Организация и технология документационного обеспечения управления 2 (стр. 2 из 8)

На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

5) Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит:

- общие положения;

- порядок составления и оформления служебных документов;

- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

- контроль исполнения документов;

- порядок работы с исходящими документами;

- порядок работы с внутренними документами;

- составление номенклатуры дел;

- правила формирования дел;

- порядок обеспечения сохранности документов;

- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:

- положением о службе ДОУ;

- положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в составе службы ДОУ);

- инструкцией по ДОУ;

- инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

- инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;

- нормами времени на выполнение работ по ДОУ;

- документами планирования и отчетности;

- должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы - частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ [9, c. 71].

1.2 Основные задачи и функции службы ДОУ

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач (рисунок 1.2) [10, c. 84].

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

- разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

- обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

- контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

Рисунок 1.2 – Основные задачи ДОУ

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

- установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

- экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

- контроль за исполнением документов;

- систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;

- обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

- разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

- упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

- разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

- постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

1.3 Организационная структура и численный состав службы ДОУ

Организационная структура и численный состав службы ДОУ определятся в соответствии со штатным расписанием.

Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

На государственных предприятиях (объединениях) - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;

б) рассмотрению писем (жалоб);

в) секретариат;

г) экспедиция;

д) машинописное бюро;

е) копировально-множительное бюро;

ж) архив.

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации. В совместных предприятиях (организациях) - правлением. В акционерных обществах - учредительной конференцией. В кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются:

а) секретариат;

б) канцелярия;

в) группа контроля;

г) протокольная группа;

д) группа совершенствования работы с документами;

е) группа писем (жалоб);

ж) машинописное бюро;

з) копировально-множительное бюро;

и) архив.

В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.[15, c.134]

Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на управления делами (Приложение А), в составе которых находятся:

- секретариат, включающий приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро;

- инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения), включающая канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную;

- отдел писем (жалоб), то есть отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);

- отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов;

- центральный архив (архив).

Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) (Приложение Б), в составе которых находятся:

- группа (отдел) учета и регистрации;

- группа (отдел) контроля;

- группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);

- группа (отдел) рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации);

- секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.

Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., предписывается возлагать на службы ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации) (Приложение В).

Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций предписывается возлагать на обилие отделы (Приложение Г), в составе которых находятся:

- секретариат;

- канцелярия (группа делопроизводства);

- группа контроля;

-протокольная группа;

- группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

- группа рассмотрения писем (жалоб);

- машинописное бюро;

- копировально-множительное бюро;

- архив [11 c. 104].

Определение численного состава службы ДОУ - по структурным подразделениям и в целом - рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации, учитывающих:

- объем документооборота;

- основные виды управленческих документов;

- периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т. п.). Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ. Пример расчета представлен в Приложении Д.

2 Анализ работы службы документационного обеспечения в ООО

«Приморская Строительная Компания»

2.1 Служба документационного обеспечения управления ООО