Информационное обеспечение системы управления организации на примере ИФНС г. Магнитогорска по (стр. 2 из 6)

- По предназначению - универсальная - необходима для решения любых проблем; функциональная - для решения родственных проблем; и индивидуализированная - для решения данной, конкретной, уникальной проблемы.

- По направлению движения - входящая и исходящая.

- По способам распространения - устная, письменная и комбинированная информация.

- В соответствии с порядком предоставления - по разовому предписанию или запросу; в установленные сроки; по инициативе отправителя.

- По способам воспроизведения - визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация [14, Виды_информации_и_её_свойства].

Нужно также отметить, что для руководителей высшего звена необходима информация преимущественно общего характера, как внутренняя так и внешняя, она должна быть весьма качественной и позволять руководителю делать выводы и прогнозы. А для руководителей низового звена требуется постоянная, узкоспециализированная и оперативная информация, преимущественно о внутренних процессах в организации и желательно в количественной форме.

Руководитель должен также иметь возможность получать выборочную информацию с необходимой детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не только от прямых подчиненных.

Информация позволяет организациям:

- осуществлять контроль текущего состояния организации, ее подразделений и процессов в них;

- определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;

- принимать обоснованные и своевременные решения;

- координировать действия подразделений в достижении целей.

Важную роль при осуществлении менеджерами управленческих функций и принятии решений играет информация. Ее получают и передают посредством процесса, который называется коммуникацией. Невозможно переоценить важность коммуникации в функционировании системы управления.

Коммуникации - это связи между функциями, подразделениями системы управления, между людьми. Коммуникации - взаимодействия, двусторонние усилия, без которых невозможна совместная деятельность, это первое условие существования всякой организации[15].

На обыденном уровне коммуникацию определяют как передачу информации от человека к человеку. В менеджменте коммуникация - это обмен информацией между людьми. На основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия решений, и доводит принятие решения до работников организации.

Для изучения организации важно представить универсальную схему коммуникации, применимую во всех ситуациях управления [15]. Такую коммуникационную модель предложил немецкий ученый В. Трам. В его модели, изображенной на рис. 2, коммуникация выступает как контакт между отправителем и получателем, устанавливаемый с помощью сообщения, которое направляется по определенному каналу, кодируется и декодируется получателем; кроме того, имеется канал обратной связи и выделен результат (эффект) коммуни

кационного процесса.

Рис.2 Простая коммуникационная модель с обратной связью

Как и всякий объект, информация обладает свойствами. Характерной отличительной особенностью информации от других объектов природы и общества, является дуализм: на свойства информации влияют как свойства исходных данных, составляющих ее содержательную часть, так и свойства методов, фиксирующих эту информацию.

Наиболее важными являются следующие общие качественные свойства: объективность, достоверность, полнота, точность, актуальность, полезность, ценность, своевременность, понятность, доступность, краткость и пр. [14].

Объективность информации. Объективный – существующий вне и независимо от человеческого сознания. Информация – это отражение внешнего объективного мира. Информация объективна, если она не зависит от методов ее фиксации, чьего-либо мнения, суждения.

Достоверность информации. Информация достоверна, если она отражает истинное положение дел. Объективная информация всегда достоверна, но достоверная информация может быть как объективной, так и субъективной. Достоверная информация помогает принять правильное решение. Недостоверной информация может быть по следующим причинам:

- преднамеренное искажение (дезинформация) или непреднамеренное искажение субъективного свойства;

- искажение в результате воздействия помех («испорченный телефон») и недостаточно точных средств ее фиксации.

Полнота информации. Информацию можно назвать полной, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Неполная информация может привести к ошибочному выводу или решению.

Точность информации определяется степенью ее близости к реальному состоянию объекта, процесса, явления и т. п.

Актуальность информации – важность для настоящего времени, злободневность, насущность. Только вовремя полученная информация может быть полезна.

Полезность (ценность) информации. Полезность может быть оценена применительно к нуждам конкретных ее потребителей и оценивается по тем задачам, которые можно решить с ее помощью.

Самая ценная информация – объективная, достоверная, полная, и актуальная.

1.2. Сущность информационного обеспечения. Информационные системы управления

Информационное обеспечение управления - многогранное понятие. Под термином "информационное обеспечение" понимается, во-первых, органически взаимосвязанная совокупность элементов, взаимодействие которых организовано определенным образом в единую технологию, реализующую правила и методологические принципы эффективного преобразования информации в соответствии с потребностями управления.

Во-вторых, это сведения, знания, предоставляемые потребителю в ходе работ по удовлетворению его информационных потребностей, и соответствующим образом обработанная информация.

В-третьих, это одна из составляющих современных автоматизированных систем, рассматриваемая наряду с техническим, программным и иными видами обеспечения.

Кроме того, это сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, т.е. процесс предоставления информации отдельным лицам или группам - пользователям информационных систем - в соответствии с их информационными потребностями.

Таким образом, смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы [17].

Информационная система управления - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений [2, 52стр.].

В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы.

Цель информационных систем – производство нужной для организации информации для обеспечения эффективного управления всеми ее ресурсами, создание информационной и технологической среды для осуществления управления организацией.

Информационная система управления предприятием (ИСУП) – это операционная среда, которая способна предоставить менеджерам и специалистам актуальную и достоверную информацию обо всех бизнес-процессах предприятия, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Другими словами, ИСУП - это система, несущая в себе описание полного рыночного цикла – от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия [8].

Задачи ИСУП. Управление предприятиями в современных условиях требует все большей оперативности. Поэтому использование информационных систем управления предприятием (ИСУП) является одним из важнейших рычагов развития бизнеса. Основные задачи ИСУП представлены в таблице №1.

Таблица № 1

Основные задачи ИСУП

Уровни и службы управления	Решаемые задачи
Руководство предприятия	- обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее; - обеспечение контроля за работой служб предприятия; - обеспечение четкой координации работ и ресурсов; - предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации; - формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат
Финансово-бухгалтерские службы	- полный контроль за движением средств; - реализация необходимой менеджменту учетной политики; - оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей; - контроль за выполнением договоров, смет и планов; - контроль за финансовой дисциплиной; - отслеживание движения товарно-материальных потоков; - оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности
Управление производством	- контроль за выполнением производственных заказов; - контроль за состоянием производственных мощностей; - контроль за технологической дисциплиной; - ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты); - оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов
Службы маркетинга	- контроль за продвижением новых товаров на рынок; - анализ рынка сбыта с целью его расширения; - ведение статистики продаж; - информационная поддержка политики цен и скидок; - использование базы стандартных писем для рассылки; - контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку
Службы сбыта и снабжения	- ведение баз данных товаров, продукции, услуг; - планирование сроков поставки и затрат на транспортировку; - оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки;- компьютерное ведение контрактов
Службы складского учета	- управление многозвенной структурой складов; - оперативный поиск товара (продукции) по складам; - оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения; - управление поступлениями с учетом контроля качества; - инвентаризация

Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т. д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, услуг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т.д.[6, 23c.].