Содержание
Коммуникации в системе организации: понятие, виды, способы осуществления и совершенствования.3
1. Причины и цели планируемых организационных изменений. 9
1.1. Улучшение организационной адаптивности. 10
1.2. Изменение индивидуального поведения. 12
1.3. Причины для организационных изменений. 14
2. Сопротивление организационным изменениям. 16
2.1. Индивидуальное сопротивление изменениям. 17
2.2. Организационное сопротивление изменениям. 19
2.3. Преодоление сопротивления изменениям. 21
Коммуникации в системе организации: понятие, виды, способы осуществления и совершенствования
Коммуникация - процесс и результат обмена информацией.
Эффективные коммуникации - обмен информацией, на основе которого руководитель получает возможность принятия эффективных решений и доводит принятые решения до сотрудников.
Многие теоретики и практики менеджмента согласны с утверждением, что коммуникации являются главными препятствиями на пути достижения целей организации.
Выделяют несколько различных видов коммуникаций:
- Внутренние и внешние коммуникации.
- Управляемые и неуправляемые коммуникации.
- Формальные и неформальные коммуникации.
- Вертикальные (сверху вниз и снизу вверх по служебной иерархии) и горизонтальные (между подразделениями одного уровня) коммуникации..
- Межличностные и организационные коммуникации.
- Единоличные и групповые коммуникации.
- Входящие и исходящие коммуникации.
Основная причина низкой эффективности коммуникаций в организациях заключается в забвении того, что коммуникация - это обмен. В ходе любого обмена обе стороны должны играть активную роль: недостаточно лишь передать информацию - необходимо, чтобы другая сторона восприняла её.
Главная цель коммуникационного процесса заключается в обеспечении понимания передаваемой информации.
Выделяют восемь основных категорий коммуникационного процесса:
- Отправитель - человек или группа людей, желающий сообщить информацию.
- Сообщение - собственно информация, смысл и идея, которые хочет донести отправитель.
- Канал - способ, которым передается информация: устно, письменно, невербально, по телефону, через Интернет и т.п.
- Код - система знаков и символов, посредством которой передается смысл сообщения. В качестве кода могут выступать произносимые слова, написанный текст, жесты, мимика, условные сигналы и т.п.
- Контекст - внешняя среда, обстановка, ситуация, наполненные системой индивидуально различимых смыслов и ассоциаций.
- Получатель - человек или группа людей, до которых отправитель хочет донести свое сообщение.
- Шумы (помехи) - все то, что искажает смысл сообщения.
- Обратная связь - реакция (отклик) получателя на воспринятое им послание.
Таким образом, процесс коммуникации включает в себя несколько этапов:
- Формирование сообщения отправителем - внутренне формулирование идеи, осознание необходимости передать сообщение.
- Выбор канала и выражение сообщения в системе кодов.
- Передача закодированного сообщения отправителем.
- Восприятие закодированного сообщения получателем.
- Расшифровка кода и формулирование идеи сообщения.
- Реакция на воспринятое сообщение.
Важно отметить, что вследствие несовершенства кода, различиях в интерпретации контекста и воздействия шумов на каждом этапе коммуникативного процесса смысл воспринятого сообщения может существенно отличаться от изначального смысла, сформулированного отправителем.
Различают межличностные и организационные коммуникации. Если проблемы межличностных коммуникаций кроются в индивидуальных особенностях людей и контекста передачи сообщения, то основным фокусом организационных коммуникаций становится создание эффективной системы передачи сообщений.
Выделяют пять основных барьеров на пути межличностных коммуникаций:
- Барьеры восприятия - неоднозначность интерпретации смыслов в зависимости от различий в индивидуальных контекстах. Чаще всего это проявляется в виде конфликтов между сферами компетентности и преград, обусловленных установками людей.
- Семантические барьеры - неоднозначность толкования смысловых оттенков слов, паралингвистических (интонация, тон, скорость) и невербальных факторов речи (сопутствующие жесты, мимика, поза, взгляд).
- Барьеры обратной связи - неэффективная обратная связь, не дающая отправителю достаточно информации о корректности восприятия его сообщения.
- Неумение слушать - большинство людей направлены на экспрессию собственного внутреннего мира значительно больше, чем на восприятие и анализ внешней информации.
