Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.
Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализовано. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать вдела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
1.3 Взаимосвязь регулирования и контроля
Регулирование и контроль необходимы для управления плановой, финансовой, производственной и трудовой дисциплиной на предприятии. Контроль как основная функция менеджмента объединяет все виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучения информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения поставленных целей.
В области регулирования рассматриваются вопросы бухгалтерского, статистического и оперативного учета во всех организациях. Большое внимание уделяется разработкам в сфере оперативного учета, обеспечивающего руководство организации информацией для своевременного принятия управленческих решений.
На современном предприятии контроль является важнейшей стадией процесса управления. Контроль должен обеспечить фиксирование состояния объекта управления в определенный момент времени для принятия решений по регулированию этого объекта.
С функцией контроля тесно связана функция регулирования, которая осуществляется органами управления в процессе выполнения планов.
Регулирование есть деятельность по поддержанию в динамической системе управления производством заданных параметров. Она определяется задачей сохранять состояние упорядоченности как в подсистеме производства, так и в подсистеме управления. Такой взгляд на функцию регулирования является наиболее распространенным в отечественной литературе. Это как раз та функция, которая связывает систему управления с внешней средой.
Функция регулирования детерминируется нормативностью: в ее поле зрения находится всякое отклонение от нормы. Регулирование состоит в достижении такой деятельности системы, при которой выравниваются все отклонения состояния выхода системы от заданного значения этого состояния, т.е. от нормы.
Постоянный динамизм производства связан с непрерывными изменениями ситуации, порождаемыми как движением самой системы, так и возмущающими воздействиями среды. Изменения в самом производстве учитываются благодаря диспетчированию, что является специфической формой оперативного регулирования.
Гл. 2. Организация регулирования и контроля (на примере Хлебозавода №6)
2.1 Краткая характеристика организации
Предприятие, которое я буду характеризовать, Хлебозавод № 6 находится в г. Минске на ул. Гурского, 19. Это одно из предприятий производственного объединения «Минскхлебпром». Он введён в эксплуатацию в декабрь 1981 года.
Хлебозавод №6 занимается выпуском хлебобулочных и кондитерских изделий. Это хлеба различных сортов, булочные изделия, пряники, печенье, зефир, замороженные полуфабрикаты. Как правило, такие изделия долго храниться не могут. Например, хлеб «Ситны новы» весом 900 гр., с момента выхода из печи может храниться только 72 часа. В связи с этим, такие изделия нужно реализовывать как можно быстрее.
В городе Минске существует еще шесть хлебозаводов. Их ассортимент не сильно отличается друг от друга. Фактически между всеми хлебозаводами существует не гласная конкуренция. Это основные конкуренты.
В данный момент завод не работает в полную мощность. Во вторую смену работает одна-две линии по выпуску хлеба и батона из пяти, бесперебойно работает только хлебозавод №2, так как у него малая мощность. Задача этой работы - увидеть минусы и исправить их.
В 80-е года устанавливается оборудование итальянской фирмы «Полин» по производству багета, организовывается производство коврижки, позднее - восточных сладостей.
В 1987 году монтируются две механизированные линии по выработке овсяного печенья мощностью 5 тонн в сутки, что позволило устранить дефицит этой продукции в городе.
В 90-е годы внедрена линия по производству пряников с начинкой, организован выпуск «рахат-лукума», сладостей «Лесавичок» с арахисом, ореховой мозаики.
Сегодня мощность хлебозавода по производству кондитерских изделий свыше 2 500 тонн в год, хлебобулочных - 103,5 тонн в сутки.
На заводе функционирует 5 комплексно-механизированных линий, склад бестарного хранения муки с тензометрическим взвешиванием; осуществляется бестарное хранение дополнительного сырья и кондитерская доставка продукции в торговую сеть.
Износ по хлебозаводу №6 составляет 41,9%.
Рентабельность за 2007 год составила:
По хлебобулочным изделиям - 9,24%; по кондитерским изделиям -8,1%; по замороженному тесту - 13,26%; всего по заводу - 8,98%.
Предприятие специализируется на выпуске батонов и ржано-пшеничного хлеба.
На заводе имеются ФОК, столовая, стоматологический кабинет с новым оборудованием, функционирует магазин «Горячий хлеб».
Как известно, при рыночной системе хозяйствования предприятие, являющееся государственной социально ориентированной системой, функционирует в жестких условиях конкурентной среды и имеет полную хозяйственную самостоятельность. В таком положении ее деятельность в широком смысле направлена на завоевание и удержание предпочтительной доли рынка, на достижение превосходства над конкурентами. В соответствии с этим, управленческий контроль ориентирован главным образом на обеспечение основных показателей эффективности функционирования в современных условиях: устойчивое положение организации на рынках (среди конкурентов), признание организации субъектами рынка и общественностью, своевременная адаптация систем производства и управления организации к перманентно меняющейся внешней среде (рыночной конъюнктуре). В рыночных условиях, характеризующихся высокой неопределенностью и нестабильностью внешней среды, эффективное управление организацией предполагает гораздо больший спектр планов, гораздо больший объем плановой, а, соответственно, и контрольной работы, чем при плановой экономике. Более того, в настоящее время в силу усиления конкурентных отношений на мировых и отечественных рынках, стремительного развития и смены технологий, растущей диверсификации бизнеса и управление существенно усложняется, что обуславливает усложнение ее контрольных систем. Поэтому в современных условиях внутренний контроль в белорусских организациях приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления. В более широком смысле в конкурентной среде рыночных отношений эффективный управленческий контроль, при прочих равных условиях, является гарантией успешной деятельности организации.
2.2 Организация контроля на Хлебозаводе №6
Рассмотрим систему контроля на примере предприятия "Хлебозавод №6".
Контроль качества поступающего на переработку сырья и выпускаемой продукции производится ежедневно специалистами лаборатории комбината. На свою продукцию комбинат выдает Сертификат соответствия.
Ежеквартально государственный орган по сертификации производит инспекционный контроль качества продукции. По результатам контроля качества он выдает сертификат, который действует в течении трех месяцев.
Для обеспечения санитарно-гигиенической чистоты производства, на каждой производственном аппарате ежегодно проводят механическую очистку, обеззараживание помещений и оборудования (во время технического обслуживания или капитального ремонта). По договорам эти работы выполняет фирма “Оборона”.
Безопасность и экологичность производства на комбинате подтверждена Гигиеническим Сертификатом (выдан 16 октября 1994 года Центром государственного санитарно-эпидемиологического надзора в г. Минске).
На предприятии Хлебозавод №6 центральным элементом системы контроля является бюджет. Процесс формирования бюджета начинается с разработки годового плана. Этот план очень детальный. Внимание уделяется возможному состоянию рынка и конкуренции. Он составляется в форме балансового отчета с указанием возможных прибылей и убытков. Процедура контроля включает проведение ежемесячных, ежеквартальных обзорных совещаний на уровне руководства.
Производственный процесс включает в себя целый комплекс производственных операций, в основе которых лежит цеховая структура производства, с использованием высокоавтоматизированных процедур обработки, очистки и переработки сырья. При этом весь контроль за производством сосредоточен на пультах центрального диспетчерского автоматизированного управления соответствующих производств, а численность обслуживающего персонала сведена к минимуму.