· Достижение высокой степени независимости работы над документами от личных качеств персонала, за счет автоматического исполнения большинства формальных действий.
· Возможность адаптации учетных и аналитических систем, функционирующих в организации, к процессам движения документов по их технологическим маршрутам.
· Возможность получения статистических и аналитических сводок, характеризующих различные аспекты деятельности исполнителей и результаты выполнения работ по обработке документов.
· Создание полнофункциональной системы контроля исполнения поручений.
1.1.4 Система электронного документооборота LanDocs
Линия программных продуктов LanDocs разработки компании «ЛАНИТ» предназначена для построения автоматизированных систем документационного обеспечения управления на предприятиях различного масштаба и специализации. С использованием программной продукции LanDocs может быть реализован целый спектр разнообразных проектных решений:
- система автоматизации делопроизводства и документооборота, основанная на отечественных стандартах и нормах, практике организации учета документов и контроля исполнения поручений в организациях различных типов и предоставляющая разные уровни функциональности для различных категорий сотрудников;
- корпоративное хранилище (архив) электронных документов, обеспечивающий надежную защиту документов от несанкционированного доступа, возможность поиска по текстам документов с учетом языковой морфологии, протоколирование и аудит действий пользователей, связанных с доступом к документам;
- система автоматизации деятельности ведомственных архивов и архивных подразделений организаций, обеспечивающая подготовку специализированной отчетности ведомственных архивов и предоставляющая возможность реализации специальных технологий массового (пакетного) ввода документов на бумажной основе в электронный архив;
- система автоматизированной поддержки деловых процессов организации, реализующая возможность проектирования и управления исполнением предопределенных маршрутных (workflow) схем обработки документов.
Информационная безопасность перечисленных проектных решений обеспечивается специализированной подсистемой безопасности, реализующей механизмы электронной цифровой подписи (в том числе – сертифицированных ФАПСИ) для подтверждения авторства и целостности документов, шифрования данных для их защиты от несанкционированного доступа, а также выполняющей функции Центра сертификации ключей (поддерживает сертификаты формата X.509) и осуществляющей протоколирование действий пользователей в специальном журнале безопасности.
Система документационного обеспечения управления БОСС-Референт – это программный пакет, который позволяет организациям создавать эффективные системы управления электронным документооборотом и автоматизации делопроизводства и тем самым обеспечить существенное повышение эффективности работы управленческих структур. В частности, создание в организации подобных систем позволяет:
· Повысить скорость принятия решений и их качество
· Усилить контроль исполнительской дисциплины
· Повысить управляемость организации
· Увеличить продуктивность работы отдельных сотрудников, рабочих групп, организации в целом.
Система БОСС-Референт имеет большое число внедрений и предназначена для предприятий различных размеров и форм собственности:
· Крупные коммерческие предприятия и холдинги
· государственные органы власти
· Региональные органы государственной власти и другие государственные предприятия
· Территориально распределённые предприятия
· Компании со сложной организационной структурой
· Компании с большим объёмом документооборота
· Небольшие, стремительно растущие компании.
Функционалом системы БОСС-Референт могут воспользоваться как руководители, так и начальники отделов, IT‑специалисты, делопроизводители, исполнители, секретари и другие сотрудники предприятий, благодаря широкому кругу автоматизированных бизнес-процессов:
· Работа с внутренними документами организации
· Обработка входящих и исходящих документов
· Управление внешними контактами
· Работа с договорами организации
· Организация новостных каналов и конференций
· Ведение справочника организации в электронном виде
· Поддержка инженерного обеспечения хозяйственных объектов организации
· Организация и планирование мероприятий.
1.1.6 Система электронного документооборота DIRECTUM
DIRECTUM – корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.
Система DIRECTUM поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. Кроме того, DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.
Решение описанных задач обеспечивают модули системы DIRECTUM:
Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты MS Word, электронные таблицы MS Excel, рисунки Visio, CorelDraw и пр.); полнотекстовый и атрибутивный поиск; версии документов и электронно-цифровая подпись; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.
Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow); выдача электронных заданий и контроль их исполнения; взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; поддержка свободных и жестких маршрутов (workflow).
Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
Канцелярия. Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации документов; контроль местонахождения бумажных документов.
Управление взаимодействием с клиентами. Ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.
Эффективное использование системы DIRECTUM также обеспечивают следующие компоненты:
Сервер репликации. Создание территориально распределенных систем, обменивающихся в режиме off-line; иерархическая система вторичных серверов; настраиваемый состав реплицируемых данных.
Сервер веб-доступа к DIRECTUM. Доступ с помощью браузера из любой точки мира к документам, задачам, заданиям и т.д.
1.1.7 Система электронного документооборотаNauDoc
Назначение системы NauDoc – качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами.
Преимущества системы NauDoc по сравнению с решениями-аналогами:
· система является лидером среди систем своего класса (в соответствии с анализом отечественных систем автоматизации делопроизводства, проведенного журналом «Компьютерра» в октябре 2005 года);
· низкая стоимость приобретения и сопровождения системы по сравнению с аналогичными решениями (по данным аналитического отчета DSS Consulting от августа 2005 года и в соответствии со справочником «Качественный анализ автоматизированных систем документационного обеспечения»);
· простота установки, настройки, развертывания, обновления и поддержки;
· гибкость системы, возможность полноценной настройки под конкретные процессы организации;
· веб-интерфейс, позволяющий обеспечить безопасность данных и не требующий обновления программного и аппаратного обеспечения;
· кроссплатформенность: работоспособность системы на любых операционных системах: Windows, Linux, FreeBSD, Sun Solaris, Mac OS и др.;
· возможность интегрировать систему NauDoc с эксплуатируемыми системами организации;
· возможность удаленного администрирования системы, позволяющее оперативно реагировать на нештатные ситуации.
1.1.8 Система электронного документооборотаDocsVision
Программная платформа DocsVision 4.0 – это новая версия комплексной платформы DocsVision, разработанная на базе самых современных программных технологий и предназначенная для автоматизации процессов управления, документооборота и для создания интегрированных приложений. DocsVision – результат многолетней работы в области разработки приложений для автоматизации процессов управления и документооборота.
DocsVision обеспечивает тесную интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.
Основные функции DocsVision:
· Автоматизация управления предприятием
· Поддержка процессного подхода в организации управления
· Автоматизация систем менеджмента качества
· Автоматизация процессов согласования и утверждения документов
· Средства контроля исполнения документов и заданий
· Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей
· Управление процессами обработки документов
· Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками