Заработная плата выдаются кассиром по платежной ведомости, а по истечении трех дней на выданную по ведомости сумму кассиром выписывается расходный кассовый ордер. В платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, не получивших причитающейся им суммы, кассиром ставится штамп или отметка от руки: "Депонировано". Затем составляется реестр депонированных сумм, а в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости делается прописью запись о фактически выданных и подлежащих депонированию суммах, которая скрепляется подписью кассира. Депонированные суммы сдаются в банк по истечении срока, установленного для выдачи заработной платы. Для этого кассир заполняет объявление на взнос наличными, которое сдается в банк вместе с суммой, предназначенной для внесения наличных денег на расчетный счет. Ему выдается квитанция, заверенная печатью банка, которая прилагается к расходному кассовому ордеру и является подтверждением сдачи в банк наличных денежных средств. Для упрощения работы кассира с наличными деньгами ООО "Таир-Дон" с 01.10 2009г. перешел на зачисление заработной платы и отпускных на пластиковые расчетные карты, заключив договор с ОАО "Альфа-Банк".
Организация имеет только одну кассовую книгу, в которой учитываются все поступления и выдачи наличных денег. Для обеспечения полной сохранности кассовых документов ООО "Таир-Дон" кассовую книгу формирует в программе 1С: Торговля + Склад, листы книги формируются в виде компьютерного документа "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно создается компьютерный документ "Отчет кассира". Оба документа составляться к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. Во вкладном листе кассовой книги, последнем за каждый месяц, автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения распечатки вкладного листа кассовой книги и отчета кассира проверяет правильность составления указанных документов, подписывает их и передает отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
Кассовая книга хранится в кассе, а отчет кассира вместе с оправдательными документами передается в бухгалтерию для записи по счетам синтетического учета. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный организации в связи с неправильным их хранением ущерб.
На основании отчета кассира при журнально-ордерной форме учета составляется журнал-ордер № 1. Записи в журнале-ордере, открываемом на месяц, производят итогами за день (при незначительном количестве операций по кассе за три-пять дней) на основании отчетов кассира и приложенных к ним документов. Итоги за день (несколько дней) по корреспондирующим счетам определяются путем подсчета сумм однородных операций. На лицевой стороне журнала-ордера № 1 производят записи по кредиту счета 50 "Касса" (при выдаче денег из кассы) в корреспонденции с дебетом других счетов. Кассовые операции, отраженные по дебету счета 50 "Касса" (при поступлении денег в кассу), записываются в ведомости, помещенной на обратной стороне журнала-ордера в корреспонденции с кредитом других счетов. В конце месяца в журнале-ордере подсчитывают обороты за отчетный период по всем синтетическим счетам, производят взаимную сверку оборотов, отраженных в других учетных регистрах.
ООО "Таир-Дон" в процессе своей деятельности постоянно вступает в расчетные отношения с покупателями и поставщиками. Большинство расчетов с поставщиками и покупателями производится безналичным путем, т.е. путем перечисления денежных средств со счета плательщика на счет получателя денежных средств, это позволяет сократить потребность в наличных деньгах. Безналичные расчеты осуществляются в соответствии с Положением ЦБ РФ от 3 октября 2002 г. №2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (в ред. Указаний ЦБ РФ от 22.01.2008 № 1964-У) (далее Положение 2-П). Денежные средства организации в безналичной форме находятся на счетах в банках - расчетных, валютных, специальных. Для хранения денежных средств и операций по расчетам предприятий, имеющих самостоятельный баланс и наделенных оборотными средствами, в учреждениях банков открываются расчетные счета. Расчетный счет представляет собой бессрочный вклад организации, так как остаток денежных средств, оставшийся на конец года, переходит на следующий год. Хранение денежных средств на счетах в банках имеет большое значение, так как: надежно обеспечивается их сохранность от расхищений; контролируется использование по целевому назначению; облегчаются и ускоряются расчеты между юридическими лицами путем применения безналичных форм расчетов.
