Методика составления индивидуальной номенклатуры дел
Предлагаемые рекомендации разработаны в соответствии с требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.1997г № 1153, Инструкции по ведению деловой документации в общеобразовательных учебных заведениях I-III ступеней, утвержденной приказом Министерства образования и науки Украины от 23.06.2000г. № 240.
Их целью является оказание практической помощи руководителям районных, городских органов управления образованием, общеобразовательных учебных заведений по вопросам составления и оформления номенклатуры дел.
Номенклатура дел - обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков их хранения (Закон Украины «О национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993г. № 3814 -XII).
Номенклатура дел составляется в целях создания в учреждении единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого поиска документа по его содержанию и виду, отбора в процессе делопроизводства документов, которые передаются на государственное хранение.
Существуют следующие виды номенклатуры дел:
- типовая:
- примерная;
- индивидуальная.
Типовая номенклатура дел устанавливает типовой перечень дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, с единой системой индексации и является нормативным актом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный перечень дел для учреждений, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Независимо от наличия типовой и примерной номенклатуры дел в каждом учреждении лицом, ответственным за делопроизводство, разрабатывается единая (сводная) индивидуальная номенклатура дел.
При этом может использоваться как структурный, так и функциональный принцип ее построения.
Структурный принцип построения, как правило, используется при разработке номенклатуры дел районных, городских отделов и управлений образования. Подзаголовками разделов в такой номенклатуре являются наименования структурных подразделений.
Функциональный принцип используется в случае распределения основных направлений деятельности между структурными подразделениями, службами, отдельными исполнителями. Разделы и подразделы номенклатуры, построенной по такому принципу, отражают управленческие функции и размещаются по степени важности. Такой принцип построения, как правило, используется при разработке номенклатуры в общеобразовательных учебных заведениях (образец представлен в приложении).
При разработке сводной номенклатуры дел необходимо придерживаться следующих правил:
- все документы учреждения группируются в дела, им присваиваются заголовки (наименования), которые в краткой обобщенной форме отражают состав и содержание документов в делах, указывается срок хранения дела (тома, части);
- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет условное обозначение – индекс, который включает:
- индекс структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием или классификатором структурных подразделений);
- порядковый номер дела данного структурного подразделения (отдельного исполнителя).
При определении последовательности размещения дел в номенклатуре учитывается степень важности вопросов, взаимосвязь документов, входящих в одну группу дел. Как правило, первой размещается группа дел, которая включает документы вышестоящих организаций, далее группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (приказы, распоряжения, решения и т.д.), планово - отчетная документация и переписка. В последней группе (переписка) первыми размещаются те дела, которые содержат переписку с вышестоящими организациями.
В номенклатуру дел не включаются:
- печатные издания;
- брошюры;
- справочники;
- реферативные журналы;
- экспресс-информация и т.д.
Как в номенклатуре дел структурных подразделений, так и в единой номенклатуре дел учреждения на протяжении календарного года в графе «Примечание» указывают:
- новые дела, которые включены в номенклатуру;
- переходные дела;
- должностных лиц, отвечающих за формирование дел;
- факт передачи дел на государственное хранение.
В конце календарного года номенклатура дел учреждения обязательно закрывается итоговой записью о категории и количестве заведенных дел, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в учреждении.
Номенклатура дел как учреждения, так и его структурных подразделений, ежегодно (не позднее ноября-декабря месяца) пересматривается, анализируется и уточняется. После внесения изменений номенклатура дел:
- районных, городских отделов и управлений образования согласуется с экспертно – проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива и утверждается начальником районного, городского отдела (управления) образования;
- общеобразовательных учебных заведений согласуется с районными, городскими органами управления образованием и утверждается директором общеобразовательного учебного заведения.
НАИМЕНОВАНИЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧЕБНОГО ЗАВЕДЕНИЯ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ
__________№ __________ Директор______(Ф.И.О.)
на _________________год «___»_________200_г.
