Внедрение информационных систем управления деятельностью органов государственной власти предполагает организацию систем электронного документооборота во всех органах государственной власти, в том числе и на межведомственном уровне, а также распространение более 70% всего объема документов в электронном виде. Система электронного документооборота является одним из необходимых условий снижения операционных затрат на содержание государственного аппарата, повышения эффективности управления ресурсами органов государственной власти. При этом система электронного документооборота должна соответствовать организационным взаимосвязям внутри министерств, соблюдать установленные порядки отчетности, проверки, заверения и выдачи государственных документов.
Использование системы электронного документооборота позволяет:
· Увеличить производительность труда персонала на 20–25%;
· Сократить стоимость архивного хранения электронных документов на 80%;
· Провести интеграцию с системами автоматизированного ввода документов, которые поступают в нужном формате;
· Обеспечить контроль всего цикла делопроизводства и повысить эффективность методов работы над документами;
Исключить потерю документов сократить время их поиска, затраты на их обработку и подготовку отчетности. 1.1 Виды компьютерных систем управления документооборотом в органах управления Основной целью использования информационных технологий в деятельности органов государственной власти является повышение эффективности механизмов государственного управления на основе создания общей информационно-технологической инфраструктуры. Такая инфраструктура включает в себя государственные информационные системы и ресурсы, а также средства, обеспечивающие их функционирование, взаимодействие между собой, населением и организациями в рамках предоставления государственных услуг.Государственная политика в сфере использования информационных технологий в государственном управлении призвана обеспечить координацию деятельности органов государственной власти по созданию государственных информационных систем и повышение эффективности бюджетных расходов в этой сфере.В соответствии с основными направлениями социально-экономического развития Украины на среднесрочную перспективу определяются следующие приоритеты использования информационных технологий:· повышение эффективности и прозрачности бюджетного процесса предоставление доступа гражданам и организациям к открытой информации;· совершенствование механизмов мониторинга рынка труда;· прогнозирования потребностей экономики в профессиональных трудовых ресурсах;· улучшение обслуживания граждан и др.В настоящее время формируются общие стандарты создания, интеграции и совместного использования типовых элементов информационно-технологической инфраструктуры органов государственной власти, что позволит обеспечить согласованное развитие и совместимость между собой применяемых программно-технических решений. Общие стандарты создания типовых элементов информационно-технологической инфраструктуры будут определять общие требования и порядок выполнения работ по их проектированию, реализации, внедрению, эксплуатации и развитию.Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения будет идти речь. Наиболее полное определение Систем управления документами (EDMS– ElectronicDocumentManagementSystems) даёт аналитическая компания IDC: «Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео – данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность».Исторически, СУД являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.В современных условиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний. В этом должны помочь системы управления документами.Таким образом, автоматизация делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения мобильности руководства организации и работы самой организации.Сегодняшние организации требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям: функциональность и гибкость системы, возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в том числе, самостоятельного).1.1.1 Система электронного документооборота ДЕЛО
Исторически в учреждениях России и стран СНГ сложилась единая и строго регламентированная методика организации работы с документами. Современные технологии электронного документооборота позволяют существенно расширить её возможности. «ДЕЛО» – это программная система, позволяющая создать в организации полноценный электронный документооборот и одновременно автоматизировать работу с бумажными документами.
Это комплексное решение, реализующее смешанный, бумажно-электронный документооборот и автоматизирующее все аспекты документационного обеспечения управленческой деятельности современных предприятий и организаций.
«ДЕЛО» успешно используется для автоматизации документационного обеспечения управления предприятиями и организациями различных сфер деятельности, а также в государственных органах власти и местного самоуправления.
· позволяет автоматизировать документооборот в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства
· позволяет реализовать современный электронный документооборот с сохранением процессов обработки бумажных документов
· предоставляет возможность организации потока работ (workflow) с осуществлением контроля за движением и исполнением документов
· масштабируемо – система может быть установлена на одном компьютере, в учрежденческой сети или в различных структурных подразделениях с самостоятельным делопроизводством
· поддерживает централизованную и децентрализованную схему организации делопроизводства
· поставляется как в готовом, так и в заказном варианте.
1.1.2 Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот
Система ЕВФРАТ-Документооборот помогает в решении следующих задач:
· повышение эффективности управления бизнес-процессами за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач, анализа организационно-распорядительной деятельности;
· сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и издержек на расходные материалы;
· создание единого информационного пространства предприятия;
· обеспечение надежности учета и хранения документации;
· организация эффективной защиты информации.
http://www.evfrat.ru/about/ – 2ЕВФРАТ-Документооборот позволяет:
1. осуществлять регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов в единой базе данных;
2. организовывать контроль исполнения поручений;
3. формировать различные журналы и отчеты.
Для обеспечения конфиденциальности работы с документами всем сотрудникам даются права доступа в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации.
В системе можно формировать пользовательские роли и указывать их вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим.
Протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП[1] при согласовании документов полностью исключает вероятность несанкционированного доступа.
1.1.3 Система электронного документооборотаOptima WorkFlow
Комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота OPTIMA-WorkFlow предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства.
Использование системы в практической деятельности организации позволит значительно облегчить выполнение задач исполнителям, занятым формированием, согласованием и обработкой документов, вовлеченных в документооборот, и, кроме того, обеспечит организации в целом достижение нового качественного уровня в решении таких вопросов как:
· Организация единого централизованного хранилища документов, его оптимальная систематизация.
· Формализация технологических процессов формирования, согласования и обработки документов, актуальность и достоверность схем их рассылки.
· Улучшение средств контроля над ходом выполнения процессов формирования и обработки документов, регулирование и управление системой документооборота.
· Повышение степени защищенности данных, вовлеченных в документооборот, обеспечение их конфиденциальности за счет использования сертифицированных ФАПСИ систем электронно-цифровой подписи и шифрования.