Міністерство культури і мистецтв України
Харківська державна академія культури
Кафедра інформатики
Комп'ютерні системи керування документообігом у сфері охорони здоров'я (на прикладі відділу охорони здоров'я м. Краматорська)
ХАРКІВ – 2007
Содержание
1. Компьютерные системы управления документооборотом в органах управления........................................................................................................................ 6
1.1 Виды компьютерных систем управления документооборотом в органах управления..................................................................................................... 8
1.1.1 Система электронного документооборота ДЕЛО............................. 10
1.1.2 Система электронного документооборота ЕВФРАТ-Документооборот11
1.1.3 Система электронного документооборота Optima WorkFlow......... 12
1.1.4 Система электронного документооборота LanDocs......................... 13
1.1.5 Система электронного документооборота БОСС-Референт............. 15
1.1.6 Система электронного документооборота DIRECTUM................... 16
1.1.7 Система электронного документооборота NauDoc.......................... 17
1.1.8 Система электронного документооборота DocsVision..................... 18
2. Внедрение системы электронного документооборота в отделе здравоохранения г. Краматорска............................................................................................. 21
2.1 Состояние документооборота и компьютеризации в ГЗО................... 21
2.1.1 Характеристика лечебно-профилактических учреждений города... 21
2.1.2 Состояние документооборота в отделе здравоохранения и лечебно-профилактических учреждениях города.................................................... 24
2.2 Внедрение системы электронного документооборота в отделе здравоохранения г. Краматорска............................................................................................. 32
2.2.1 Разработка предложений по созданию системы электронного документооборота...................................................................................................................... 32
2.2.2 Эффективность внедрения электронного документооборота........... 39
Выводы......................................................................................................... 45
Приложения................................................................................................. 47
Список литературы...................................................................................... 53
Введение
В основе успешного бизнеса любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или на предприятии. Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких «болезней роста».В работе были использованы материалы, в которых были освещены вопросы электронного документооборота: А.В. Бадьина «Электронный документооборот фирмы», в котором рассматриваются вопросы как функционирует система документооборота в организации; В. Баласанян «Концепция автоматизации отечественного документооборота», где автор анализирует процесс автоматизации документооборота и пути совершенствования; А.И. Вершинин «Электронный документ», в котором делается подробное описание электронного документа и принципы работы с ним. Также очень важным моментом является законодательная база, изучение которой начинается с Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи».Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25–50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (УЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию информации.Обзор систем электронного документооборота описывается в книге А. Пахчанян «Обзор систем электронного документооборота», а эффективность системы электронного документооборота хорошо описывается в книге М.Ю. Круковского «Критерии эффективности систем электронного документооборота».Управленческая деятельность в Украине, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями, документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом – практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса – вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку «электронного документооборота», но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.Поэтому цель работы – изучение системы электронного документооборота в органах управления, а также изучения ситуации в отделе здравоохранения г. Краматорска и адаптации системы для работы в этом отделе.1. Компьютерные системы управления документооборотом в органах управления
Документ является основным способом представления информации, на основе которой функционирует любое предприятие. Информация бывает структурированная, предполагающая, что за ее хранение и управление отвечают базы данных и прикладные информационные системы, и неструктурированная – просто документы. Причем может существовать однозначная зависимость между структурированными и неструктурированными документами, например накладная на отпуск товара и транзакция в прикладной информационной системе о списании товара со склада, причем только накладная имеет юридическую силу в отличие от транзакции в базе данных. Сегодня пришло понимание необходимости автоматизации хранения и обработки неструктурированной информации, так как ее объемы такие, что обрабатывать ее вручную уже не представляется возможным. Однако подходы и концепции построения систем, предназначенных для автоматизации документооборота имеют некоторые различия.
Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функцию, а именно на поиск необходимых для работы документов. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Соответственно существует возможность практически на порядок повысить эффективность сотрудников; сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т.п.; сократить время на передачу документов между исполнителями.
Процесс управления требует интенсификации и четкой организации учреждения, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.
Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.
Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию «workflow» – стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.