Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль. На документе, поставленном на контроль, в правом верхнем углу первого листа документа проставляется отметка о контроле (реквизит 19) в виде буквы «К» или слова «Контроль». Её назначение – напоминание исполнителю о том, что исполнение документа контролируется.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям. Исполнение документа оформляется реквизитом «отметка об исполнении и направлении документа в дело» (реквизит 28).
При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК (регистрационно-контрольной карточке), предназначенной для контрольной картотеки, или в регистрационном журнале. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.
В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Основные программы, которые используются на персональном компьютере при ведение учёта, это программы Microsoft Office, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft PowerPoint и Microsoft Outlook.
Учёт документов на предприятии– является важным звеном в работе предприятия (учреждения), и при правильной организации, позволяет осуществлять учёт объёма документов находящихся в организации, их местоположение, к какому типу относятся, их место составления, очерёдность прибытия в организацию, отправления в другие организации или подразделения данной организации. Регистрация документов или учёт данных о документах по установленной форме, обеспечивает контроль, учёт и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата его регистрации.
Контроль за исполнением документов– и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
1. Делопроизводство: учеб. Пособие для учащихся нач. проф. Учебных заведений / Л.А.Ленкевич. – М.: Издательский центр «Академия». 2007. – 224 с.
2. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. Кудряева В.А.. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. Исправ. и доп. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
4. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов – М: ИПК Изд-во стандартов, 2000.
5. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97: Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
6. Давыдова Ж.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. – Мн.: Тетрасистемс, 1998.
7. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие – М.: Ассоциация авторов и издателей “Тандем”. Изд-во ЭКМОС, 1999.
1. Документальное обеспечение управления и технология создания документов. http://grachev.distudy.ru/Uch_kurs/kod/dou.htm
2. Документационное обеспечение управления: Методические указания к практическим занятиям. http://window.edu.ru/window_catalog/pdf2txt?p_id=1620
3. Современное деловое письмо. http://delopro.info/?%0CSOVREMENNOE_DELOVOE_PISMzMO
4. Стиль документа. http://gramma.ru/DEL/?PHPSESSID=ae709t3bcdc3d404c32afecb9ee4b8df
5. Делопроизводство + http://delpro.narod.ru/index.html
6. Основы делопроизводства. http://www.mdi.ru/products.php?RubriclID=161
7. PRO-Секретариат объединяет профессионалов. http://www.sekretariat.ru/
8. Секретарь-референт. http://www.profiz.ru/sr/rubric/2/
9. Энциклопедия делопроизводства. http://www.termika.ru/dou/mo/ed/index.php
10. Нормативные документы по делопроизводству. http://www.termika.ru/dou/docs/index.php