В целях повышения ответственности работников за выполнение должностных обязанностей каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией после ее утверждения или при приеме на работу. На первом экземпляре должностной инструкции на последней странице проставляется ознакомительная виза работника по форме: С инструкцией ознакомлен (подпись, дата).
Первые экземпляры должностных инструкций хранятся в деле, копии – у работников.
3. Разработка должностной инструкции секретаря руководителя (секретаря-референта)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.
1.4. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.
1.5. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:
- Конституцией Российской Федерации;
- Гражданским кодексом Российской Федерации;
- Трудовым кодексом Российской Федерации;
- Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;
- Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
- Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;
- ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;
- ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);
- Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
- ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;
- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;
- Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;
- Единой государственной системой делопроизводства;
- Правилами и указаниями Росархива;
- Уставом Общества;
- Инструкцией по делопроизводству Общества;
- Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;
- Приказами, распоряжениями руководства Общества;
- Настоящей должностной инструкцией.
1.6. На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.
II. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
- прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
- подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;
- контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;
- контроль исполнения документов и поручений;
- организация работы приемной Генерального директора;
- документирование деятельности совещательных органов Общества;
- разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;
- организация документов в делопроизводстве;
- организация бездокументного обслуживания Генерального директора.
III. ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт:
3.1. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;
3.2. принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;
3.3. следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;
3.4. выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
3.5. отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);
3.6. обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;
3.7. получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;
3.8. организует телефонные переговоры Генерального директора;
3.9. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;
3.10. осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;
3.11. выполняет печатные и копировально-множительные работы;
3.12. следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
3.13. принимает документы на подпись Генеральному директору;
3.14. контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;
3.15. контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;
3.16. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;
3.17. ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;
3.18. ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;
3.19. ведет график работы водителей;
3.20. решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;
3.21. принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;
3.22. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;
3.23. в соответствии с действующими правилами шифрует дела;
3.24. систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
3.25. подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;
3.26. участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;
3.27. выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;
3.28. консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.
IV. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
4.1. разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;
4.2. запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;
4.3. рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;
4.4. вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;
4.5. требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;
4.6. работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;
4.7. осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;
4.8. предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;
4.9. организовывать прием и определять приоритет посетителей;
4.10. требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;
4.11. давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе;
4.12. разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;
4.13. принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;
4.14. вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;
4.15. требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;
4.16. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;
4.17. работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».