Западные специалисты по менеджменту предлагают десять правил эффективного слушания, которые в равной мере полезны и в отечественной практике:
- Перестаньте говорить.
- Помогите говорящему раскрепоститься.
- Покажите говорящему, что вы готовы слушать.
- Устраните раздражающие моменты.
- Сопереживайте говорящему.
- Устраните раздражающие моменты.
- Будьте терпеливым.
- Сдерживайте свой характер.
- Не допускайте споров и критики.
- Задавайте вопросы.
- И еще раз: перестаньте говорить!
Существует множество способов повышения эффективности межличностных коммуникаций. Например:
- Проясняйте свои идеи перед началом их передачи.
- Будьте восприимчивы к возможным семантическим проблемам.
- Следите за выражением своего лица, жестам, позам, интонации.
- Выражайте открытость и готовность понимать.
- Добивайтесь установления обратной связи, например, используя следующие приемы:
· задавайте вопросы;
· попросите подчиненного пересказать ваши мысли;
· оценивайте язык поз, жестов и интонаций собеседника, которые могут указывать на замешательство и непонимание;
· контролируйте первые результаты работы;
· всегда будьте готовы ответить на вопросы подчиненных.
Барьеры на пути организационных коммуникаций:
- Искажение сообщений. Возможные причины:
· непреднамеренно, в результате затруднений в межличностных коммуникациях;
· сознательно, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением и модифицирует его таким образом, чтобы искажение смысла происходило в его интересах;
· в результате фильтрации;
· из-за статусных различий;
· из-за страха пред наказанием или ощущения бессмысленности коммуникации.
- Информационные перегрузки - превышение реальных возможностей системы и входящих в неё людей обрабатывать информацию.
- Неэффективная структура организации - чем выше в организации вертикаль власти (количество иерархических уровней), тем больше вероятность искажения информации.
- Некомпетентность персонала - коммуникативная, профессиональная и методологическая.
- Неэффективный способ организации работ и распределения задач.
- Конфликты между различными подразделениями и людьми в организации.
Пути повышения эффективности организационных коммуникаций:
- Создавайте системы обратной связи.
- Регулируйте информационные потоки.
- Предпринимайте управленческие действия, способствующие облегчению обмена информацией по вертикали и по горизонтали.
- Развертывайте системы сбора предложений.
- Используйте внутренние информационные системы: печатные издания, стенгазеты, стенды, интранет и т.п.
- Применяйте достижения современных информационных технологий [1, c. 205-209].
Главный вопрос, с которым сегодня сталкиваются организации, — это эффективное управление изменениями. В условиях динамичного рынка организации должны обладать способностью быстро адаптироваться к изменениям внешней среды, чтобы выжить. Нередко сложность и скорость изменений проверяют на деле способность менеджеров и работников приспосабливаться к ситуации. Если у организации не получается провести необходимые изменения, то ей приходится платить за это очень высокую цену. Так, например, в начале 90-х гг. XX в., из списка двадцати лучших компаний Европы в течение пяти лет исчезли пятнадцать компаний, не пожелавших заметить и принять к сведению изменения во внешнем окружении.
В определенной степени любая организация существует в меняющейся среде. Так, изменения в мире бизнеса будут происходить по следующим направлениям:
• уменьшатся размеры компаний и численность занятого в них персонала;
• традиционную иерархию заменят сетевые, эдхократические, горизонтальные, виртуальные и другие типы структур;
• вертикальное разделение труда заменит горизонтальное;
• главный интерес многих бизнесов сдвинется от производства
продукции к ее обслуживанию;
• проектирование работы будет включать современные концепции организационного научения, реинжиниринга бизнес-процессов, управления знаниями и т.п.;
• все большее количество организаций попытаются войти в зону органической организационной системы.
Многое из сказанного уже имеет место в реальной бизнес-практике. Отойдет в прошлое увлечение неэффективными бюрократическими или механистическими организационными системами.
Организации с жесткой иерархией, высокой степенью функциональной специализации, узкой и ограниченной ответственностью по работе, негибкими правилами и процедурами, обезличенным управлением моделями не будут способны адекватно ответить на потребность в изменениях. Организации будут строиться на гибкой и адаптивной основе. Потребуется внедрение систем, требующих и дающих возможность проявлять высокие обязательства по работе, творчество и талант со стороны менеджеров и работников.