| индекс дела | заголовок дела (тома, части) | количество дел (томов, частей) | срок хранения (тома, части) | примечание |
| ГРУППА ДЕЛ ДИРЕКТОРА | ||||
| Конституция Украины, Конституция АРК, Законы Украины «Об образовании», «Об общем среднем образовании» и другие нормативные документы, регламентирующие деятельность ОУЗ | ||||
| Устав. Справка о включении в ЕРГПОУ. Свидетельство о государственной регистрации учебного заведения. Правила внутреннего трудового распорядка. Коллективный договор и материалы проверки его выполнения. | ||||
| Материалы государственной аттестации школы | ||||
| Книга приказов по основной деятельности | ||||
| Книга приказов по кадровым вопросам | ||||
| Книга учёта и выдачи свидетельств о базовом общем среднем образовании | ||||
| Книга учёта и выдачи аттестатов о полном общем среднем образовании | ||||
| Книга учёта и выдачи Похвальных листов и Похвальных грамот | ||||
| Контрольно - визитационная книга | ||||
| Книга учёта педагогических работников | ||||
| Книга учёта результатов внутришкольного контроля | ||||
| Книга протоколов общих собраний (конференций) коллектива ОУЗ | ||||
| Книга протоколов заседаний педагогического совета | ||||
| Книга записи результатов внутришкольного контроля | ||||
| Книга учёта трудовых книжек работников школы. Трудовые книжки | ||||
| Журнал учёта заявлений и обращений граждан | ||||
| Тарификационные списки | ||||
| Перспективный план работы ОУЗ | ||||
| Концепция развития ОУЗ | ||||
| План работы на учебный год | ||||
| План работы на месяц (по необходимости) | ||||
| Акты приема-передачи ОУЗ | ||||
| Акты государственного инспектирования ОУЗ | ||||
| Акты готовности школы к новому учебному году | ||||
| Акты, предписания санитарно-эпидемиологической службы | ||||
| Акты, предписания противопожарной охраны | ||||
Штатное расписание | ||||
Протоколы совещаний при директоре | ||||
| Договоры о сотрудничестве с высшими учебными заведениями | ||||
| Документация о международном сотрудничестве школы (по необходимости) | ||||
| Документация по оздоровлению учащихся, организации питания | ||||
| Должностные инструкции работников ОУЗ | ||||
| Учебные программы по курируемым предметам | ||||
| Документация по технике безопасности, охране труда, предупреждению детского травматизма | ||||
| Документация по административно-хозяйственной деятельности | ||||
| Документация по работе с родителями, Совета школы, Попечительского Совета, Родительского комитета (в т.ч. протоколы заседаний) | ||||
| Списки учащихся школы на текущий учебный год | ||||
| Сводная номенклатура дел общеобразовательного учебного заведения | ||||
| Номенклатура дел директора общеобразовательного учебного заведения | ||||
| Акты передачи дел при увольнении заместителя директора по УВР | ||||
| Папка директора на текущий учебный год (Расписание учебных занятий, график дежурства, приёма по личным вопросам членов администрации школы. Режим работы школы. Рабочий учебный план. Сведения о наполняемости классов. Классное руководство. Аттестация учителей в текущем учебном году. Перспективный план аттестации педагогических работников. РИК. ОШ. Расписание индивидуальных и групповых занятий с учащимися 1-4, 5-11 классов. График дежурства учителей по школе. Учебные планы, расписание уроков учащихся, находящихся по индивидуальной форме обучения. Документация по организации экстерната. Расписание уроков 1-4, 5-11 классов. Расписание занятий специальных медицинских групп. Расписание работы кружков, секций, факультативов. График проведения внеклассных мероприятий. График работы психолога, библиотеки, медицинского кабинета. Список педагогических работников. Список технических работников. График работы техперсонала). | ||||
| индекс дела | заголовок дела (тома, части) | количество дел (томов, частей) | срок хранения (тома, части) | примечание |
| ГРУППА ДЕЛ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО УЧЕБНО-ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ | ||||
| Нормативные документы, регламентирующие деятельность заместителя директора по УВР по организации учебно- воспитательного процесса | ||||
| План работы школы на учебный год, на неделю (по необходимости) | ||||
| Материалы педсоветов (по курируемым предметам) | ||||
| Учебные программы по курируемым предметам | ||||
| Книга записи результатов внутришкольного контроля | ||||
| Классные журналы курируемых классов | ||||
| Классные журналы выпускных классов | ||||
| Работа с родителями | ||||
| Статистическая отчётность | ||||
| Административные контрольные работы | ||||
| Графики проведения тематических аттестаций | ||||
| Документация о результатах мониторинга уровня учебных достижений учащихся по курируемым предметам | ||||
| Документация по внеклассной работе по предметам | ||||
| Документация по оснащению кабинетов по курируемым предметам | ||||
| Документация по предметным неделям по курируемым предметам | ||||
| Документация о результатах контроля за ведением деловой документации классными руководителями | ||||
| Документация по методической работе | ||||
| Документация по курсовой переподготовке | ||||
| Документация по аттестации педагогических работников школы | ||||
| Документация по работе с одарёнными учащимися | ||||
| Документация по олимпиадам, МАН, конкурсам | ||||
| Документация по работе методических объединений (кафедр) школы | ||||
| Документация по работе Школы молодого учителя | ||||
| Документация по конкурсу «Учитель года» | ||||