На расчетном счете сосредоточиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления. С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, и по внебюджетным платежам, получение денег в кассу для выдачи заработной платы и т.п. ООО "Таир-Дон" имеет один расчетный счет в Ростовском филиале ОАО "Юг-Инвестбанк", в который были предоставлены следующие документы: заявление на открытие счета по специальной форме; карточка с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера организации с оттиском печати (в двух экземплярах); решение городской (районной) администрации о создании организации; копия утвержденного устава; справки о постановке на учет в налоговой инспекции по месту регистрации; фонде социального страхования; фонде пенсионного обеспечения; фонде обязательного медицинского страхования. Распорядителями денежных средств, находящихся на расчетных счетах, являются директор ООО "Таир-Дон" и главный бухгалтер, которые подписывают все документы, на основании которых производится списание денег. В плане счетов ООО "Таир-Дон" для учета операций по расчетному счету предусмотрен синтетический счет 51 "Расчетные счета", который по отношению к балансу является активным и размещается во втором разделе актива баланса по статье "Денежные средства". По дебету счета учитываются остаток и поступление денежных средств на расчетные счета, а по кредиту - их списание (расходование)
Для оперативности работы с банком, в котором открыт расчетный счет, установлена система Клиент - Банк. Она позволяет ускорить процесс движения средств на расчетном счете. ООО "Таир-Дон" использует платежное поручение формы 0401060. Платежными поручениями производится перечисление денежных средств: за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги; в бюджеты всех уровней и внебюджетные фонды; для возврата (размещения) кредитов и займов и уплаты процентов по ним, а также в других целях.
Платежным поручением является распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести определенную денежную сумму на счет получателя средств. Платежное поручение может быть использовано для предварительной оплаты товаров, работ, услуг. Платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика. Помимо расчетов по товарным операциям организация осуществляет расчеты по нетоварным операциям, связанные только с движением денежных средств, т.е. с погашением задолженности перед бюджетом, банком, внебюджетными фондами.
Организация в соответствии с условиями договора периодически получает от банка выписку из расчетного счета о движении денежных средств на расчетном счете организации, о списании или зачислении определенных сумм с приложенными оправдательными документами, на основании которых проводилось движение денежных средств. Выписка является копией (вторым экземпляром) лицевого счета, который банк ведет по расчетному счету организации. Выписка содержит следующие реквизиты: номер расчетного счета организации, остаток денежных средств на счете на начало рабочего дня в банке - входящий остаток; дату предыдущей выписки и остаток на конец дня, в котором предоставлена выписка. Такой остаток называется исходящим и является входящим остатком в следующей выписке. Для сумм, зачисленных на расчетный счет организации или списанных с него, предусмотрены соответствующие колонки. Поскольку выписка из расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета организации, открываемого ей банком, списывая с расчетного счета сумму в соответствии с распоряжением организации, банк отражает их по дебету счета, а зачисляя на расчетный счет - по кредиту. То есть происходит зеркальное отражение операции, так как банк по отношению к организации является дебитором.
Согласно выпискам из расчетного счета в бухгалтерии ООО "Таир-Дон" производят записи на счетах бухгалтерского учета (ПРИЛОЖЕНИЕ О), например:
Поступила оплата по счету №5005 от 01.12.2008г. за поставленную продукцию от ОАО "Ставропольский пивоваренный завод" платежное поручение №451 от 25.12.2008г. на сумму 1800руб. (ПРИЛОЖЕНИЕ П).
Дт 51 "Расчетные счета"
Кт 62.1 "Расчеты с покупателями в руб. ", 1800руб.
Поступил аванс за ремни по счету №5276 от 23.12.08г. от ООО "ПромМаш" платежное поручение №792 от 21.12.2008г. на сумму 8400руб. (ПРИЛОЖЕНИЕ Р).