в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, в котором указывают только дату, номер документа и сумму.
Журнал регистрации приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Журнал ведется в течение года.
Рассмотрим ряд примеров по поступлению и выбытию наличных денежных средств в ТОО "Мебельная фабрика Уют".
1. В кассу предприятия внесли денежные средства заказчики за реализованную мебель в сумме 35 600 тенге. Данная операция отражается следующими записями:
Дебет счета 1010 "Денежные средства в кассе" - 35 600 тенге;
Кредит счета 1210 "Краткосрочная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков" - 35 600 тенге.
2. В кассу предприятия ТОО "Мебельная фабрика Уют" 15 июля 2008 года по чеку получены денежные средства с расчетного счета в банке для выдачи заработной платы 200000 тенге. Бухгалтером ТОО "Мебельная фабрика Уют" на этом основании был выписан приходный кассовый ордер. Руководителю предприятия, внесшему деньги в кассу, кассир выдает квитанцию о приеме денег (отрывная часть ордера), которую подписывает главный бухгалтер и сам кассир.
Данная операция была отражена на счетах следующей корреспонденцией счетов:
Дебет счета 1010 "Денежные средства в кассе" - 200 000 тенге;
Кредит счета 1030 "Денежные средства на текущих банковских счетах" - 200 000 тенге.
3. Выдачу денег из кассы оформляют расходным кассовым ордером. Работнику предприятия, которому необходимо получить деньги из кассы в подотчет, сначала в расчетном отделе бухгалтер выписывает расходный ордер на сумму 11 200 тенге. После всех проделанных операций кассир выдает деньги в соответствии с "Порядком ведения кассовых операций".
Дебет счета 1251 "Краткосрочная дебиторская задолженность работников: субсчет: подотчет"
Кредит счета 1010 "Денежные средства в кассе" - 11 200 тенге;
4. Также 15 июля кассиром предприятия была выдана заработная плата работнику ТОО "Мебельная фабрика Уют" по платежной ведомости. На сумму выданной заработной платы была сделана следующая запись на счетах бухгалтерского учета:
Дебет счета 3350 "Краткосрочная задолженность по оплате труда" - 50 000 тенге 00 тиын;
Кредит счета 1010 "Денежные средства в кассе" - 50 000 тенге 00 тиын.
Кассиром были сделаны соответствующие записи в кассовой книге и составлен отчет кассира.
Кредитовые обороты по счетам группы счетов 1010 "Денежные средства в кассе" отражают в журнале-ордере №1, а дебетовые - в ведомости к нему на основании кассовых отчетов.
На предприятии ТОО "Мебельная фабрика Уют" не имеется валютной кассы. Все расчеты наличными денежными средствами осуществляются в национальной валюте и соответственно отражаются в учете на счете 1010 "Денежные средства в кассе в тенге".
Хозяйственные операции предприятия, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств, осуществляются кассами предприятий и составляют кассовые операции, которые должны быть оформлены кассовыми документами. Схема документооборота по движению наличности в кассе представлена в Приложении 2.