Порядок и условия заключения коллективного договора определяются Законом РФ «О коллективных договорах и соглашениях» от 11.03.92 № 2490-1 в редакции Федерального закона от 24.12.95 № 176-ФЗ. В соответствии с Законом представителями работников являются органы профессиональных союзов и их объединений. Работодателей представляют руководители организации или иные лица, уполномоченные в соответствии с уставом организации.
Положение о персонале отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированное™ занятости персонала и др.
Положение о подразделении — документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.) — его задачи, функции, права, ответственность.
Совокупность должностей служащих находит отражение в штатном расписании — документе, утверждаемом руководителем организации и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.
1.2.. Правовое обеспечение
Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации.
Основные задачи правового обеспечения системы управления персоналом — это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.
Правовое обеспечение системы управления персоналом включает: соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений; разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера; подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.
Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на ее руководителя и других должностных лиц (в пределах предоставленных им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителя системы управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по
ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел.
Одно из специфических условий работы кадровых служб заключается в том, что их повседневная деятельность связана непосредственно с людьми. Организовать работу по приему работников, своевременно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных ситуаций, связанных с нарушениями по приему на работу, увольнению, и др. — все подобные меры возможны только на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.
Это достигается путем установления правовых норм централизованного или локального характера. В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования — Трудовой кодекс РФ, постановления Правительства РФ, акты Министерства здравоохранения и социального развития РФ. Вместе с тем есть вопросы труда, которые могут решаться при помощи локальных правовых норм, принятых в каждой организации, В условиях рыночных отношений сфера локального регулирования неуклонно расширяется. К таким актам относятся: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнению, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации и др. Основные задачи юридического отдела в этой области таковы: (а) разработка проектов нормативных актов организации; (б) правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их; (в) организация систематизированного учета и хранения законодательных и нормативных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею; (г) информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде; (д) разъяснение действующего трудового законодательства и порядка его применения.
В систему нормативных актов о труде входят генеральные, отраслевые (тарифные), специальные региональные) соглашения, коллективные договоры и другие правовые акты, применяемые непосредственно в организациях.
Правовые акты ненормативного характера — это распоряжения и указания, которые могут издавать руководители службы управления персоналом и всех ее подразделений по вопросам объявления дисциплинарного взыскания, поощрения работников, техники безопасности, отпусков, прекращения трудового договора и т.п.
Основными законодательными актами, регулирующими трудовые отношения, являются: Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Закон РФ «О коллективных договорах и соглашениях», Закон РФ «О занятости населения в Российской Федерации», Закон РФ «О порядке разрешения коллективных трудовых споров (конфликтов)», Указ Президента РФ «О социальном партнерстве и разрешении трудовых споров (конфликтов)» и др.
2. Задачи и цели составления должностной инструкции
Для правильной организации и эффективной деятельности подразделения необходимо, чтобы должностные инструкции работников закрепляли наиболее оптимальное для подразделения на данный момент времени разделение труда, поэтому при регламентированных изменениях в деятельности подразделения необходимо вносить изменения в должностные инструкции работников. При незначительных изменениях или частичном перераспределении обязанностей между работниками изменения в должностные инструкции вносятся приказом или распоряжением руководителя (заместителя руководителя) организации (в зависимости от того, кто утверждал должностные инструкции). Необходимость в переработке должностных инструкций и их новом утверждении возникает в случае серьезных изменений в деятельности подразделений, а также в случае накопления большого числа изменений частного характера. Одна из задач руководителя подразделения в связи с этим – отслеживание регламентированных нормативными правовыми актами изменений в деятельности организации и ее подразделений в целях их отражения в должностных инструкциях работников.
Первичным элементом структуры управления является служебная должность, поэтому должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием, или рабочее место, если в подразделении имеется несколько работников, занимающих одинаковые должности, но выполняющих различную работу. В этом случае в заголовке к должностной инструкции необходимо отразить общее назначение деятельности каждого работника, например: Должностная инструкция старшего бухгалтера по расчетам заработной платы; Должностная инструкция старшего бухгалтера по учету основных фондов и др.
Должностные инструкции выполняют организационные, регламентирующие и регулирующие функции. Они обеспечивают четкое разграничение обязанностей между работниками, позволяют исключить дублирование и параллелизм в выполнении отдельных работ, организовать взаимодействие работников при выполнении сложных работ. Должностные инструкции помогают оценивать деятельность работников и применять к ним меры административного воздействия, а также позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда – принцип разделения и кооперации труда.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. Должностная инструкция должна отражать весь круг должностных обязанностей работника, предусматривать определенный комплекс полномочий и ответственность работника. Инструкция должна быть гибкой и динамичной, иметь четкую структуру, содержать понятные формулировки.
При разработке должностных инструкций используется Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изменениями).
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих является нормативным документом. Справочник подразделяет работников организации на три категории в зависимости от выполняемых ими функций: руководители (преимущественно выполняют организационно-административные функции), специалисты (за ними закрепляются аналитико-конструктивные функции), технические исполнители (их задача – информационно-техническое обслуживание).
Квалификационные характеристики каждой должности содержатся в трех разделах: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации». В разделе «Должностные обязанности» устанавливаются основные трудовые функции работника, в разделе «Должен знать» – требования к специальным знаниям, методам, которыми должен владеть работник, в разделе «Требования к квалификации» определяется уровень профессиональной подготовки, необходимый для выполнения функциональных обязанностей.
В процессе подготовки должностные инструкции проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными должностными лицами: руководителем подразделения, руководителем отдела кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим работу подразделения, если должностные инструкции утверждаются руководителем организации. Визы проставляются на первом экземпляре документа. Должностные инструкции могут утверждаться заместителями руководителя организации, если им предоставлено это право. Юридическую силу должностные инструкции приобретают после их утверждения.