Контроль в системе менеджмента организации и повышение его эффективности (стр. 2 из 6)
Таким образом, по А.Файолю контроль соотносится со всеми основными функциями управления и реально сам становится особой функцией.
В настоящее время под термином “контроль” подразумевают:
· органическую функцию управления;
· набор средств регулирования поведения личности или организации в целом;
· функцию системы, выполняющую задачу обратной связи и обеспечивающую наблюдение за состоянием системы.
В настоящее время процесс управления включает следующие основные стадии: планирование, организация, руководство и контроль.
Планирование на ювелирном заводе необходимо для того, чтобы сформировать основные цели и определить пути их достижения, организация – оптимально распределить работу среди подчиненных, руководство – создать условия и желания у людей для совместной работы по достижению целей компании, а контроль – оценить реальность поставленных целей и выяснить, каких результатов предприятие смогло достичь. Таким образом, процесс управления предприятием подразумевает, что функции контроля и планирования взаимосвязаны – благодаря контролю пересматриваются цели организации (рис 1).
Рис 1. Процесс управления предприятием
Контроль деятельности завода должен осуществляется посредством выявления отклонений между фактическими показателями и плановыми. Формирование плановых показателей деятельности завода – это основная функция бюджетного планирования. По определению, бюджет – это детализированный план деятельности завода, а контроль деятельности завода, по сути, представляет собой контроль исполнения бюджета.
Процесс контроля деятельности завода должен включать следующие этапы:
1. Определение ответственных за исполнение статей бюджета завода. Практика показывает, что привлечение всех сотрудников завода для контроля за деятельностью завода является нецелесообразным. Достаточно закрепить за основными статьями расходов и доходов завода ответственных, которые и будут анализировать динамику отклонений.
2. Формирование набора индикаторов для анализа деятельности завода. Контроль каждой цифры бюджета может потребовать не только больших затрат завода, но и окажется неэффективным, поэтому для контроля деятельности завода необходимо использовать ряд индикаторов, посредством которых будут наглядно прослеживаться все благоприятные и неблагоприятные изменения происходящие на ювелирном заводе.
3. Подбор необходимой информации о финансово-хозяйственной деятельности завода и представление ее в удобной для анализа форме;
4. Определение отклонения факта от плана путем сравнения соответствующих показателей. Отклонения различают следующие: абсолютные, относительные, селективные, кумулятивные, отклонения во временном размере;
5. Анализ отклонений и выявление причины их возникновения. Все причины можно разделить на две группы:
- внешние и внутренние факторы деятельности завода: (например, изменения положения завода на рынке, увеличение цен на сырье или энергоносители, вынужденные простои завода, форс-мажор и прочее);
- использование в процессе планирования или анализа некорректных данных (умышленное или связанное с некомпетентностью);
6. Принятие решения о корректировке бюджета или ужесточении за контролем его исполнения (рис 2).
Рис 2. Схема анализа отклонений
Правильно организованный контроль позволяет не только своевременно обнаружить недостатки в деятельности завода, но и вовремя принять меры к их устранению. Четкое следование вышеперечисленным этапам позволяет правильно организовать систему контроля деятельности завода. Контроль направлен на постоянное совершенствование деятельности завода, что является необходимостью современных предприятий.
Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.
Контроль - это непрерывный процесс, совпадающий в своем развитии с производственным циклом.
Характеристики эффективного контроля:
1.Стратегическая направленность контроля, т.е. отражение общих приоритетов организации и поддержание их.
2.Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. В итоге контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечивают ее выживание в будущем.
3.Соответствие делу. Для того чтобы быть эффективным контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.
4.Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.
5.Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.
6.Простота контроля. Наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведет к беспорядку. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.
7.Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля.
8.К контролю необходимо привлекать весь персонал, ибо лучший контроль - это самоконтроль. Для того чтобы повысить надежность контроля, необходимо расширять границы полномочий персонала.
Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности.
Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.
2. Анализ внутреннего контроля на примере торгового завода
ООО «Адамас»
2.1. Характеристика столичного ювелирного завода «Адамас»
6 апреля 1993 года в Москве началось создание нового ювелирного завода полного производственного цикла. Летом 1993 года было закуплено и установлено оборудование для машинного изготовления цепей и выпущена первая серийная партия золотых цепочек 585 пробы (на основе собственного запатентованного сплава, обеспечивающего более высокую прочность изделий). До 1997 года АДАМАС развивал только производство цепей и уже к этому времени по объемам производства ювелирных изделий из золота в России вышел на первое место. Осенью 1997 года АДАМАС построил еще одну линию по производству ювелирных изделий методом микролитья. Фактически, это еще один завод полного производственного цикла. Таким образом, к 1997 году АДАМАС построил два ювелирных завода, которые позволяют выпускать любые ювелирные изделия из золота и платины любых проб. В 1999 году АДАМАС начал строить свою собственную розничную сеть магазинов АДАМАС. "АДАМАС" столичный ювелирный завод" является абсолютным лидером на российском ювелирном рынке. На сегодня в России работает более 150 фирменных магазинов «АДАМАС». Оптовые поставки производятся более чем в 1000 ювелирных магазинов России, а так же на Украину, Казахстан, Молдавию, Белоруссию, Латвию, Литву, Эстонию, Англию, Германию, Канаду.
Проведем анализ факторов делового окружения, для чего составим таблицу
Таблица 2 Факторы непосредственного окружения.
| Фактор | Проявление | Влияние на предприятие | Возможная реакция со стороны завода |
| Конкуренты | Менее широкий ассортимент продукции.Возможность появления товара–новинки | Расширяются каналы сбыта.Вероятность потери доли рынка | Увеличение объема производства.Разработка новых видов продукции более быстрыми темпами, чем конкуренты. |
| Поставщики | Своевременная доставка необходимого качественного сырья и материаловНесвоевременная | Бесперебойная работа.Сбои в работе. | Укрепление связей.Поиск новых поставщиков, применение штрафных санкций. |
| Покупатели | Растущий спрос.Падающий спрос. | Увеличение сбыта продукцииУменьшение сбыта продукции | Регулирование объемов производства.Маркетинговые мероприятия. |
Анализируя непосредственное окружение, можно сделать следующие выводы:
· Для сохранения и укрепления позиций завода на рынке необходимо направлять финансовые средства на повышение качества продукции, увеличение объема и ассортимента. При этом необходимо осуществлять непрерывную деятельность по разработке новых коллекций ювелирных изделий.