| Документация по конкурсу «Ученик года» | ||||
| Рабочий учебный план. Режим работы школы | ||||
| Документы по ГИА учащихся, учебной практике учащихся ____________классов | ||||
| Журналы учёта индивидуальных часов учителей | ||||
| Документы по организации индивидуальной формы обучения | ||||
| Журнал учёта пропущенных и замененных уроков | ||||
| Документация по гражданской обороне, технике безопасности | ||||
| Расписания учебных занятий учащихся 1-4, 5-11 классов | ||||
| Журналы учёта работы кружков, секций | ||||
| Расписание работы кружков, секций | ||||
| Документация по функционированию групп продлённого дня (журналы, заявления родителей) | ||||
| Документация по организации работы по всеобучу | ||||
| Документация по формированию заказа на изготовление документов об образовании (в том числе дубликатов) для выпускников 9,11 –х классов | ||||
| Номенклатура дел заместителя директора по УВР | ||||
| индекс дела | заголовок дела (тома, части) | количество дел (томов, частей) | срок хранения (тома, части) | примечание |
| ГРУППА ДЕЛ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ РАБОТЕ (ПЕДАГОГА - ОРГАНИЗАТОРА) | ||||
| Нормативные документы по организации воспитательной работы в школе, психолого-педагогические и методические рекомендации | ||||
| Нормативная документация, рекомендации по формированию здорового образа жизни. Результаты мониторинга уровня сформированности навыков | ||||
| Нормативная документация, рекомендации по правовому воспитанию учащихся, формированию навыков сознательной дисциплины. Результаты мониторинга уровня сформированности навыков | ||||
| Годовой план (раздел «Воспитательная работа»), план работы на неделю (по необходимости) | ||||
| Планы работы с родителями (раздел годового плана) | ||||
| Документация по деятельности ученического самоуправления, Совета школы | ||||
| Документация по работе МО классных руководителей | ||||
| Документы по работе библиотеки | ||||
| Документы по работе с учащимися, требующими особого педагогического внимания | ||||
| Графики проведения внеклассных мероприятий | ||||
| Документация по льготным категориям детей | ||||
| Документация по гражданскому воспитанию школьников | ||||
| Номенклатура дел заместителя директора по воспитательной работе (педагога - организатора) | ||||
| индекс дела | заголовок дела (тома, части) | количество дел (томов, частей) | срок хранения (тома, части) | примечание |
| ГРУППА ДЕЛ СЕКРЕТАРЯ | ||||
| Сводная номенклатура дел (копия) | ||||
| Номенклатура дел секретаря | ||||
| Алфавитная книга записи учащихся | ||||
| Книга учёта движения учащихся | ||||
| Журнал учёта входящей корреспонденции | ||||
| Входящая корреспонденция | ||||
| Журнал учёта исходящей корреспонденции | ||||
| Исходящая корреспонденция | ||||
| Журнал регистрации телефонограмм | ||||
| Личные дела сотрудников школы | ||||
| Личные дела учащихся школы | ||||
| Бланки табелей успеваемости, личных дел, ученических билетов | ||||
| Журнал передачи документов на хранение в архив школы | ||||
| Перечень документов, находящихся на хранении в архиве школы | ||||
| Акты об уничтожении документов, находящихся в архиве школы | ||||
| индекс дела | заголовок дела (тома, части) | количество дел (томов, частей) | срок хранения (тома, части) | примечание |
| ГРУППА ДЕЛ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ДИРЕКТОРА ПО АХЧ (ЗАВЕДУЮЩЕГО ХОЗЯЙСТВОМ) | ||||
| Технический паспорт школы | ||||
| Акт на отвод и закрепление земельного участка | ||||
| Инвентарные списки основных средств | ||||
| Книга складского учёта материалов | ||||
| Ведомости выдачи материалов | ||||
| Ведомости оперативного учёта малоценных и быстроизнашиваемых материалов, которые находятся в эксплуатации | ||||
| Акты ревизий и проверки финансово-хозяйственной деятельности | ||||
| Сведения о текущем, капитальном ремонте и обслуживании здания, дефектные акты | ||||
| План работы на неделю | ||||
| Паспорта учебных кабинетов | ||||
| Проектная документация по электроснабжению, водоснабжению, теплоснабжению, канализационной системе | ||||
| Документация по охране труда и технике безопасности | ||||
| Документы о списании товарно-материальных ценностей | ||||
| Документация по уборке, озеленению школы и территории | ||||
| Документы по инвентаризации | ||||
| Номенклатура дел заместителя директора по АХЧ (заведующего хозяйством) | ||||
| индекс дела | заголовок дела (тома, части) | количество дел (томов, частей) | срок хранения (тома, части) | примечание |
| ГРУППА ДЕЛ БИБЛИОТЕКАРЯ | ||||
| Книга учёта библиотечного фонда | ||||
| Читательские формуляры | ||||
| Нормативные документы по работе библиотеки | ||||
| План работы на текущий учебный год, на месяц (по необходимости) | ||||
| Номенклатура дел библиотекаря | ||||
| индекс дела | заголовок дела (тома, части) | количество дел (томов, частей) | срок хранения (тома, части) | примечание |
| ГРУППА ДЕЛ МЕДИЦИНСКОГО РАБОТНИКА | ||||
| Медицинские карты учащихся школы | ||||
| Медицинские книжки работников школы | ||||
| Документы о периодических медицинских осмотрах и прививках учащихся (планы, справки, карточки, списки, графики, переписка и т.д.) | ||||
| Систематизированные данные по заболеваемости в школе | ||||
| Динамика заболеваемости по классам | ||||
| Списки учащихся специальных медицинских групп | ||||
| Документы о получении и расходовании медикаментов | ||||
| Номенклатура дел медицинского работника | ||||
Номенклатуру разработал: